Comment gérer les durées de conservation des documents ?

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Vous avez identifié les durées légales de conservation applicables à vos documents et vous demandez comment les mettre en œuvre dans votre entreprise ? Votre stratégie s’appuiera sur 3 outils principaux :

Le plan de classement

La création du plan de classement vise à recenser l’ensemble des typologies de documents et à les classer par activité de l’entreprise. Sont concernés aussi bien les documents papier que numériques. Il ne s’agit pas d’inventorier les documents, mais d’identifier les grandes catégories homogènes et de les classer dans une arborescence.

Le référentiel de conservation

A partir du plan de classement, le référentiel de conservation définit les règles de conservation applicable aux typologies de documents :

  • la durée de conservation légale applicable et le sort final à appliquer : destruction ou transfert à un service d’archives historiques dans le cas d’archives définitives
  • les règles de gestion, d’indexation et de consultation : définition des métadonnées descriptives des documents, qui seront utilisées comme critères de recherche ultérieurement
  • les habilitations, c’est-à-dire les droits d’accès personnalisés aux documents

A noter que la durée de conservation démarre le plus souvent à partir de la date de création ou de validation du document, et permet de définir la date prévisionnelle de destruction. Cette dernière peut être suspendue ou « gelée » temporairement, notamment lors d’un audit ou d’un contentieux, afin de s’assurer de conserver les documents potentiellement nécessaires au titre de la preuve. Dans tous les cas, il est recommandé de bien analyser les documents dont la durée de conservation est échue afin de vérifier la légitimité d’une destruction.

Il est évidemment possible et même souhaitable de conserver certains documents au-delà de leur durée légale. C’est le cas notamment de ceux qui présentent une valeur patrimoniale pour l’entreprise, par exemple du matériel de communication retraçant l’historique de son activité.

Le référentiel de conservation est donc d’un document pivot qui servira de référence à tous les collaborateurs en charge de la gestion des archives.

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Les procédures d’archivage

Elles permettent de formaliser toutes les traitements à réaliser sur les archives tout au long de leur cycle de vie, ainsi que les modalités d’accès aux documents et à l’information.