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La mise en place d’un workflow fait partie intégrante d’une stratégie de dématérialisation des processus de l’entreprise. En automatisant la réalisation de certaines tâches courantes habituellement réalisées manuellement, vous optimisez considérablement votre organisation tout en simplifiant le travail de vos collaborateurs.
Automatisation des tâches et workflows
Les tâches pouvant être gérées de manière automatiques grâce à un système de workflow sont nombreuses. Qu’il s’agisse d’attribuer une tâche, de valider une demande, d’envoyer une notification ou une relance, de collecter des informations… quasiment tous les processus de l’entreprise peuvent être optimisés.
Voici quelques exemples de workflow parmi les plus fréquents :
– Gestion des demandes de congés, des notes de frais…
– Intégration d’un nouveau collaborateur
– Validation des factures fournisseurs
– Ouverture d’un compte client
– Traitement des réclamations clients
– Création d’un dossier de sinistre
– Assignation d’une tâche à un collaborateur, routage vers un autre collaborateur en cas d’absence
– Relance automatique en cas de dépassement du délai initial
– Recueil d’informations via des formulaires
– …
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Quels sont les bénéfices liés aux workflows et à l’automatisation des processus ?
Fluidité, productivité et fiabilité sont les principaux axes d’optimisation offerts par un workflow.
En automatisant un processus dans le cadre de la gestion électronique des documents, vous réduisez les risques d’erreurs de traitement liés à une intervention humaine, par exemple lors de la saisie de données, l’envoi à un mauvais destinataire… sans parler de la perte d’un document, ou de l’oubli pur et simple de traiter la tâche en question ! Tous les scénarios sont prévus à l’avance.
En réduisant les temps de traitement, vous gagnez en agilité, êtes capables de tenir vos délais de paiement et êtes plus réactifs, à la plus grande satisfaction de vos correspondants : clients, fournisseurs, partenaires… sans oublier vos collaborateurs qui n’ont plus à traiter certaines tâches administratives indispensables mais répétitives et sans aucune valeur ajoutée.
La mise en place d’un workflow permet également d’harmoniser les pratiques de travail entre vos différents collaborateurs, et de piloter efficacement votre activité grâce à des indicateurs précis. A tout moment vous pouvez suivre l’avancement du processus, identifier les blocages éventuels et prioriser les actions correctives à mettre en œuvre. Ainsi, vous maîtrisez la continuité de vos processus, quelles que soient les circonstances.
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Pour aller plus loin :
Avis d’expert : GED, le workflow au service de l’automatisation de vos processus