Qu’est-ce qu’une métadonnée descriptive des archives ?

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Parmi les principaux objectifs de l’archivage figurent la préservation à long terme et la possibilité de consulter les documents en cas de besoin.

Pour cela il est nécessaire de décrire précisément chaque archive, physique ou numérique, à l’aide de métadonnées ou index. Cette indexation peut être réalisée manuellement ou automatiquement via des outils de capture. Elle permet de constituer une base de données, ou outil de recherche, qui décrit l’ensemble des documents et sera utilisée pour rechercher un document à partir de critères prédéfinis. Cette base de données peut être intégrée à une GED ou un logiciel de gestion d’archives.

Un choix important qui doit être réfléchi

Le choix des métadonnées descriptives doit être bien réfléchi afin de faciliter le travail des utilisateurs. Voici quelques exemples d’informations le plus souvent utilisées comme index pour les documents courants :

  • Facture fournisseur : nom du fournisseur, code, date de la facture
  • Dossier RH : nom et prénom du collaborateur, matricule, date d’entrée dans la société
  • Dossier patient : nom et prénom du patient, date de naissance, numéro de sécurité sociale

Un collaborateur peut rechercher un document à partir d’un ou plusieurs index. Par exemple, la facture d’un fournisseur X à une date précise, ou toutes ses factures pour une période donnée. De la qualité de l’indexation dépend la facilité de trouver rapidement un document.

Il est également possible d’indexer l’ensemble du contenu d’un document numérique afin de permettre les recherches plein texte, ce qui est utile quand il est nécessaire d’accéder à un contenu plus riche en complément des index. Enfin, les métadonnées permettent de gérer de manière fine la confidentialité des accès en fonction de la sensibilité des documents, afin d’autoriser ou de restreindre les accès à partir du logiciel de gestion d’archives.

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D’autres métadonnées sont aussi attachées à un document :

  • les métadonnées techniques permettent d’enregistrer les informations liées au cycle de vie d’un document numérique, et servent notamment à tracer toutes les opérations réalisées pour constituer les journaux de preuve
  • les métadonnées logistiques permettent de retrouver l’emplacement de stockage d’un document papier.

Ainsi, les métadonnées peuvent se retrouver dans une base de données, dans les index plein texte et dans le fichier de description du document pour les documents numériques. Dans la mesure où elles peuvent contenir des informations à caractère personnel, leur sécurité et leur confidentialité doivent être préservées au même titre que celle du document numérique lui-même.