Par « archives », nous entendons généralement des documents au format papier.
Cependant l’essor des nouvelles technologies et la transformation digitale des entreprises modifient la donne et marque l’apparition de dossiers hybrides, comprenant à la fois des documents au format papier et d’autres au format électronique.
Avec la transition numérique des entreprises, que vous soyez une TPE, une PME ou bien encore une entreprise du CAC 40, nous observons depuis quelques années une très nette explosion du volume de documents numériques. Il peut s’agir :
Le fait qu’aujourd’hui certains de ces documents soient sensibles pour votre entreprise et qu’ils n’existent et circulent que sous forme numérique rend la problématique de l’archivage électronique incontournable.
Souvent confondu avec la GED (Gestion Electronique des Documents) ou la sauvegarde informatique, l’archivage électronique est un projet en tant que tel qui doit prendre en compte plusieurs questions :
Encore flou il y a quelques années, l’environnement légal de la transformation digitale des sociétés se structure afin d’intégrer le développement de l’électronique aux pratiques de la gestion d’archives. Ainsi la loi du 13 mars 2000 confère désormais au document électronique la même valeur qu’au document papier et la norme NF Z 42-013 (numérisation de documents à vocation probatoire et archivage électronique) fixe les règles à suivre pour maintenir cette valeur probatoire.
GED et archivage électronique : concurrents ou complémentaires ?