durées conservation archivage

Comment gérer les durées de conservation des documents ?

> archivage-numerique > archivage-physique

Vous avez identifié les durées légales de conservation applicables à vos documents et vous demandez comment les mettre en œuvre dans votre entreprise ? Votre stratégie s’appuiera sur 3 outils principaux :

Le plan de classement

La création du plan de classement vise à recenser l’ensemble des typologies de documents et à les classer par activité de l’entreprise. Sont concernés aussi bien les documents papier que numériques. Il ne s’agit pas d’inventorier les documents, mais d’identifier les grandes catégories homogènes et de les classer dans une arborescence.

Le référentiel de conservation

A partir du plan de classement, le référentiel de conservation définit les règles de conservation applicable aux typologies de documents :

  • la durée de conservation légale applicable et le sort final à appliquer : destruction ou transfert à un service d’archives historiques dans le cas d’archives définitives
  • les règles de gestion, d’indexation et de consultation : définition des métadonnées descriptives des documents, qui seront utilisées comme critères de recherche ultérieurement
  • les habilitations, c’est-à-dire les droits d’accès personnalisés aux documents

A noter que la durée de conservation démarre le plus souvent à partir de la date de création ou de validation du document, et permet de définir la date prévisionnelle de destruction. Cette dernière peut être suspendue ou « gelée » temporairement, notamment lors d’un audit ou d’un contentieux, afin de s’assurer de conserver les documents potentiellement nécessaires au titre de la preuve. Dans tous les cas, il est recommandé de bien analyser les documents dont la durée de conservation est échue afin de vérifier la légitimité d’une destruction.

Il est évidemment possible et même souhaitable de conserver certains documents au-delà de leur durée légale. C’est le cas notamment de ceux qui présentent une valeur patrimoniale pour l’entreprise, par exemple du matériel de communication retraçant l’historique de son activité.

Le référentiel de conservation est donc d’un document pivot qui servira de référence à tous les collaborateurs en charge de la gestion des archives.

comment mettre en place un projet de numerisation

Les procédures d’archivage

Elles permettent de formaliser toutes les traitements à réaliser sur les archives tout au long de leur cycle de vie, ainsi que les modalités d’accès aux documents et à l’information.

Découvrez nos actualités thématiques
Article-Archivage-Facile-Locarchives
20.09.2021

L’archivage physique se digitalise !

L’archivage physique est ancré dans le quotidien des entreprises qui doivent conserver, entre 1 à 30 ans, une multitude de documents nécessaires au bon fonctionnement de leurs activités. Toutefois, leur gestion de l’archivage physique est loin d’être optimum : manque de m2 pour stocker des archives papier dont la quantité augmente d’année en année, conservation […]

Voir plus
Certification XAM
27.07.2020

Le nouveau Système d’Archivage Electronique Xelians AM certifié par l'AFNOR !

Le SAE XAM certifié ! Notre nouveau système d’archivage électronique Xelians AM a été certifié conforme aux normes du secteur ISO 14641, en qualité de tiers archiveur, (version de juin 2018) et NF Z 42-013 (version de mars 2009) par l’AFNOR (Association française de normalisation) le 20/07/2020. Cette certification garantit la fidélité, l’intégrité, la pérennité et […]

Voir plus
transformation digitale
26.06.2019

Qu'est-ce que le programme VITAM ?

Le programme VITAM (Valeurs immatérielles transmises aux archives pour mémoire) est issu d’une collaboration étroite entre les ministères des Affaires étrangères et européennes, des Armées et de la Culture dans l’objectif de répondre à l’enjeu de l’archivage numérique. Ce programme vise à développer une solution logicielle d’archivage numérique. Conçue pour les services de l’administration afin […]

Voir plus
ma santé 2022 hop en numerique
26.06.2019

Ma Santé 2022 & Hop’En : le virage numérique du système de santé français

Le 16 juillet 2019, l’Assemblée Nationale a adopté un nouveau projet de loi, Ma Santé 2022, porté par le Ministère des Solidarités et de la Santé visant à transformer en profondeur le système de santé. Hop’En (pour Hôpital Numérique Ouvert sur son Environnement) constitue le volet numérique de Ma Santé 2022. Son objectif est d’accélérer […]

Voir plus