Qu'est-ce que la numérisation fidèle ?

La numérisation en vue de la dématérialisation
> numerisation

Après le nouvel article 1379 du code civil (1er février 2016) précisant que « la copie fiable dispose de la même force probante que l’original » et le décret relatif à la fiabilité des copies (5 décembre 2016) sur les « conditions à respecter pour une copie numérique fiable », la norme NF Z 42-026 sur la numérisation fiable ou fidèle fait son apparition. Une avant-dernière brique à l’édifice de confiance qui sera normalement complétée en fin d’année 2017 par une certification « copie conforme » avant d’envisager la destruction des originaux papiers. Mais donc qu’est-ce que la numérisation fiable / fidèle ? Et surtout, comment mettre en œuvre une stratégie efficace et intégrée de numérisation mais aussi d’archivage numérique afin de maîtriser vos risques ?

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Vers la destruction des originaux papiers ?

Il convient de prendre en considération plusieurs critères pour arbitrer cette grande problématique.

D’une part, la nature des documents originaux, leur délai de conservation et l’analyse du risque doivent être pris en compte, puis il faut déterminer s’il s’agit bien d’originaux. Par exemple, pour un contrat d’un montant très élevé, il est conseillé de conserver à la fois l’original papier et également la copie numérique durant toute la durée de conservation du document. L’objectif étant de diversifier les risques. A la différence, une fois la numérisation effectuée, la copie papier d’une simple pièce justificative pourra quant à elle être détruite. Une destruction du papier n’est donc pas toujours possible. Détruire, oui pourquoi pas, puisque désormais le droit l’autorise mais cette stratégie doit être contrôlée et ainsi faire l’objet d’une solide analyse associée à une évaluation des coûts intégrés sur toute la durée de conservation.

D’autre part, comme le définit la norme NF Z 42-026, mettre en place un dispositif de numérisation fiable intégrant la préservation de l’intégrité après la numérisation, implique obligatoirement de définir les paramètres optimums de numérisation, d’établir les conditions techniques de la fiabilité, de veiller à la traçabilité complète de chacune des opérations lors du processus de numérisation et enfin de pérenniser les copies numériques dans un véritable Système d’Archivage Électronique à vocation probatoire.

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Faites le point sur ce sujet d’actualité et découvrez :

  • qu’est-ce qu’une copie fiable, quels sont ses enjeux ?
  • comment déployer la numérisation fidèle ?
  • la destruction des originaux papier est-elle possible ?
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Une nouvelle pratique, de nouvelles perspectives pour les entreprises ?

Aujourd’hui, la plupart des documents papier sont produits à partir d’une source numérique (outil de traitement de texte, base de données…) et ensuite « imprimés » pour y ajouter une signature, un tampon… Par exemple, quand nous nous rendons dans une banque pour effectuer un dépôt en espèce, le guichetier saisie automatiquement toutes les informations et les données dans son ordinateur, imprime un bordereau récapitulatif, et nous le fait signer en deux exemplaires, un que pour que nous le conservions et un second qu’il numérise pour la banque.

C’est bien à ce besoin et ces enjeux qu’adresse la nouvelle norme NF Z42-026 sur la copie fiable. En effet, est-ce que la copie numérique que vient de réaliser le guichetier de ma banque a la même valeur juridique que l’original que j’ai signé ? La réponse est non, car rien ne prouve qu’il ne manque pas d’information ou que ce document numérique n’ait pas été falsifié avant ou après numérisation. Dans le cas d’une numérisation de documents « normale », cette copie réalisée par le banquier n’a donc pas le même poids juridique que l’original papier. La banque devra alors également conserver des milliards de documents papier à chaque fois qu’elle effectue cette opération. Cependant, si désormais la copie est réalisée dans des conditions dites « fiables » respectant la norme, et qu’elle est archivée dans un Système d’Archivage Électronique à vocation probatoire afin qu’elle ne puisse pas être falsifiée, alors cette copie aura la même « force juridique » que l’original papier.

Cette norme est adaptable au différents cas d’usage de la numérisation et notamment aux « usines à numériser professionnelles » mais également à la numérisation « au guichet » comme notre exemple ci-dessus.

Retrouvez le communiqué de l’AFNOR sur la norme NF Z 42-026