Archivage légal : Quelles sont les principales normes et réglementations ?

DISPOSITIONS GENERALES :

• Loi n°2008-561 du 17 juin 2008 : réforme de la prescription en matière civile
• Code Civil :
  – Articles 1927 à 1948 relatifs au dépôt
  – Nouveaux articles 1365 à 1367 (insérés par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations) relatifs à la valeur juridique et force probante de l’écrit électronique.
  – Nouveaux articles 1174 et 1175 (Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016) relatifs à la validité d’un contrat établi sous forme électronique.
  – Nouvel article 1379 sur la présomption de fiabilité et de force probante des copies (Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016) complété par le Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016.
• Règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques du 23 juillet 2014 (eIDAS) et ses actes d’exécution.
  – Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
  – Recommandation CNIL 2005-213 relative aux modalités d’archivage électronique, dans les entreprises, organismes ou établissements privés, de données à caractère personnel.
• Textes législatifs et réglementaires applicables aux traitements des données à caractère personnel
• Attention, réforme UE applicable à partir du 25 mai 2018 :
  – Règlement général sur la protection des données n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016

PRINCIPALES NORMES METIER :

• Norme NF Z 40-350 juin 2009 Archivage – Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents – Service et mise en œuvre des prestations et règles de certification NF 342
• Norme NF Z 42-013 : Numérisation de documents et archivage électronique à vocation probatoire – Usage interne ou Tiers archiveur
• Norme ISO/FDIS 14641-1 du 14 janvier 2012 Archivage électronique – transposition de la norme française NF Z 42-013 et règles de certification NF 461 « Système d’Archivage Electronique ».
• Norme ISO 15489 sur le Records Management

MAITRISE DES RISQUES LIES A L’EXTERNALISATION DE CERTAINES ACTIVITES

• Arrêté du 3 novembre 2014 : contrôle interne des entreprises du secteur de la banque, des services de paiement et des services d’investissement, soumises au contrôle de l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution