Pourquoi mettre en place une Gestion Électronique des Documents ?

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La Gestion Électronique des Documents (GED) est un procédé dont le but est d’organiser et de gérer l’ensemble des documents, physiques et numériques, d’une entreprise. De plus en plus de sociétés ont recours à ce système pour organiser et faciliter le traitement de leurs données. Pour quelle raison devriez-vous également franchir le pas ? Focus sur les avantages d’une solution de GED.

GED : un contexte favorable

Une étude de Loudhouse en 2016 a montré que le volume de contenus numériques sera multiplié par 50 d’ici 2020. En ajoutant à cela l’accumulation de documents papier, les entreprises sont nécessairement confrontées à des volumes de données difficiles à gérer. Ainsi, on estime aujourd’hui qu’un collaborateur passe en moyenne 20 à 40 % de son temps à rechercher ou traiter des documents.

De plus, le contexte règlementaire encourage la dématérialisation du contenu. Par exemple, la loi El Khomri a généralisé le bulletin de paie dématérialisé, et la loi Macron impose des factures numériques entre l’État et ses fournisseurs. Toutes les conditions sont donc réunies pour une gestion électronique de documents professionnels.

les bénéfices de la GED

Les bénéfices de la GED

Mettre en place une solution de GED va vous permettre notamment de centraliser et d’organiser les différents types de documents que vous possédez. Vous pourrez ensuite y accéder via un logiciel de GED adapté à vos besoins. Ce procédé vous permet également d’automatiser vos processus métiers, de favoriser le travail collaboratif et d’assurer la sécurité et la traçabilité de vos données.

Par conséquent, les avantages sont multiples pour votre organisation. Premièrement, la mise en œuvre d’une telle solution signifiera un gain de temps pour vos collaborateurs : au moment de la création et du classement du document, mais aussi pour sa recherche. Deuxièmement, la GED renforcera l’efficacité de votre traitement documentaire, en assurant un suivi rigoureux de la conformité et du cycle de vie de vos fichiers. Enfin, la collaboration de vos équipes sera facilitée, grâce à un outil informatique simple d’utilisation et un contrôle des accès aux documents aisément administrables.

Comment réussir son projet de GED ?

Pour assurer le succès de votre projet de GED, vous devez prendre en compte l’ensemble des besoins de votre entreprise quant à votre gestion documentaire. Souhaitez-vous une approche spécifique par métier ou transverse à votre organisation ? Quelle solution sera la plus adaptée à vos processus ? Comment impliquer vos équipes ?

Pour mener à bien cette évolution, faites-vous accompagner par un expert du domaine. LOCARCHIVES, spécialiste de la gestion et du stockage des documents, vous propose plusieurs offres pour vous aider à mettre en œuvre le projet de GED qui vous correspond.