Pourquoi optimiser votre process onboarding ?

La gestion électronique des documents ou GED
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En matière de ressources humaines, il est important de faire bonne impression, et cela dès le début ! Une fois le recrutement finalisé, l’accueil d’un nouveau collaborateur est la première étape de sa vie dans l’entreprise.

Pourquoi optimiser votre process onboarding ?

L’intégration d’un nouveau salarié est un élément essentiel dans de votre stratégie RH, qui mobilise des ressources et du temps.

Un nouvel embauché bien reçu se sent vraiment attendu et est opérationnel rapidement, ce qui contribue à sa motivation… sans compter qu’il sera aussi moins susceptible de quitter l’entreprise de manière anticipée. Enfin, soigner l’intégration vous permet de véhiculer une bonne image de l’entreprise, ce qui peut vous permettre d’améliorer votre marque employeur et de réduire le turnover, si coûteux pour les entreprises.

Process onboarding : qui est concerné ?

Le service Ressources Humaines est bien évidemment au centre de l’intégration des collaborateurs. A lui toute la partie administrative : recueil de documents et d’informations, transmission de documents (mutuelle, règlement interne…), informations diverses sur les aspects juridiques, sociaux…

Le process d’intégration est transverse à l’entreprise, c’est pourquoi les RH ne peuvent pas fonctionner seules. Les services généraux préparent le poste de travail, le badge du salarié… les SI mettent à disposition les moyens informatiques, créent les accès, les adresses emails… et le service dans lequel le salarié va travailler doit s’organiser, préparer des dossiers…

analyse de l'organisation documentaire

Automatiser le process onboarding pour gagner en efficacité !

L’organisation d’un parcours d’intégration est importante mais ne fait pas tout ! L’automatisation de l’onboarding vous permet de planifier les tâches à réaliser dès la confirmation de l’embauche, et de coordonner leur avancement afin que tout soit prêt le jour J. Finis les oublis et le salarié qui n’a toujours pas de poste de travail plusieurs jours après son arrivée ! Vous pouvez notamment :

  • Notifier l’arrivée d’un nouveau salarié aux collaborateurs concernés et leur transférer les documents (rib…) et informations nécessaires (identité, date de naissance…) en les ayant saisies une seule fois dans un formulaire
  • Affecter les tâches à réaliser aux différents services responsables (informatique…) et prévoir un délai permettant de vérifier que la tâche est finalisée
  • Prévoir des relances automatiques en cas de retard
  • Transférer une tâche à un autre collaborateur en cas d’absence
  • Planifier les rendez-vous d’intégration dans les calendriers des différents acteurs…

Résultat : le nouveau collaborateur trouve son poste de travail équipé, dispose des accès pour démarrer ses applications… et peut commencer à travailler instantanément.