Comment optimiser et sécuriser la gestion et l'archivage des dossiers patients ?

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03.05.2018 > avis-dexperts

Les établissements de santé sont engagés depuis longtemps dans une démarche d’optimisation qui fait la part belle au numérique : modernisation des systèmes d’information hospitaliers, multiplication des supports numériques (analyses et imagerie médicales, comptes rendus, vidéosurveillance…). Sans oublier la dématérialisation des dossiers patients, dont l’objectif est d’offrir une vision à 360° du patient et d’améliorer ainsi les soins. L’entrée en application du RGPD en mai 2018 vient renforcer les déjà nombreuses obligations des acteurs de la santé en matière de protection des données à caractère personnel.
Comment concilier la maîtrise de vos risques et l’agilité indispensable pour le personnel médical dans l’exploitation des dossiers patients ?

Le RGPD, une actualité brulante pour le secteur de la santé

Droit à l’effacement, à l’oubli, à la portabilité… le RGPD instaure de nouveaux droits, et encadre plus encore le traitement des données de santé. Ces dernières font déjà l’objet d’une interdiction générale de traitement depuis la loi Informatique et Liberté, sauf exceptions strictement définies ou si le patient a donné son consentement explicite.

Information du patient de ses droits lors du recueil des données, identification claire de la finalité de la donnée recueillie, période de conservation limitée, mise en œuvre des moyens de sécurisation adaptés… ces nouvelles exigences portent sur l’ensemble des données personnelles issues des activités de l’établissement de santé, y compris administratives comme les données de facturation. Enfin, les établissements de santé doivent pouvoir anonymiser, partiellement ou totalement, les données qui permettent d’identifier un patient de manière directe ou indirecte : c’est le cas de la taille d’un patient faisant partie d’un groupe par exemple.

les enjeux de la gestion des dossiers patients

Etablissements de santé et gestion des dossiers patients : des contraintes fortes

Conservation à très long terme, haut niveau de sécurité et de confidentialité, solutions certifiées et labellisées (HDS, NF Z 42-013, NF Z 40-350…), nouvelles obligations du RGPD, optimisation pour assurer des soins de qualité… la gestion des dossiers patients, pivot du secteur de la santé, génère de nombreuses attentes de la part des équipes médicales.

Les différents services ont besoin d’accéder instantanément et de façon partagée à l’intégralité du parcours du patient, et de le mettre à jour facilement. Cela implique de centraliser les documents dans un dossier unique et de gérer la mixité des supports : numérique, papier, MACS… Lorsque le patient nécessite un suivi régulier (oncologie, psychiatrie…), le dossier 100 % numérique devient incontournable. Veiller à la sécurité et la pérennité des documents physiques et numériques reste une priorité. Enfin, avec l’essor des nouvelles technologies, de nouvelles questions émergent : comment conférer la vocation probatoire à des enregistrements, par exemple des comptes rendus opératoires… ?

Concilier agilité, partage collaboratif et conformité grâce à une plateforme intégrant GED et Archivage Electronique

La GED : faciliter l’accès, le partage et la collaboration autour des documents et dossiers patients.
Elle répond aux exigences d’accès et de gestion des dossiers patients par le corps médical. Des outils de capture permettent d’automatiser le versement et l’indexation des documents, tandis que la gestion courante et la mise à jour des dossiers et informations sont largement simplifiées. Les documents papier sont également tracés et peuvent être recherchés via leurs métadonnées. L’information peut être partagée entre les différents professionnels, internes et externes. Enfin le dispositif est interopérable avec vos SIH pour une transparence totale. Néanmoins, la vocation de la Gestion Electronique des Documents n’est pas de préserver la vocation probatoire des documents. La synergie avec un Système d’Archivage Electronique (SAE) à vocation probatoire prend tout son sens.

Le SAE : maîtriser les risques en assurant l’intégrité, l’authenticité, la pérennité et la confidentialité des documents.
Un simple système de stockage des documents numériques ne répond pas à vos besoins de sécurité et de conformité. Un SAE préserve la lisibilité et l’intelligibilité des documents, et interdit leur destruction durant leur durée légale de conservation (pérennité). Il empêche toute modification ou falsification (intégrité et authenticité), et organise leur disponibilité afin de faciliter la continuité des soins ou au titre de preuve, tout en préservant le secret médical.
Un SAE conçu et hébergé sur le territoire français, certifié conforme à la NF Z42-013 et labellisé HDS, est gage d’un très haut niveau d’exigence pour l’archivage probatoire de vos dossiers patients et des éléments de preuve. Il associe des infrastructures techniques et informatiques à des mécanismes d’horodatage, de journalisation et de migrations des supports et des formats, et offre une traçabilité totale de l’ensemble des évènements réalisés, sur toute la durée de conservation légale. Les documents sont accessibles dans le strict respect des droits d’accès définis. Enfin, la réversibilité du dispositif est un impératif qui doit figurer dans tout contrat avec un tiers archiveur.

Irina FARON – Responsable marketing marchés – LOCARCHIVES
Olivier MEYER – Consultant Solutions Documentaires – SERIANS KONICA MINOLTA

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