Qu'est-ce que la numérisation de documents ?

La numérisation en vue de la dématérialisation
> archivage-numerique > ged > numerisation

La numérisation consiste à créer, à partir d’un document original au format papier, une copie numérique qui sera accessible et exploitable en ligne. Premier pas vers la transformation digitale, la numérisation de documents permet d’optimiser la gestion documentaire, en facilitant leur recherche et leur accès aux différents utilisateurs, tout en renforçant leur sécurité.

Numériser des documents est un processus complet qui nécessite la mise en œuvre de moyens matériels, logiciels et humains. Revue de détails…

Voir l’animation « La numérisation, premier pas vers votre transformation digitale »

Phase 1 : préparation des documents

Une fois dans le centre de numérisation, vos documents sont triés, puis les trombones, agrafes… sont otés afin de permettre le traitement des documents par les scanners.

Phase 2 : numérisation des documents

Si vous faites appel à un prestataire spécialisé dans la numérisation, celui-ci prendra en charge vos documents pour les transporter vers son centre de numérisation. Si vous avez besoin d’accéder aux documents dans le cadre votre activité, il est possible de cadencer les enlèvements et de numériser par lots, afin que les copies numériques soient disponibles au plus vite en ligne. La numérisation sur site peut être envisagée, c’est-à-dire dans vos locaux, lorsque vos documents présentent un très haut niveau de confidentialité ou de sécurité.

Les documents sont scannés et traités avec des outils de capture :

  • LAD : Lecture Automatique des Documents
  • RAD : Reconnaissance Automatique des Documents
  • OCR : Reconnaissance Optique des Caractères

qui permettent d’extraire automatiquement des informations et/ou du contenu des documents. Ces informations sont utilisées comme métadonnées descriptives et facilitent la recherche d’un document dans une GED par exemple.

Une intervention humaine de vidéocodage est nécessaire afin de corriger manuellement les éventuelles erreurs. Enfin, un contrôle qualité sur un échantillon représentatif permet de valider définitivement le lot numérisé et d’autoriser la mise en ligne des images numériques.

A noter qu’il existe plusieurs types de scanners (scanners à plat…) adaptés au support des documents à numériser : documents et dossiers tous formats, plans, livres, magazines… et autres supports reliés.

Pour vos documents très sensibles ou engageants, il peut être utile de recourir à la numérisation fiable, qui permet de produire des copies fidèles de vos documents originaux papier, puis de les archiver dans un SAE afin de préserver leur vocation probatoire. Ce processus spécifique permet, dans certaines conditions, de détruire les originaux papier.

Lire le livre blanc « Numérisation fidèle et destruction des originaux »

Phase 3 : restitution des copies numériques et archivage des documents

Les dossiers sont reconstitués à l’identique puis archivés, soit en interne dans l’entreprise, soit auprès d’un tiers archiveur. En fonction de l’usage et des outils disponibles, les documents numériques peuvent être intégrés dans un SI métier (SIRH, ERP, CRM…) ou une GED, hébergés ou archivés dans un système d’archivage électronique à vocation probatoire.

Téléchargez notre documentation numérisation

Un projet ? Demandez votre devis
Découvrez nos actualités thématiques
11.12.2018

La destruction des archives à l'heure du RGPD : entre performance et conformité

La destruction des archives fait partie du sort final, dernière étape du cycle de vie des archives. Souvent négligée, elle…

Voir plus
Coffre fort numérique
22.11.2018

Le coffre-fort numérique au cœur de la dématérialisation du bulletin de paie

Un contexte légal favorable La loi El Khomri du 1er janvier 2017, permet aux employeurs de remettre à leurs salariés…

Voir plus
28.09.2018

Une édition spéciale de GPO Magazine à ne pas manquer !

Découvrez cette édition spéciale autour du digital ! A travers cette édition spéciale de GPO Magazine, découvrez les mesures mises…

Voir plus
BPO
17.09.2018

Business Process Outsourcing : quels cas d’usage ?

Le BPO permet à vos équipes de s’affranchir des tâches administratives pour se recentrer sur votre cœur de métier, afin…

Voir plus
Les sites du Groupe ARCHIVECO