Règlement e-IDAS : la confiance numérique à long terme

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28.11.2016 > documents-utiles

Dans 20 ou 30 ans, comment prouverez-vous la conformité d’un document signé électroniquement en 2016 ?

Les apports du règlement e-IDAS en terme de confiance numérique

Factures, bulletins de paye, contrats, dossiers métiers… votre entreprise produit chaque jour des documents numériques qui doivent être conservés à plus ou moins long terme selon les durées légales applicables. Cela implique la mise en œuvre d’une solution fiable et pérenne afin de préserver la vocation probatoire des documents et de leur signature.

Quelques mois après l’entrée en vigueur d’e-IDAS, nous vous proposons de décrypter ce qui se cache concrètement derrière cet acronyme et ses impacts sur la gestion des documents numériques.

numerisation legislation europeenne

e-IDAS : qu’est-ce que c’est ?

e-IDAS signifie Electronic Identification and Services. Ce règlement européen (*) vise à promouvoir les services de confiance relatifs à l’identité numérique : horodatage, signature électronique, cachet électronique, lettre recommandée… afin de favoriser la dématérialisation des échanges dans toute l’Europe.

Le dispositif repose principalement sur des « prestataires de service de confiance » (Trust Service Provider – TSP), qui s’engagent à proposer des produits qualifiés par e-IDAS, gage de reconnaissance dans l’Union Européenne.

Hier encore, pour signer un contrat par exemple, il suffisait d’une feuille de papier et d’un stylo. Comment faire aujourd’hui, quand la majorité des documents sont générés directement par des systèmes informatiques ? Dans les faits, les documents électroniques sont imprimés, signés à la main puis numérisés pour retrouver leur format initial… la boucle est bouclée ! En effet, le citoyen ne dispose d’aucune technique fiable de signature électronique. C’est donc bien l’identité numérique qui est donc au cœur du règlement e-IDAS.

(*) Réglement UE n° 910-2014 du 23 juillet 2014 entré en vigueur en juillet 2016
Consultez le texte complet ici

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Quels sont les impacts sur les documents numériques et leur archivage ?

Dans 20 ou 30 ans, comment prouver la conformité d’un consentement signé électroniquement en 2016 ?

Dans le monde numérique, c’est la validité du certificat d’identité du signataire qui permet de vérifier la signature. Un certificat numérique doit être renouvelé tous les 2 ou 3 ans. Quant au dispositif technique qui permet de générer une signature, il doit être renouvelé tous les 5 à 10 ans.

On le voit, les moyens techniques seuls ne permettent pas de gérer tout le cycle de vie d’un document. C’est le rôle de l’archivage, qui permet de conserver à très long terme non seulement le document lui-même, mais aussi sa signature et les preuves de validité du certificat lors de la signature.

Les documents numériques ont la même valeur que leurs homologues papiers depuis la loi du 13 mars 2000. Avec l’essor de la dématérialisation, se pose la question de leur archivage et de la préservation de cette valeur juridique.
Le marché propose de nombreuses solutions, qui ne répondent pas toutes au même besoin : coffre-fort numérique, gestion électronique des documents, sauvegarde informatique
Découvrez en images pourquoi seul un véritable système d’archivage électronique répond à tous les besoins de l’entreprise pour préserver la pérennité, la disponibilité, et la confidentialité des documents numériques.

Voir l’animation

Préserver la signature sans le document a-t-elle du sens ?

Théoriquement il est possible de conserver le document et sa signature dans deux systèmes distincts. Dans ce cas, les deux éléments seront exigés pour vérifier l’intégrité du document archivé.

Les normes d’application e-IDAS préconisent plutôt de conserver un « objet d’archives » regroupant le document et sa signature. Ce dispositif simple offre une meilleure maîtrise du risque à long terme. Aussi, il est recommandé de réfléchir simultanément aux processus de signature et d’archivage, afin de constituer un «objet d’archives » intégrant les éléments de preuve.

Que se passe-t-il entre le moment de la signature et le moment du versement en archivage ?

L’intégrité d’un document numérique est gérée par le Système d’Archivage Electronique qui l’exploite, et non par le support du document.
La règlementation impose que les documents à vocation probatoire soient conservés dans un Système d’Archivage Electronique répondant aux exigences de la norme NF Z 42-013. Cette conformité offre un haut niveau de traçabilité, intégrant des journaux chaînés, horodatés et eux-mêmes archivés afin de préserver l’ensemble des preuves d’intégrité.

Ce sont ces éléments de preuve (générés par et conservés dans le SAE) qui confèrent leur vocation probatoire aux documents, et non le SAE lui-même.

Préserver l’intégrité impose de réduire au strict minimum la conservation des documents dans un environnement peu ou pas sécurisé, et de les verser dans un SAE au plus vite après leur signature.

Une entreprise qui utilise une GED (Gestion Electronique des Documents) avec des processus de validation aura donc intérêt à mettre en œuvre un connecteur d’archivage associé au workflow de signature, plutôt que d’attendre plusieurs années avant de verser les documents en masse, comme on l’observe encore trop souvent.

visuel solution dematerialisation globale

En conclusion : le système d’archivage électronique, un dispositif de confiance pour les projets de dématérialisation

Développer son propre système d’archivage en interne nécessite des investissements importants à long terme : infrastructures informatiques et logicielles, moyens humains, procédures, certifications…

Il est possible d’externaliser ce service auprès d’un tiers archiveur afin de bénéficier d’un dispositif clé en mains permettant de mutualiser les infrastructures… et les coûts associés !
Dans ce cas, il est vivement conseillé d’exiger à minima la certification NF Z 42-013, gage de confiance. Lorsqu’il s’agit d’archives publiques, l’agrément du SIAF (Service Interministériel des Archives de France) est nécessaire.

Enfin, l’agrément HDS (Hébergeur de Données de Santé) est indispensable lorsque les documents contiennent des données de santé à caractère personnel.

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