Comment mettre en place une numérisation de documents ?

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Beaucoup d’entreprises se demandent comment mettre en œuvre la numérisation de documents. Nous vous proposons une méthodologie en 4 points clés afin de maîtriser votre projet de numérisation de documents.

Définir votre stratégie de numérisation

Numériser des documents papier implique une réflexion en amont afin de bien cadrer le projet : quels documents souhaitez-vous numériser, et dans quels objectifs ? La solution à mettre en œuvre sera différente selon les usages de vos documents, votre organisation interne, les moyens dont vous disposez et vos enjeux spécifiques. Cela passe par l’analyse de vos dossiers et des modes de fonctionnement de vos collaborateurs au quotidien afin de bien comprendre les besoins. L’analyse d’un échantillon de documents vous permettra d’identifier précisément le travail à réaliser : tri, préparation physique, destruction… et d’estimer le budget et les moyens à déployer pour mener à bien votre opération.

La numérisation de documents en images…

Découvrez en images comment la numérisation peut vous aider à optimiser la gestion de vos documents

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Déployer les moyens techniques et humains nécessaires à la numérisation des documents

Numériser des documents nécessite des scanners, mais aussi des outils de capture (LAD, RAD, OCR…) afin d’extraire automatiquement les métadonnées de vos documents.

Ces dernières serviront d’index pour identifier vos documents, permettre de les classer et de les retrouver facilement lors d’une consultation. Ces outils logiciels peuvent être intégrés directement dans une GED ou indépendant. Une intervention humaine, appelée vidéocodage, permet de corriger manuellement les erreurs repérées. Enfin, un contrôle qualité est indispensable afin de valider la conformité du lot produit.

comment mettre en place un projet de numerisation

Bien archiver les documents numériques et physiques

Une fois la phase de numérisation terminée, vous devez reconditionner vos dossiers papier et les préserver. Vous pouvez par exemple opter pour l’externalisation de l’archivage de vos documents auprès d’un prestataire spécialisé. Quant à vos copies numériques, vous pouvez les intégrer à une GED ou dans vos SI métiers (SIRH, ERP, CRM…) ou les héberger en ligne afin de permettre leur accès.

La question de la destruction des documents après numérisation

Il est possible de détruire les documents originaux papier dans le cadre de la mise en œuvre d’un process spécifique de numérisation fidèle, qui permet de constituer des copies numériques fiables. Dans ce cas, les documents doivent être archivés dans un système d’archivage électronique à vocation probatoire, lui-même connecté à la GED pour faciliter l’exploitation de l’information.

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