La vocation d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) est de permettre la conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en cas de besoin.
Le Système d’Archivage Electronique prend en charge des archives, c’est-à-dire des documents dans leur version finalisée qui doivent être conservés selon les durées de conservation légales.
1/ le cloisonnement logique et physique des documents
2/ la gestion des habilitations, qui consiste à définir des droits d’accès personnalisés aux documents en fonction de leur sensibilité. Par exemple seul le service Ressources Humaines accède aux dossiers du personnel, et l’accès aux dossiers des dirigeants est restreint à certains collaborateurs RH.
Pour les entreprises françaises, il est recommandé de recourir à un service localisé en France et soumis à la législation française sur la protection et la confidentialité des données.
Le SAE est complémentaire à des outils de gestion des documents, comme une GED ou un applicatif métier (ERP, SIRH, CRM…), auquel il est directement connecté afin de recevoir les flux de documents à archiver. Il est recommandé de mettre en œuvre un SAE répondant aux exigences de la norme NF Z 42-013.
Ce livre blanc signé LOCARCHIVES aborde les points suivants :
– Panorama et périmètre des solutions proposées par le marché : Cloud, archivage électronique, coffre-fort, GED…
– Les exigences à prendre en compte pour bien archiver les documents électroniques.
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