Pourquoi mener la dématérialisation de vos processus RH ?

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Comme tous les services de l’entreprise, les Ressources Humaines sont soumises à de fortes contraintes et doivent gagner en efficacité.

La dématérialisation des processus RH : une opportunité pour le service du Personnel ?

Pour mener à bien son cœur de métier, c’est-à-dire recruter et fidéliser les collaborateurs, le service Ressources Humaines consacre un part importante de son temps à des tâches administratives liées à la gestion documentaire et de l’information.

Recrutement, embauche (contrat de travail), processus onboarding, gestion quotidienne (paie, demandes de congés, notes de frais, formation, maladie, informations diverses…), rupture du contrat… tous les événements du parcours d’un collaborateur au sein de l’entreprise implique la gestion de nombreux documents et informations associés.

  • Comment collecter les informations et les documents nécessaires lors de l’embauche d’un nouveau collaborateur ? Comment s’assurer de ne rien avoir oublié ?
  • Comment gérer efficacement les dates de fin de période d’essai ou de visite médicale ?
  • Comment simplifier la validation des congés, des notes de frais ? Comment diffuser rapidement certaines informations à tout le personnel ?
  • Comment diffuser rapidement certaines informations à tout le personnel ?

Découvrez notre solution « dématérialisation des dossiers du personnel »

La dématérialisation des processus RH répond à ces enjeux en permettant d’automatiser la plupart de ces tâches afin de gagner en efficacité et en fiabilité… et de façon intégrée au SIRH en place. Tout le monde gagne à s’affranchir des documents papier, les RH comme les collaborateurs de l’entreprise !
Plusieurs études (1) mettent en avant 3 bénéfices principaux de la transformation digitale pour les Ressources Humaines :

  • Plus de rendement : amélioration de 76 % de l’accès à l’information
  • Plus d’innovation : augmentation de 69 % des services apportés aux salariés Plus de motivation : hausse de 71 % des capacités de fidélisation et de recrutement du personnel
  • Plus de motivation : hausse de 71 % des capacités de fidélisation et de recrutement du personnel

Sans compter que le contexte réglementaire est largement favorable à la dématérialisation des documents RH. Ainsi depuis le 1er janvier 2017 la loi El Khomri autorise les entreprises à passer aux bulletins de paye dématérialisés, sauf désaccord du salarié. Découvrez comment Ergalis économise 100 K€ par an grâce à la dématérialisation de la paie

(1) Source Camana Conseil et Coleman Parkes

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Quels bénéfices attendre d’un projet de dématérialisation des processus RH ?

1. Optimisez vos processus RH !

L’ensemble de vos dossiers et documents, électroniques et papier, sont regroupés dans une base unique et centralisée, accessible facilement en ligne par vos collaborateurs. En automatisant les principales tâches administratives de votre service grâce à des workflows, coûteuses en temps passé et peu valorisantes pour vos collaborateurs RH, vous gagnez en efficacité. Vos salariés peuvent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée… un élément important pour leur motivation !

Prenons l’exemple de la dématérialisation des bulletins de paie : la diffusion des bulletins de paye au format électronique s’effectue d’un simple clic, alors que leur envoi postal nécessite de les imprimer, les mettre sous pli et les déposer à la Poste… et de payer les coûts d’affranchissement. Le gain de temps est indéniable, la réduction des coûts aussi… sans compter que vous n’avez aucune certitude quant à la bonne réception du document par le salarié.

2. Maîtrisez les risques de votre activité RH !

La mise en œuvre de la dématérialisation permet également de sécuriser vos documents et données, et d’en préserver la confidentialité. Un critère essentiel pour la fonction RH !

En effet, vous définissez pour chaque collaborateur ses droits d’accès personnalisés : quels sont les documents qu’il peut rechercher, consulter et partager ? Vous pouvez ainsi réserver l’accès aux documents très sensibles (cadres dirigeants par exemple) à une partie de votre équipe.

En automatisant l’archivage des documents à valeur probante (contrats et avenants, bulletins de paie, objectifs annuels…), vous respectez vos contraintes légales en matière de conservation des documents RH et êtes sûrs de disposer du document en cas de besoin.

3. Dynamisez l’image de votre entreprise

A l’heure de la transformation digitale, mettre à disposition de vos salariés des outils modernes participe activement à leur confort de travail au quotidien et constitue un réel facteur d’attractivité lorsqu’il s’agit de recruter des nouveaux talents.

Téléchargez la documentation « Dématérialisation des dossiers RH »