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Par « archives », nous entendons généralement des documents au format papier.
Cependant l’essor des nouvelles technologies et la transformation digitale des entreprises modifient la donne et marque l’apparition de dossiers hybrides, comprenant à la fois des documents au format papier et d’autres au format électronique.
Transformation digitale : Les archives électroniques deviennent inéluctables
Avec la transition numérique des entreprises, que vous soyez une TPE, une PME ou bien encore une entreprise du CAC 40, nous observons depuis quelques années une très nette explosion du volume de documents numériques. Il peut s’agir :
- de documents issus de la numérisation de documents originaux papier,
- de la dématérialisation de vos processus (dématérialisation factures clients, dématérialisation dossiers RH…)
- mais aussi de plus en plus de documents électroniques natifs (factures, bulletins de paye, e-mails…).
Le fait qu’aujourd’hui certains de ces documents soient sensibles pour votre entreprise et qu’ils n’existent et circulent que sous forme numérique rend la problématique de l’archivage électronique incontournable.
Souvent confondu avec la GED (Gestion Electronique des Documents) ou la sauvegarde informatique, l’archivage électronique est un projet en tant que tel qui doit prendre en compte plusieurs questions :
- Quel original conserver ?
- Quel mode de traitement et de conservation choisir : coffre-fort numérique, hébergement sécurisé ou système d’archivage électronique à vocation probatoire ?
- Quelle durée d’archivage des documents ?
- Comment protéger vos documents sensibles ou à vocation probatoire ?
- Comment organiser la gestion de vos dossiers hybrides : archives papier et archives électroniques ?
- Quel logiciel d’archivage mettre en place ?
- Comment assurer la complétude de vos dossiers ?
- Comment organiser les données d’indexation de vos documents ?
- Comment intégrer vos systèmes d’information en place ?
Encore flou il y a quelques années, l’environnement légal de la transformation digitale des sociétés se structure afin d’intégrer le développement de l’électronique aux pratiques de la gestion d’archives. Ainsi la loi du 13 mars 2000 confère désormais au document électronique la même valeur qu’au document papier et la norme NF Z 42-013 (numérisation de documents à vocation probatoire et archivage électronique) fixe les règles à suivre pour maintenir cette valeur probatoire.
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Archivage Electronique, Sauvegarde Informatique et GED : quelles différences ?
- L’archivage électronique s’inscrit dans une démarche sur la durée. Il sécurise les documents (par exemple dans un système d’archivage électronique adapté aux documents à vocation probatoire) et les données et rend la modification de ces archives électroniques impossible afin d’assurer leur conformité, et permet enfin leur exploitation au quotidien
- La sauvegarde informatique consiste à dupliquer les données d’un système informatique à un instant T, afin de les sécuriser et de restaurer le système en cas de sinistre. Démarche de court terme, elle ne garantit pas de pouvoir ré-exploiter les données si l’environnement d’origine n’existe plus.
- La GED (Gestion Electronique de Documents) permet d’acquérir, de classer et de stocker des documents électroniques vivants. Elle n’intègre ni leur valeur probante, ni leur cycle de vie, mais facilite leur exploitation et leur organisation via un système de workflows
GED et archivage électronique : concurrents ou complémentaires ?