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Si elle offre de nombreux bénéfices, la dématérialisation des processus RH induit de profonds changements à tous les niveaux de l’entreprise : tant pour les collaborateurs du service Ressources Humaines lui-même que pour tous les salariés qui sont amenés à se familiariser avec de nouveaux outils et de nouvelles procédures. Et qui dit changement dit aussi résistance au changement ! D’autant qu’un projet de dématérialisation des processus RH comporte plusieurs dimensions : informatique, organisation, documentaire, juridique, humaine… indissociables qu’il est indispensable de prendre en compte.
Dématérialiser, pour quoi faire ?
Bien définir vos objectifs est un préalable indispensable pour choisir la solution adaptée à vos besoins. Pour cela, il est utile d’analyser votre fonctionnement actuel afin d’identifier vos principales attentes et les enjeux pour le service RH.
Aujourd’hui, quel est le processus le plus lourd, coûteux ou qui génère le plus d’erreurs et d’insatisfaction ? Pour lequel les documents papier sont encore prioritaires ? Auquel vos équipes consacrent le plus de temps ? Pour lequel vous pourriez obtenir un retour sur investissement significatif ?
Gestion des dossiers du personnel, signature du contrat d’embauche, gestion et validation des congés, des notes de frais, édition et transmission des bulletins de paie, notification d’informations aux salariés, collecte d’informations… quelles sont vos priorités ?
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« RH : dématérialisez pour gagner en performance »
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Bien choisir votre solution de dématérialisation RH
Tout projet de dématérialisation RH doit être conçu sur mesure afin de coller au plus près à vos enjeux et à votre situation. Voici une liste non exhaustive des points à intégrer dans votre réflexion :
- Formalisation des nouveaux processus métier
- Intégration de la solution avec les outils informatiques en place : SIRH, boîtes emails…
- Modes de collecte des documents numériques, numérisés et papier
- Définition personnalisée de l’arborescence de classement de vos dossiers et documents et de vos métadonnées descriptives
- Attribution personnalisée des droits d’accès à l’information en fonction de la sensibilité de vos documents
- Création des workflows d’automatisation de vos processus : processus onboarding, validation des congés, diffusion de notes d’information à l’ensemble du personnel, notification automatique en fin de période d’essai…
- Traçabilité des actions : confirmation de lecture d’une note d’information, complétude des informations recueillies via un formulaire…
- Partage de l’information et travail collaboratif
- Automatisation de l’archivage des documents• Conformité du dispositif choisi avec la réglementation en vigueur
- Conformité du dispositif choisi avec la réglementation en vigueur
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Donner une vraie place à la conduite du changement
La réussite de votre projet passe nécessairement par la participation active de vos collaborateurs dès son lancement et tout au long de son déroulement. C’est le meilleur moyen de bénéficier de leur expertise métier et de désamorcer les éventuelles résistances. L’implication des utilisateurs du dispositif est un facteur clé d’adhésion et de succès.
Accompagner le changement signifie également communiquer sur le projet afin que ses objectifs soient compris de tous, former les utilisateurs avant le lancement et les accompagner ensuite afin de favoriser la prise en main du système. Rédiger les supports de formation, les procédures… est une étape souvent négligée et pourtant indispensable pour une appropriation à long terme.
On le voit : dématérialiser les processus RH implique de prendre en compte de nombreux aspects : revoir les processus existants, choisir la solution elle-même, penser à leur intégration dans les outils en place pour faciliter l’expérience des salariés, communiquer, former…
Mener à bien la transformation digitale des Ressources Humaines est un métier d’expert. Au-delà de la performance de vos équipes, c’est l’image de votre entreprise auprès de vos collaborateurs actuels et futurs qui est en jeu !