> conseil > numerisation
Vous êtes convaincus des bénéfices de la numérisation des documents pour votre organisation et souhaitez lancer un projet ? Prenez le temps de bien définir vos priorités et vos objectifs afin de bien cibler les documents à numériser.
Très souvent un service souhaite numériser la totalité de ses dossiers afin de pouvoir s’affranchir du papier… voir le détruire, pour accéder aux documents directement en ligne. Est-ce vraiment utile ? La transformation digitale n’implique pas la mort de l’archivage papier, qui reste justifié et indispensable pour des raisons légales la plupart du temps. L’historique de dossiers papier peut représenter un volume très important de documents. Les numériser en totalité représenterait un budget prohibitif, sans forcément être utile.
Dans quels conditions la numérisation des documents est-elle justifiée ?
Voici quelques questions simples afin de bien cibler les documents à numériser :
- Les documents sont-ils consultés très fréquemment ? Les collaborateurs ont-ils besoin d’accéder rapidement à l’information ? L’information doit-elle être partagée par plusieurs collaborateurs ou services, potentiellement sur plusieurs sites ? Les dossiers sont-ils mis à jour régulièrement avec de nouveaux documents ? courriers entrants, justificatifs, avenants au contrat… Dans le cas où un accès immédiat n’est pas indispensable, l’archivage des documents, dans l’entreprise ou externalisé chez un tiers archiveur, répond aux besoins des utilisateurs. Les documents peuvent être mis à disposition en 24 heures, voir dans la demi-journée.
- Certains documents sont-ils de nature sensible (sécurité, confidentialité) ou présentent-ils un risque particulier pour l’entreprise ? Cela peut être le cas d’un contrat ou des factures portant sur un montant important par exemple, ou des documents de propriété intellectuelle comme les brevets… Dans ce cas, la numérisation fidèle peut être intéressante afin de constituer une copie fiable qui pourra être produite au titre de la preuve devant un tribunal.
Téléchargez notre fiche solution
En conclusion…
Plutôt que d’adopter une approche générique pour tous les documents, il est préférable d’analyser votre mode de fonctionnement et vos besoins en fonction de chaque typologie de dossiers ou de documents. Vous choisirez ainsi la solution la plus adaptée, pour un vrai gain d’efficacité et le meilleur retour sur investissement possible.
Dans la plupart des cas, les documents numériques et physiques cohabitent, c’est pourquoi il est important d’organiser leur gestion de façon homogène afin de pouvoir les exploiter facilement, quel que soit le support concerné.
Pour aller plus loin :
Livre Blanc « Numérisation fidèle et destruction des originaux papier »
Ce livre blanc signé LOCARCHIVES aborde les thèmes de la copie fiable (Définition, enjeux et évolution), de la numérisation fidèle et destruction des originaux, l’expertise et accompagnement de vos projets de numérisation fidèle selon la norme NF Z42-026….
Lire le livre blanc
Qu’est-ce que la numérisation de documents ?
Comment mener votre projet de dématérialisation de documents ?
Découvrez nos actualités thématiques
11.12.2018 La destruction des archives à l'heure du RGPD : entre performance et conformité
Voir plus La destruction des archives à l'heure du RGPD : entre performance et conformité
La destruction des archives fait partie du sort final, dernière étape du cycle de vie des archives. Souvent négligée, elle…
22.11.2018 Le coffre-fort numérique au cœur de la dématérialisation du bulletin de paie
Voir plus Le coffre-fort numérique au cœur de la dématérialisation du bulletin de paie
Un contexte légal favorable La loi El Khomri du 1er janvier 2017, permet aux employeurs de remettre à leurs salariés…
28.09.2018 Une édition spéciale de GPO Magazine à ne pas manquer !
Voir plus Une édition spéciale de GPO Magazine à ne pas manquer !
Découvrez cette édition spéciale autour du digital ! A travers cette édition spéciale de GPO Magazine, découvrez les mesures mises…
17.09.2018 Business Process Outsourcing : quels cas d’usage ?
Voir plus Business Process Outsourcing : quels cas d’usage ?
Le BPO permet à vos équipes de s’affranchir des tâches administratives pour se recentrer sur votre cœur de métier, afin…
