Qu'est-ce qu'une archive ?

solution archiviste et records manager
> archivage-numerique > archivage-physique

Définir ce que sont les archives est un préalable indispensable à toute réflexion en matière d’archivage. Cela permet de définir le périmètre de votre projet : quels documents archiver, pourquoi et comment.

La loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 définit les archives comme « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».

Téléchargez la plaquette Locarchives

Différents supports pour les archives

Une archive peut donc prendre des formes très diverses, physiques ou électroniques : document ou dossier papier, fichier électronique, photographie, bande magnétique

Mais pour être recevable légalement, un document ne doit pas changer de support :

Différents modes d’utilisation

Le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 distingue 3 catégories d’archives:

  • Les archives courantes concernent l’ensemble des documents relatifs aux affaires en cours. Elles sont fréquemment consultées, font l’objet de mises à jour régulières et peuvent être intégrées à un processus de dématérialisation.
  • Les archives intermédiaires ne sont plus considérées comme courantes mais sont encore consultées ponctuellement. A ce titre, elles doivent être conservées durant toute leur durée légale de conservation afin de satisfaire aux obligations légales, puis faire l’objet d’une destruction.
  • Les archives définitives sont conservées sans limitation de durée, généralement pour des raisons patrimoniales ou historiques.
Téléchargez le livre blanc
« Numérisation fidèle et destruction des originaux papier »
Téléchargez le guide des durées de conservation des documents
Découvrez nos actualités thématiques
SAE et GED
02.05.2019

Les différences entre la GED et le SAE

Les SAE sont souvent confondus avec la GED. Retrouvez ci-dessous les différences et surtout les complémentarités de ces deux solutions…

Voir plus
11.12.2018

La destruction des archives à l'heure du RGPD : entre performance et conformité

La destruction des archives fait partie du sort final, dernière étape du cycle de vie des archives. Souvent négligée, elle…

Voir plus
Coffre fort numérique
22.11.2018

Le coffre-fort numérique au cœur de la dématérialisation du bulletin de paie

Un contexte légal favorable La loi El Khomri du 1er janvier 2017, permet aux employeurs de remettre à leurs salariés…

Voir plus
BPO
17.09.2018

Business Process Outsourcing : quels cas d’usage ?

Le BPO permet à vos équipes de s’affranchir des tâches administratives pour se recentrer sur votre cœur de métier, afin…

Voir plus
Les sites du Groupe ARCHIVECO