Comment mettre en place son Cleaning Day ?

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Les entreprises brassent chaque jour des volumes considérables de documents et de dossiers. Elles sont plus que jamais à la recherche des nouvelles pistes d’optimisation de leurs coûts et ressources pour gagner en productivité. Et si vous découvriez de plus près ce qu’est le « Cleaning Day » ?

Cleaning Day : Une démarche souple d’assainissement documentaire et d’optimisation d’espace !

Trop de dossiers, problèmes de place, besoin de faire du tri en vue d’un prochain déménagement ? Le cleaning day est une solution modulaire généralement organisée en période de faible activité ou durant les congés. L’objectif principal de cette journée est que les services d’une entreprise se consacrent entièrement au tri de leurs archives. Trier, ranger, détruire ou encore faire de l’espace seront les maîtres-mots de cette démarche d’optimisation des fonds documentaire de votre entreprise et d’amélioration du bien-être au bureau pour vos collaborateurs.

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Comment organiser le cleaning day de son entreprise ?

Faire son cleaning day, ce n’est pas simplement faire place nette dans ses bureaux et rendre l’environnement de travail agréable et fonctionnel pour ses collaborateurs. Pour réussir cette démarche, l’entreprise doit prendre en compte quelques composantes clés pour voir cette opération se transformer en une réelle opportunité. Pour cette raison, faire appel à un prestataire expert en la matière peut s’avérer judicieux pour le suivi, l’accompagnement et le pilotage de l’évènement, la sensibilisation et la communication avant, durant et après l’évènement, le traitement documentaire et l’accompagnement opérationnel, le tri, la manutention et transport…

En amont de la démarche :

Une bonne préparation est primordiale pour lancer son cleaning day. Elle nécessite de :

  • Faire un audit de l’existant pour concevoir des solutions documentaires en respect des règles de records management (quelle typologie de document faut-il archiver et durant combien de temps ?) et en accord avec les bonnes pratiques de tri éco-responsable. Attention : Ces règles peuvent être propres à chaque service ou communes à toute l’entreprise.
  • S’assurer d’avoir en quantité nécessaire tout le matériel dont vous allez avoir besoin pour l’archivage de vos documents (Boîtes d’archives, classeurs, dossiers …)

Pendant la démarche :

  • L’étape du tri est la plus importante. Grâce à l’audit réalisé en amont, vous aller pouvoir répartir les documents selon des critères précis : par typologie de document, par service, par durée légale de conservation, par fréquence de consultation…
  • La seconde étape concerne le classement des documents. Il s’agit de ranger les documents dans un plan de classement bien défini par métier (RH, comptabilité-finance…) et par typologie de documents (factures, contrats, bulletins de salaires…), de les archiver en fonction de leur durée légale de conservation…
  • Et enfin, la destruction pour les documents existants en doublon, dont l’utilité n’est plus avérée ou encore dont les délais de conservation légale sont dépassés. Lors de la destruction des archives, favoriser le recyclage du papier pour conserver une démarche éco-responsable.

Après la démarche :

  • Gérer le traitement des déchets.
  • S’occuper du nettoyage, de la désinfection et du réaménagement des espaces libres suite à cette opération.
  • Faire appel à un tiers archiveur pour l’externalisation des archives (archives intermédiaires, dossiers vivants ou archives sensibles).