Qu'est-ce qu'une approche ECM ?

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Aujourd’hui, l’entreprise fait face à la multiplication des serveurs de fichiers, des bases de données documentaires, des sites web, des réseaux sociaux, des outils collaboratifs… Elle gère différents types d’informations, des contenus structurés venant de CMS (content management system) et des contenus non structurés tels que les e-mails, les contrats, les notes… Comment valoriser toutes ces informations et permettre un meilleur échange entre les collaborateurs de l’entreprise ?

La démarche ECM (Enterprise Content Management) propose une approche de la gestion de l’information en entreprise. Celle-ci est pilotée par essentiellement les usages de l’information plutôt que par l’organisation ou les outils. La mise en place de cette démarche doit permettre à l’entreprise d’améliorer la productivité des utilisateurs dans leur travail en mettant à leur disposition des outils collaboratifs pertinents ainsi que des pratiques métiers/usages optimisées. Cette optimisation des processus métiers et cette nouvelle gestion des flux de communication sont deux leviers clés pour l’ECM. Ils doivent mettre l’humain au centre des processus mais aussi permettre aux professionnels de l’information de conseiller, d’animer et d’anticiper les besoins des utilisateurs. En optant pour cette démarche, l’entreprise donne les clés nécessaires à ses salariés pour poursuivre son développement du travail collaboratif et de la transmission de l’information.

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Les principaux objectifs de l’Enterprise Content Management

L’objectif premier d’une approche ECM est la maîtrise du cycle de vie de l’information non structurée (Documents tertiaires, documents techniques, pages web…). Elle doit être mise en place dès la création de l’information (phase de capture ou d’édition du document) jusqu’à sa valorisation (publication sur des supports numériques comme le site internet ou l’intranet, partage entre collaborateurs…), son archivage et sa destruction finale.

Le second objectif de l’ECM est l’enregistrement des flux d’information entrants et sortants de diverses provenances (multicanal).

Le but de ces deux objectifs est de mettre en place une gouvernance complète de l’information afin de permettre notamment l’accompagnement des changements d’utilisation et des pratiques (Mise en place d’une solution de GED, d’un réseau social d’entreprise…).

GED et ECM, quelles différences ?

Beaucoup pensent que la Gestion Electronique des Documents (GED) et l’Enterprise Content Management (ECM) répondent aux mêmes enjeux. La GED s’intéresse principalement au traitement des documents numériques de l’entreprise. En clair, une solution GED aura pour objectif de classer les documents par pertinence en fonction des outils, des spécificités métiers, des spécificités techniques… L’ECM s’intéresse quant à lui principalement au Contenu de l’organisation. Ce système vise à faire converger un ensemble de technologies (GED, CMS – Content Management System, DAM – Digital Asset Management, Records Management, BPM – Business Process Management…) dans le but d’optimiser les processus d’organisation au sein de l’entreprise tout en répondant aux exigences des utilisateurs.

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Une approche qui a ses avantages…

L’ECM permet donc de se consacrer à l’ensemble de la gestion de l’information dans l’entreprise et de s’affranchir au maximum des problèmes techniques. Les bénéfices pour l’entreprise sont :

  • Une efficacité optimale du personnel et des différents métiers de l’entreprise
  • Une optimisation des coûts
  • La mise en place d’un environnement optimale pour la gestion de la relation client
  • Une réelle solution pour palier aux problèmes techniques métier
  • Plus d’intelligence collective et de travail collaboratif au service de l’entreprise

… Mais aussi quelques limites

Les freins humains au changement et aux transformations liées à l’utilisation de l’ECM sont les limites les plus courantes. La modification des habitudes de travail et des modes d’usages (plan de classement personnel, gestion des projets ou des clients…) en est un exemple concret.

Déployer une démarche ECM doit être préparé en amont. Cela nécessite une réelle sensibilisation des salariés et des formations pour les rassurer. Cette démarche peut demander de grands changements dans les habitudes et elle doit permettre à la société de briser toutes les résistances humaines présentes face au partage de l’information.

Au-delà de la possibilité de freins humains à la démarche de l’Enterprise Content Management, l’ambition de l’entreprise quant à ce changement et donc la forme que va prendre sa plateforme finalisée d’ECM peut là aussi engendrer des limitations. Par exemple, la restriction d’évolution de la plateforme au niveau des fonctionnalités, des outils ou encore des usages peut avoir de lourde conséquence par la suite.

Pour éviter que ces limites prennent formes durant votre projet ou après sa mise en place, vous pouvez faire le choix d’être accompagné par des experts. Découvrez nos solutions accompagnement.