Vous avez identifié les durées légales de conservation applicables à vos documents et vous demandez comment les mettre en œuvre dans votre entreprise ? Votre stratégie s’appuiera sur 3 outils principaux :
La création du plan de classement vise à recenser l’ensemble des typologies de documents et à les classer par activité de l’entreprise. Sont concernés aussi bien les documents papier que numériques. Il ne s’agit pas d’inventorier les documents, mais d’identifier les grandes catégories homogènes et de les classer dans une arborescence.
A partir du plan de classement, le référentiel de conservation définit les règles de conservation applicable aux typologies de documents :
A noter que la durée de conservation démarre le plus souvent à partir de la date de création ou de validation du document, et permet de définir la date prévisionnelle de destruction. Cette dernière peut être suspendue ou « gelée » temporairement, notamment lors d’un audit ou d’un contentieux, afin de s’assurer de conserver les documents potentiellement nécessaires au titre de la preuve. Dans tous les cas, il est recommandé de bien analyser les documents dont la durée de conservation est échue afin de vérifier la légitimité d’une destruction.
Il est évidemment possible et même souhaitable de conserver certains documents au-delà de leur durée légale. C’est le cas notamment de ceux qui présentent une valeur patrimoniale pour l’entreprise, par exemple du matériel de communication retraçant l’historique de son activité.
Le référentiel de conservation est donc d’un document pivot qui servira de référence à tous les collaborateurs en charge de la gestion des archives.
Elles permettent de formaliser toutes les traitements à réaliser sur les archives tout au long de leur cycle de vie, ainsi que les modalités d’accès aux documents et à l’information.
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