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Vous êtes convaincus des bénéfices de la numérisation des documents pour votre organisation et souhaitez lancer un projet ? Prenez le temps de bien définir vos priorités et vos objectifs afin de bien cibler les documents à numériser.
Très souvent un service souhaite numériser la totalité de ses dossiers afin de pouvoir s’affranchir du papier… voir le détruire, pour accéder aux documents directement en ligne. Est-ce vraiment utile ? La transformation digitale n’implique pas la mort de l’archivage papier, qui reste justifié et indispensable pour des raisons légales la plupart du temps. L’historique de dossiers papier peut représenter un volume très important de documents. Les numériser en totalité représenterait un budget prohibitif, sans forcément être utile.
Dans quels conditions la numérisation des documents est-elle justifiée ?
Voici quelques questions simples afin de bien cibler les documents à numériser :
- Les documents sont-ils consultés très fréquemment ? Les collaborateurs ont-ils besoin d’accéder rapidement à l’information ? L’information doit-elle être partagée par plusieurs collaborateurs ou services, potentiellement sur plusieurs sites ? Les dossiers sont-ils mis à jour régulièrement avec de nouveaux documents ? courriers entrants, justificatifs, avenants au contrat… Dans le cas où un accès immédiat n’est pas indispensable, l’archivage des documents, dans l’entreprise ou externalisé chez un tiers archiveur, répond aux besoins des utilisateurs. Les documents peuvent être mis à disposition en 24 heures, voir dans la demi-journée.
- Certains documents sont-ils de nature sensible (sécurité, confidentialité) ou présentent-ils un risque particulier pour l’entreprise ? Cela peut être le cas d’un contrat ou des factures portant sur un montant important par exemple, ou des documents de propriété intellectuelle comme les brevets… Dans ce cas, la numérisation fidèle peut être intéressante afin de constituer une copie fiable qui pourra être produite au titre de la preuve devant un tribunal.
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En conclusion…
Plutôt que d’adopter une approche générique pour tous les documents, il est préférable d’analyser votre mode de fonctionnement et vos besoins en fonction de chaque typologie de dossiers ou de documents. Vous choisirez ainsi la solution la plus adaptée, pour un vrai gain d’efficacité et le meilleur retour sur investissement possible.
Dans la plupart des cas, les documents numériques et physiques cohabitent, c’est pourquoi il est important d’organiser leur gestion de façon homogène afin de pouvoir les exploiter facilement, quel que soit le support concerné.
Pour aller plus loin :
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Qu’est-ce que la numérisation de documents ?
Comment mener votre projet de dématérialisation de documents ?