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Définir ce que sont les archives est un préalable indispensable à toute réflexion en matière d’archivage. Cela permet de définir le périmètre de votre projet : quels documents archiver, pourquoi et comment.
La loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 définit les archives comme « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».
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Différents supports pour les archives
Une archive peut donc prendre des formes très diverses, physiques ou électroniques : document ou dossier papier, fichier électronique, photographie, bande magnétique…
Mais pour être recevable légalement, un document ne doit pas changer de support :
- Un document électronique natif doit être conservé sous forme numérique. C’est le cas des factures électroniques, des bulletins de paie numériques, des contrats bénéficiant de la signature électronique…
- Un document papier original doit être conservé sous forme papier (archivage physique). Toutefois, l’évolution du Code Civil en 2016 et la publication de la norme NF Z 42-026 sur la numérisation fidèle autorisent la constitution de copies numériques fidèles ayant la même vocation probatoire que le document papier. Sous certaines conditions, il est possible de détruire les originaux papier.
Différents modes d’utilisation
Le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 distingue 3 catégories d’archives:
- Les archives courantes concernent l’ensemble des documents relatifs aux affaires en cours. Elles sont fréquemment consultées, font l’objet de mises à jour régulières et peuvent être intégrées à un processus de dématérialisation.
- Les archives intermédiaires ne sont plus considérées comme courantes mais sont encore consultées ponctuellement. A ce titre, elles doivent être conservées durant toute leur durée légale de conservation afin de satisfaire aux obligations légales, puis faire l’objet d’une destruction.
- Les archives définitives sont conservées sans limitation de durée, généralement pour des raisons patrimoniales ou historiques.