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La numérisation consiste à créer, à partir d’un document original au format papier, une copie numérique qui sera accessible et exploitable en ligne. Premier pas vers la transformation digitale, la numérisation de documents permet d’optimiser la gestion documentaire, en facilitant leur recherche et leur accès aux différents utilisateurs, tout en renforçant leur sécurité.
Numériser des documents est un processus complet qui nécessite la mise en œuvre de moyens matériels, logiciels et humains. Revue de détails…
Voir l’animation « La numérisation, premier pas vers votre transformation digitale »
Phase 1 : préparation des documents
Une fois dans le centre de numérisation, vos documents sont triés, puis les trombones, agrafes… sont otés afin de permettre le traitement des documents par les scanners.
Phase 2 : numérisation des documents
Si vous faites appel à un prestataire spécialisé dans la numérisation, celui-ci prendra en charge vos documents pour les transporter vers son centre de numérisation. Si vous avez besoin d’accéder aux documents dans le cadre votre activité, il est possible de cadencer les enlèvements et de numériser par lots, afin que les copies numériques soient disponibles au plus vite en ligne. La numérisation sur site peut être envisagée, c’est-à-dire dans vos locaux, lorsque vos documents présentent un très haut niveau de confidentialité ou de sécurité.
Les documents sont scannés et traités avec des outils de capture :
- LAD : Lecture Automatique des Documents
- RAD : Reconnaissance Automatique des Documents
- OCR : Reconnaissance Optique des Caractères
qui permettent d’extraire automatiquement des informations et/ou du contenu des documents. Ces informations sont utilisées comme métadonnées descriptives et facilitent la recherche d’un document dans une GED par exemple.
Une intervention humaine de vidéocodage est nécessaire afin de corriger manuellement les éventuelles erreurs. Enfin, un contrôle qualité sur un échantillon représentatif permet de valider définitivement le lot numérisé et d’autoriser la mise en ligne des images numériques.
A noter qu’il existe plusieurs types de scanners (scanners à plat…) adaptés au support des documents à numériser : documents et dossiers tous formats, plans, livres, magazines… et autres supports reliés.
Pour vos documents très sensibles ou engageants, il peut être utile de recourir à la numérisation fiable, qui permet de produire des copies fidèles de vos documents originaux papier, puis de les archiver dans un SAE afin de préserver leur vocation probatoire. Ce processus spécifique permet, dans certaines conditions, de détruire les originaux papier.
Lire le livre blanc « Numérisation fidèle et destruction des originaux »
Phase 3 : restitution des copies numériques et archivage des documents
Les dossiers sont reconstitués à l’identique puis archivés, soit en interne dans l’entreprise, soit auprès d’un tiers archiveur. En fonction de l’usage et des outils disponibles, les documents numériques peuvent être intégrés dans un SI métier (SIRH, ERP, CRM…) ou une GED, hébergés ou archivés dans un système d’archivage électronique à vocation probatoire.
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