La gestion électronique des documents ou GED

Pourquoi optimiser votre process onboarding ?

> conseil > ged

En matière de ressources humaines, il est important de faire bonne impression, et cela dès le début ! Une fois le recrutement finalisé, l’accueil d’un nouveau collaborateur est la première étape de sa vie dans l’entreprise.

Pourquoi optimiser votre process onboarding ?

L’intégration d’un nouveau salarié est un élément essentiel dans de votre stratégie RH, qui mobilise des ressources et du temps.

Un nouvel embauché bien reçu se sent vraiment attendu et est opérationnel rapidement, ce qui contribue à sa motivation… sans compter qu’il sera aussi moins susceptible de quitter l’entreprise de manière anticipée. Enfin, soigner l’intégration vous permet de véhiculer une bonne image de l’entreprise, ce qui peut vous permettre d’améliorer votre marque employeur et de réduire le turnover, si coûteux pour les entreprises.

Téléchargez le livre blanc « RH : dématérialisez pour gagner en performance »

Process onboarding : qui est concerné ?

Le service Ressources Humaines est bien évidemment au centre de l’intégration des collaborateurs. A lui toute la partie administrative : recueil de documents et d’informations, transmission de documents (mutuelle, règlement interne…), informations diverses sur les aspects juridiques, sociaux…

Le process d’intégration est transverse à l’entreprise, c’est pourquoi les RH ne peuvent pas fonctionner seules. Les services généraux préparent le poste de travail, le badge du salarié… les SI mettent à disposition les moyens informatiques, créent les accès, les adresses emails… et le service dans lequel le salarié va travailler doit s’organiser, préparer des dossiers…

analyse de l'organisation documentaire

Automatiser le process onboarding pour gagner en efficacité !

L’organisation d’un parcours d’intégration est importante mais ne fait pas tout ! L’automatisation de l’onboarding vous permet de planifier les tâches à réaliser dès la confirmation de l’embauche, et de coordonner leur avancement afin que tout soit prêt le jour J. Finis les oublis et le salarié qui n’a toujours pas de poste de travail plusieurs jours après son arrivée ! Vous pouvez notamment :

  • Notifier l’arrivée d’un nouveau salarié aux collaborateurs concernés et leur transférer les documents (rib…) et informations nécessaires (identité, date de naissance…) en les ayant saisies une seule fois dans un formulaire
  • Affecter les tâches à réaliser aux différents services responsables (informatique…) et prévoir un délai permettant de vérifier que la tâche est finalisée
  • Prévoir des relances automatiques en cas de retard
  • Transférer une tâche à un autre collaborateur en cas d’absence
  • Planifier les rendez-vous d’intégration dans les calendriers des différents acteurs…

Résultat : le nouveau collaborateur trouve son poste de travail équipé, dispose des accès pour démarrer ses applications… et peut commencer à travailler instantanément.

Découvrez nos actualités thématiques
Article-Archivage-Facile-Locarchives
20.09.2021

L’archivage physique se digitalise !

L’archivage physique est ancré dans le quotidien des entreprises qui doivent conserver, entre 1 à 30 ans, une multitude de documents nécessaires au bon fonctionnement de leurs activités. Toutefois, leur gestion de l’archivage physique est loin d’être optimum : manque de m2 pour stocker des archives papier dont la quantité augmente d’année en année, conservation […]

Voir plus
Certification XAM
27.07.2020

Le nouveau Système d’Archivage Electronique Xelians AM certifié par l'AFNOR !

Le SAE XAM certifié ! Notre nouveau système d’archivage électronique Xelians AM a été certifié conforme aux normes du secteur ISO 14641, en qualité de tiers archiveur, (version de juin 2018) et NF Z 42-013 (version de mars 2009) par l’AFNOR (Association française de normalisation) le 20/07/2020. Cette certification garantit la fidélité, l’intégrité, la pérennité et […]

Voir plus
transformation digitale
26.06.2019

Qu'est-ce que le programme VITAM ?

Le programme VITAM (Valeurs immatérielles transmises aux archives pour mémoire) est issu d’une collaboration étroite entre les ministères des Affaires étrangères et européennes, des Armées et de la Culture dans l’objectif de répondre à l’enjeu de l’archivage numérique. Ce programme vise à développer une solution logicielle d’archivage numérique. Conçue pour les services de l’administration afin […]

Voir plus
ma santé 2022 hop en numerique
26.06.2019

Ma Santé 2022 & Hop’En : le virage numérique du système de santé français

Le 16 juillet 2019, l’Assemblée Nationale a adopté un nouveau projet de loi, Ma Santé 2022, porté par le Ministère des Solidarités et de la Santé visant à transformer en profondeur le système de santé. Hop’En (pour Hôpital Numérique Ouvert sur son Environnement) constitue le volet numérique de Ma Santé 2022. Son objectif est d’accélérer […]

Voir plus