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L’archivage légal est encadré par de nombreux textes législatifs et normatifs. Ces textes forment un environnement complexe et évolutif et orientent les réflexions de toute organisation en matière d’organisation documentaire, de dématérialisation et de gestion d’archives, papiers et / ou électroniques.
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Principaux textes à prendre en compte en matière d’externalisation et d’archivage légal des documents :
DISPOSITIONS GENERALES :
- Loi n°2008-561 du 17 juin 2008 : réforme de la prescription en matière civile
- Code Civil :
– Articles 1927 à 1948 relatifs au dépôt
– Nouveaux articles 1365 à 1367 (insérés par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations) relatifs à la valeur juridique et force probante de l’écrit électronique.
– Nouveaux articles 1174 et 1175 (Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016) relatifs à la validité d’un contrat établi sous forme électronique.
– Nouvel article 1379 sur la présomption de fiabilité et de force probante des copies (Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016) complété par le Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. - Règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques du 23 juillet 2014 (eIDAS) et ses actes d’exécution.
– Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
– Recommandation CNIL 2005-213 relative aux modalités d’archivage électronique, dans les entreprises, organismes ou établissements privés, de données à caractère personnel. - Textes législatifs et réglementaires applicables aux traitements des données à caractère personnel
- Attention, réforme UE applicable à partir du 25 mai 2018 :
– Règlement général sur la protection des données n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016
PRINCIPALES NORMES METIER :
- Norme NF Z 40-350 juin 2009 Archivage – Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents – Service et mise en œuvre des prestations et règles de certification NF 342
- Norme NF Z 42-013 : Numérisation de documents et archivage électronique à vocation probatoire – Usage interne ou Tiers archiveur
- Norme ISO/FDIS 14641-1 du 14 janvier 2012 Archivage électronique – transposition de la norme française NF Z 42-013 et règles de certification NF 461 « Système d’Archivage Electronique ».
- Norme ISO 15489 sur le Records Management
MAITRISE DES RISQUES LIES A L’EXTERNALISATION DE CERTAINES ACTIVITES
- Arrêté du 3 novembre 2014 : contrôle interne des entreprises du secteur de la banque, des services de paiement et des services d’investissement, soumises au contrôle de l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution
