Comment archiver vos documents professionnels ?

Votre entreprise doit archiver, c’est une nécessité et une obligation légale. Mais comment « bien archiver »?

Devant la complexité du contexte actuel, il est important d’appliquer certaines règles fondamentales pour assurer la mise en œuvre d’un système d’archivage performant.

Gestion d’archives : de nombreuses interrogations

L’efficacité d’une solution d’archivage repose notamment sur la prise en compte des questions suivantes :

  • Archiver des documents, certes, mais lesquels ?
  • Sur quel support (papier ou électronique) ? Pendant combien de temps ?
  • Comment archiver pour assurer la sécurité et la pérennité des documents ?
  • Quelle politique adopter en matière de numérisation de documents ? Contrairement à une idée reçue il est inutile de procéder à la numérisation de l’ensemble des documents.
  • Comment faciliter leur exploitation ? Pour quels utilisateurs ?
  • Quelles sont les spécificités par service ou secteur d’activité ? Comment mettre en oeuvre la dématérialisation de vos processus ?

Archiver des documents n’est pas stocker

Le volume de données ne cesse de croître depuis plusieurs années, tiré par la multiplication des documents électroniques et leur coexistence avec les supports papier. Pourtant, il ne suffit pas de stocker ces données, c’est-à-dire les empiler dans des armoires ou des baies de stockage plus ou moins sécurisées, pour permettre à une organisation de faire face à ses obligations légales et de se protéger juridiquement.

Comment mettre en oeuvre l’archivage des documents ? Cela débute le plus souvent par un audit documentaire et la définition d’une politique d’archivage, qui précise les types de documents (papier et électroniques) à conserver, leur cycle de vie (durées de conservation, conditions de destruction…) et les modalités d’accès.

La mise en pratique de la politique d’archivage nécessite ensuite d’orchestrer plusieurs dispositifs : l’archivage des documents physiques dans des entrepôts sécurisés, l’archivage des documents numériques sur des serveurs sécurisés, le transport des documents papier dans des véhicules sécurisés, le transfert des archives électroniques via des réseaux suffisamment bien dimensionnés, et la mise à disposition de solutions de gestion unifiée des archives hybrides, physiques et numériques.

comment archiver 2017

Le tiers archiveur : missions et valeur ajoutée

Le tiers archiveur se charge d’archiver les documents dans les règles de l’art et de les indexer afin qu’ils soient facilement retrouvés. Il gère aussi la numérisation des archives afin de les transmettre aux services habilités qui en font la demande et effectue les éventuelles migrations de supports et formats des archives électroniques pour qu’elles restent accessibles sur de très longues durées.

Sa valeur ajoutée réside dans ses compétences en organisation et archivistique : préparation des documents, indexation, gestion et maintien de l’intégrité… Avec l’essor du numérique, elle tient de plus en plus à sa capacité à jeter des ponts avec les différents services qui reçoivent et transmettent des documents « engageants ».

Les consultants archivistes sollicitent régulièrement les chefs de projets et juristes afin de déterminer la date de destruction légale des documents archivés. Ils sont en lien avec les informaticiens pour interfacer le système d’archivage électronique aux applications métiers générant des données à archiver.

Records Management

Selon la méthodologie Records Management, une bonne gestion d’archives permet de répondre aux objectifs suivants :

  • Identifier les documents clés pour l’entrepriseLes pérenniser de façon adaptée en fonction du niveau de risque encouru
  • Assurer leur gestion / exploitation tout au long de leur cycle de vie

Cette méthodologie repose sur une phase d’analyse préalable à la construction du futur système d’archivage :

  • Etat des lieux de l’organisation documentaire en place : typologies de documents, supports, volumes, producteurs, utilisateurs, systèmes informatiques en place, logiciel archivage…
  • Définition des fonctions attendues : identification, indexation, conservation, communication, numérisation, destruction…Records Management
  • Prise en compte du contexte légal et normatif : normes métier, durées d’archivage des documents

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