Business Process Outsourcing : quels cas d’usage ?

Le BPO permet à vos équipes de s’affranchir des tâches administratives pour se recentrer sur votre cœur de métier, afin d’être plus performant au quotidien et d’améliorer la satisfaction de vos clients et partenaires.

Nous vous proposons de découvrir, à travers plusieurs cas d’usage, comment le Business Process Outsourcing permet d’optimiser la gestion de vos flux de documents. Les équipes Locarchives construisent, avec vous, la solution adaptée à votre processus et aux enjeux spécifiques de votre métier.

Traitement des courriers entrants, physiques et numériques

La gestion des flux de courriers entrants est une tâche chronophage au quotidien. En vous reposant sur une équipe externe, vous avez la certitude d’un traitement régulier et de qualité constante, quel que soit le volume de documents. Vous gagnez en moyenne une journée dans la distribution du courrier, un vrai plus en terme de réactivité ! Et cela en toute transparence, puisque l’ensemble des opérations sont réalisées en votre nom, y compris pour la réception des flux de courriers (boîte postale, TSA…).

Demandez votre devis

A partir d’un standard intégrant toute la chaîne de traitement de votre processus, nous pouvons réaliser d’autres opérations selon vos besoins :

• Transmission à vos équipes des dossiers nécessitant un traitement direct de votre part
• Factures fournisseurs : intégration des données comptables directement dans votre ERP
• Encaissement des chèques : numérisation, saisie des éléments : montant, date, émetteur, CMC7), édition du bordereau de remise en banque et remise en banque pour encaissement au quotidien.

Etablissements bancaires et financiers, assurance et mutuelles : dossiers d’ouverture de compte, de prêt immobilier, de sinistre…

Après réception et numérisation de vos dossiers, nos équipes vérifient l’exhaustivité et la validité des pièces justificatives, la signature et la présence des paraphes sur toutes les pages… Pour un dossier de prêt immobilier, cela peut aller jusqu’à 18 points de contrôle.

Nous validons les dossiers complets, déposons les pièces en ligne dans notre GED ou votre système d’information, et déclenchons la mise en traitement par vos soins.

Nous vous envoyons une alerte lorsqu’une pièce manque afin que vous puissiez réagir dans les meilleurs délais, ou prenons directement en charge le traitement des demandes de complément.

Ressources Humaines : gestion des avenants au contrat de travail, informations diverses…

Le BPO offre de nombreuses opportunités d’optimisation pour les tâches récurrentes gérées par les services RH : gestion des dossiers du personnel (numérisation, typage des contrats et avenants), traitement des candidatures, gestion des avenants au contrat de travail, obligations légales d’information… pour lesquelles la signature ou la traçabilité de mise à disposition est indispensable.

Nos équipes prennent en charge l’intégralité du processus, de l’envoi des documents au suivi régulier des retours et à la gestion des relances.

Dans le cas des notes de frais, nous réalisons le rapprochement avec les tickets justificatifs, contrôlons la validité des informations puis validons la mise en paiement. Si vous le souhaitez, nous pouvons intégrer les données dans votre système comptable.

Bailleurs sociaux : prise en charge des obligations de contrôle

Nous gérons de A à Z les campagnes d’enquête d’Occupation du Parc Social et de Supplément de Loyer de Solidarité. Edition, envoi, numérisation des retours, analyse des dossiers et renseignement de votre SI, relance ou demande de pièces complémentaires… Les changements de situation sont facilement repérables grâce à des corbeilles virtuelles.

En tant que bailleur, vous avez intérêt à vérifier tous les ans que leurs locataires ont bien souscrit un contrat d’assurance pour leur logement. Après avoir envoyé un courrier à l’ensemble de vos locataires, nous réceptionnons les attestations d’assurance, contrôlons leur validité et adressons une relance en cas de non-retour. Nous renseignons au fur et à mesure votre système d’information afin que vous disposiez d’une base de données fiable et à jour.

Ces opérations peuvent également être réalisées en ligne à partir de votre portail locataire sécurisé, seul le format des documents change et le processus est identique.

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