Comment mener votre projet de dématérialisation de documents ?

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Mettre en œuvre la transition numérique dans votre entreprise nécessite d’avancer par étape.

En effet, le travail collaboratif intégré dans une organisation transversale reste un principe théorique. En réalité, la dématérialisation des documents s’effectue processus par processus, donc par métier, voir même plus finement.

Comment réussir votre projet en 4 étapes ?

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1. Définissez vos priorités à partir de votre fonctionnement actuel

Par exemple, les étapes de traitement des factures sortantes sont différentes que pour les factures entrantes, d’ailleurs les équipes en charge des deux flux sont le plus souvent distinctes. Ainsi, vous devrez examiner en détail le processus de traitement de chaque flux pour identifier de manière exhaustive chacune des tâches actuellement réalisées et identifier les sources d’optimisation : s’agit-il de réduire les erreurs de saisie ? de faire des économies ? d’optimiser vos délais de traitement ? de paiement ?…

L’organisation de la gestion de vos flux documentaires par processus permet de mettre en place une solution réellement sur-mesure :

  • classement dans une structure « logique » pour les collaborateurs,
  • utilisation de la terminologie adaptée pour les métadonnées / index qui permettent d’identifier les documents, et donc de les retrouver facilement,
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2. Impliquez vos collaborateurs

Lorsqu’on parle de dématérialisation de documents ou de dématérialisation des processus, la connaissance des collaborateurs directement impliqués est indispensable pour bien comprendre en quoi consiste leur métier au quotidien… et concevoir une solution plus performante, source de productivité pour l’entreprise et de satisfaction pour les salariés concernés.

Refondre un processus métier nécessite de le « décortiquer » sous tous les angles afin d’en comprendre les mécanismes, les enjeux et le potentiel de rationalisation.

  • Quelles sont les tâches réalisées ?
  • Quel est le circuit de validation ? Les personnes impliquées ?…
  • Quels sont les documents impliqués ? Format, volumétrie, fréquence… sont des critères à prendre en compte.
  • Quelles sont les connexions avec les systèmes d’information en place ?
  • Ou sont les points faibles du dispositif actuel ? Source d’erreurs, délai d’attente, faille de sécurité et de confidentialité…

Impliquer vos collaborateurs dès le début de votre projet et jusqu’à sa concrétisation est le meilleur moyen de les motiver pour construire leur outil de travail de demain et le prendre en mains. A l’inverse, leur imposer une solution « clé en mains » sans les avoir consultés est un risque majeur de mécontentement et de non-adhésion au projet.

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Pour aller plus loin : workflow et automatisation des processus

3. Faites-vous accompagner par un expert

Réussir votre projet de dématérialisation de documents implique d’en maitriser les aspects organisationnels, réglementaires et normatifs, documentaires, humains… et techniques.

En effet, mettre en œuvre la dématérialisation nécessite de recourir à plusieurs outils de manière totalement intégrée afin de gérer toute votre chaîne documentaire, maîtriser vos risques juridiques et d’offrir une transparence complète à vos utilisateurs.

Plateforme de dématérialisation, gestion électronique des documents, archivage électronique à vocation probatoire ou non selon la nature des documents, numérisation des flux papier entrants ou des fonds historiques… sont des composants nécessaires pour prendre en compte l’intégralité de votre projet.

Le recours à un prestataire de service dont c’est le métier est tout indiqué pour piloter votre projet dans le respect de votre planning et de votre budget, tout en intégrant vos spécificités afin de concevoir une solution personnalisée.

4. Accompagnez le changement

Votre projet de dématérialisation des documents est une étape clé dans la transformation digitale de votre entreprise.

C’est pourquoi vous devez communiquer largement sur votre projet afin d’expliquer ses enjeux stratégiques, dès son lancement, pendant toute la phase de conception, lors du lancement et au-delà afin d’accompagner les changements induits par la dématérialisation et les impacts sur tous les intervenants impactés.

Communication, formation, sensibilisation, accompagnement… autant d’actions favorables à une prise en mains efficace et durable.