Le contexte règlementaire
La diffusion des bulletins de paie au format électronique est autorisée depuis 2009.
Toutefois, depuis le 1er janvier 2017, la loi El Khomri, dite loi Travail, change la donne et favorise largement le passage à la dématérialisation du bulletin de paie en affranchissant les entreprises de l’accord de leurs salariés. Ces derniers peuvent toutefois exercer leur droit d’opposition et demander à continuer de le recevoir au format papier.
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Pourquoi passer à la dématérialisation du bulletin de paie ?
Le passage à la dématérialisation de la paie offre de nombreux avantages…
- Pour les entreprises
- Pour les salariés
Notre solution dématérialisation du bulletin de paie
Le traitement du bulletin est pris en charge par notre plateforme de dématérialisation et totalement automatisé.
Ce fonctionnement offre de vrais gains de productivité… et des économies très concrètes, puisque tous les coûts de gestion sont optimisés : émission, mise sous pli, dépôt et affranchissement… sans oublier l’archivage.
L’exemplaire entreprise du bulletin de paie est versé automatiquement dans un Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire.
L’exemplaire salarié est déposé dans son coffre-fort numérique personnel, et est accessible soit directement, soit à partir de son CPA (compte personnel d’activité). Ce dispositif lui assure une disponibilité totale de ses bulletins , même en cas de changement d’employeur.
La chaîne de traitement est totalement intégrée, pour une maîtrise optimale de la sécurité de vos documents et données. C’est important lorsqu’on parle de bulletin de paie, considéré comme un document sensible, tant par l’entreprise que par le salarié.
De plus, en optant pour une plateforme multicanal, vous pouvez évidemment envoyer un bulletin papier aux salariés réfractaires à la dématérialisation.
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Comment réussir votre projet ?
Vous devez respecter les conditions précisées par la norme NF Z 42-025 et la loi El Khomri, qui portent notamment sur : la mise en place du bulletin de paie dématérialisé (droits d’opposition, respect des délais d’information…), sa création (format, scellement…), sa remise, sa conservation et les conditions d’accès.
Voici quelques règles simples pour maîtriser votre projet :
- Bâtir un projet collaboratif : veiller à bien définir vos besoins et à impliquer vos collaborateurs en amont afin qu’ils se sentent impliqués dans votre démarche
- Favoriser l’expérience collaborateur : l’intégration de votre solution de dématérialisation du bulletin de paie à vos SIRH permet de simplifier le quotidien de vos collaborateurs RH. D’autre part, nous vous recommandons de tester la solution auprès d’un échantillon de vos salariés afin d’adapter le dispositif si besoin
- Accompagner le changement : passer à la dématérialisation du bulletin de paie modifie les habitudes de vos salariés. Pensez à bien communiquer tout au long du projet et après le déploiement de la solution afin d’informer et de rassurer les plus réfractaires.
Pour aller plus loin :
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Dématérialisation et archivage électronique probatoire des bulletins de paye
Passage au bulletin de paye électronique pour les 4 000 intérimaires
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Les Locarchives
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