Vous êtes convaincus des bénéfices de la numérisation des documents pour votre organisation et souhaitez lancer un projet ? Prenez le temps de bien définir vos priorités et vos objectifs afin de bien cibler les documents à numériser.
Très souvent un service souhaite numériser la totalité de ses dossiers afin de pouvoir s’affranchir du papier… voir le détruire, pour accéder aux documents directement en ligne. Est-ce vraiment utile ? La transformation digitale n’implique pas la mort de l’archivage papier, qui reste justifié et indispensable pour des raisons légales la plupart du temps. L’historique de dossiers papier peut représenter un volume très important de documents. Les numériser en totalité représenterait un budget prohibitif, sans forcément être utile.
Voici quelques questions simples afin de bien cibler les documents à numériser :
Plutôt que d’adopter une approche générique pour tous les documents, il est préférable d’analyser votre mode de fonctionnement et vos besoins en fonction de chaque typologie de dossiers ou de documents. Vous choisirez ainsi la solution la plus adaptée, pour un vrai gain d’efficacité et le meilleur retour sur investissement possible.
Dans la plupart des cas, les documents numériques et physiques cohabitent, c’est pourquoi il est important d’organiser leur gestion de façon homogène afin de pouvoir les exploiter facilement, quel que soit le support concerné.
Ce livre blanc signé LOCARCHIVES aborde les thèmes de la copie fiable (Définition, enjeux et évolution), de la numérisation fidèle et destruction des originaux, l’expertise et accompagnement de vos projets de numérisation fidèle selon la norme NF Z42-026….
Qu’est-ce que la numérisation de documents ?
Comment mener votre projet de dématérialisation de documents ?
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