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La vocation d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) est de permettre la conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en cas de besoin.
Le Système d’Archivage Electronique prend en charge des archives, c’est-à-dire des documents dans leur version finalisée qui doivent être conservés selon les durées de conservation légales.
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L’objectif est de préserver la vocation probatoire des documents numériques archivés selon 5 axes :
- Pérennité : préserver le document et ses métadonnées pendant une durée définie, et mettre en œuvre tous les moyens permettant d’assurer sa lisibilité au fil des ans. Cela implique d’utiliser un format de fichier pérenne, et de réaliser des conversions régulières de formats ainsi que des migrations des supports de stockage.
- Intégrité : être en mesure de prouver qu’un document n’a pas été modifié depuis son versement dans le SAE. Pour cela sont mis en place le calcul d’empreinte, l’horodatage et la journalisation de l’ensemble des opérations réalisées. Les journaux sont eux-mêmes archivés et conservés aussi longtemps que les documents.
- Confidentialité : 2 dispositifs permettent de répondre à ce besoin :le cloisonnement logique et physique des documents
1/ le cloisonnement logique et physique des documents
2/ la gestion des habilitations, qui consiste à définir des droits d’accès personnalisés aux documents en fonction de leur sensibilité. Par exemple seul le service Ressources Humaines accède aux dossiers du personnel, et l’accès aux dossiers des dirigeants est restreint à certains collaborateurs RH.
Pour les entreprises françaises, il est recommandé de recourir à un service localisé en France et soumis à la législation française sur la protection et la confidentialité des données.
- Disponibilité : les documents archivés doivent être accessibles et exploitables par les utilisateurs du dispositif. L’indexation des documents et leur classement dans une arborescence structurée facilite les recherches par les utilisateurs, soit à partir de leur logiciel métier, soit via une interface de gestion comme DEXTO.
- Réversibilité : l’entreprise doit pouvoir récupérer l’ensemble de ses documents, données et journaux de preuve en cas de changement de dispositif.
Le SAE est complémentaire à des outils de gestion des documents, comme une GED ou un applicatif métier (ERP, SIRH, CRM…), auquel il est directement connecté afin de recevoir les flux de documents à archiver. Il est recommandé de mettre en œuvre un SAE répondant aux exigences de la norme NF Z 42-013.
Pour aller plus loin :
Livre Blanc « En route vers l’archivage électronique »
Ce livre blanc signé LOCARCHIVES aborde les points suivants :
– Panorama et périmètre des solutions proposées par le marché : Cloud, archivage électronique, coffre-fort, GED…
– Les exigences à prendre en compte pour bien archiver les documents électroniques.