Définir ce que sont les archives est un préalable indispensable à toute réflexion en matière d’archivage. Cela permet de définir le périmètre de votre projet : quels documents archiver, pourquoi et comment.
La loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 définit les archives comme « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».
Une archive peut donc prendre des formes très diverses, physiques ou électroniques : document ou dossier papier, fichier électronique, photographie, bande magnétique…
Mais pour être recevable légalement, un document ne doit pas changer de support :
Le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 distingue 3 catégories d’archives:
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