Comment mettre en place une numérisation de documents ?

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Numériser des documents papier implique une réflexion en amont afin de bien cadrer le projet : quels documents souhaitez-vous numériser, et dans quels objectifs ? La solution à mettre en œuvre sera différente selon les usages de vos documents, votre organisation interne, les moyens dont vous disposez et vos enjeux spécifiques. Cela passe par l’analyse de vos dossiers et des modes de fonctionnement de vos collaborateurs au quotidien afin de bien comprendre les besoins. L’analyse d’un échantillon de documents vous permettra d’identifier précisément le travail à réaliser : tri, préparation physique, destruction… et d’estimer le budget et les moyens à déployer pour mener à bien votre opération.

Numériser des documents nécessite des scanners, mais aussi des outils de capture (LAD, RAD, OCR…) afin d’extraire automatiquement les métadonnées de vos documents.

Ces dernières serviront d’index pour identifier vos documents, permettre de les classer et de les retrouver facilement lors d’une consultation. Ces outils logiciels peuvent être intégrés directement dans une GED ou indépendant. Une intervention humaine, appelée vidéocodage, permet de corriger manuellement les erreurs repérées. Enfin, un contrôle qualité est indispensable afin de valider la conformité du lot produit.

Il est possible de détruire les documents originaux papier dans le cadre de la mise en œuvre d’un process spécifique de numérisation fidèle, qui permet de constituer des copies numériques fiables. Dans ce cas, les documents doivent être archivés dans un système d’archivage électronique à vocation probatoire, lui-même connecté à la GED pour faciliter l’exploitation de l’information.