Foire aux questions
La stratégie consistant à gérer les durées de conservation des documents repose sur 3 principaux outils :
- Le plan de classement :
La création du plan de classement vise à recenser l’ensemble des typologies de documents et à les classer par activité de l’entreprise. Sont concernés aussi bien les documents papier que les documents numériques. Il ne s’agit pas d’inventorier les documents, mais d’identifier les grandes catégories homogènes et de les classer dans une arborescence.
- Le référentiel de conservation :
A partir du plan de classement, le référentiel de conservation définit les règles de conservation applicables aux typologies de documents :
- La durée de conservation légale et le sort final à appliquer : destruction ou transfert à un service d’archives historiques dans le cas d’archives définitives
- Les règles de gestion, d’indexation et de consultation : définition des métadonnées descriptives des documents, qui seront utilisées comme critères de recherche ultérieurement
- Les habilitations, c’est-à-dire les droits d’accès personnalisés aux documents
A noter que la durée de conservation démarre le plus souvent à partir de la date de création ou de validation du document, et permet de définir la date prévisionnelle de destruction. Cette dernière peut être suspendue ou « gelée » temporairement, notamment lors d’un audit ou d’un contentieux, afin de s’assurer de conserver les documents potentiellement nécessaires au titre de la preuve.
Il est évidemment possible et même souhaitable de conserver certains documents au-delà de leur durée légale. C’est le cas notamment de ceux qui présentent une valeur patrimoniale pour l’entreprise.
Le référentiel de conservation est donc un document pivot qui servira de référence à tous les collaborateurs en charge de la gestion des archives.
- Les procédures d’archivage :
Elles permettent de formaliser tous les traitements à réaliser sur les archives tout au long de leur cycle de vie, ainsi que les modalités d’accès aux documents et à l’information.
Téléchargez notre guide de durée de conservation des documents
Découvrez notre solution d’archivage physique