Normes et réglementations

L’archivage est encadré par de nombreux textes législatifs et normatifs. Ces textes forment un environnement complexe et évolutif et orientent les réflexions de toute organisation en matière d’organisation documentaire et de gestion d’archives, physiques et / ou électroniques.

Principaux textes à prendre en compte en matière d’externalisation et d’archivage des documents :

DISPOSITIONS GENERALES :

  • Loi n°2008-561 du 17 juin 2008 : réforme de la prescription en matière civile
  • Code Civil :
    Articles 1927 à 1948 relatifs au dépôt
    Nouveaux articles 1365 à 1367 (insérés par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations) relatifs à la valeur juridique et force probante de l’écrit électronique.
    Nouveaux articles 1174 et 1175 (Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016) relatifs à la validité d’un contrat établi sous forme électronique.
    Nouvel article 1379 sur la présomption de fiabilité et de force probante des copies (Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016) complété par le Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016.
  • Règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques du 23 juillet 2014 (eIDAS) et ses actes d’exécution.
    Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
    Recommandation CNIL 2005-213 relative aux modalités d’archivage électronique, dans les entreprises, organismes ou établissements privés, de données à caractère personnel.
  • Textes législatifs et réglementaires applicables aux traitements des données à caractère personnel
  • Attention, réforme UE applicable à partir du 25 mai 2018 :
    Règlement général sur la protection des données n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016

PRINCIPALES NORMES METIER :

MAITRISE DES RISQUES LIES A L’EXTERNALISATION DE CERTAINES ACTIVITES

  • Arrêté du 3 novembre 2014 : contrôle interne des entreprises du secteur de la banque, des services de paiement et des services d’investissement, soumises au contrôle de l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution

numerisation legislation europeenne

Durées légales de conservation des documents d’entreprise

Appliquer les durées légales de conservation des documents est, pour l’entreprise, une première étape vers une gestion documentaire rationnelle et efficace.
En effet, le respect de ces contraintes vous permet de :

  • vous conformer au régime légal de la preuve
  • faciliter la gestion de votre activité au quotidien
  • optimiser vos coûts en détruisant les documents dont la durée de conservation est écoulée

Encore faut-il connaître la durée d’archivage applicable à chaque type de document. Qu’il s’agisse de documents comptables, des statuts de société ou des comptes annuels, des contrats d’acquisition de biens immobiliers, des documents liés aux ressources humaines (dossiers du personnel, bulletins de paye…), de l’archivage des dossiers médicaux… combien de temps devez-vous conserver les documents de votre entreprise ? 3, 5, 6, 10, 20, 30 ans ou de façon illimitée ? Comment vous conformer à vos obligations et appliquer cette durée légale de conservation des documents d’entreprise ?.

Pour connaître la durée légale de conservation des documents d’entreprise, téléchargez notre guide des durées de conservation. Vous y trouverez les durées légales d’archivage des principaux documents gérés par votre entreprise, les textes de référence applicables ainsi que nos préconisations.

A noter que plusieurs délais peuvent coexister pour une même typologie de documents. Les entreprises doivent apprécier les durées de conservation de leurs archives au regard d’éventuels évènements interruptifs ou suspensifs des délais de prescription applicables, d’éventuels délais de forclusion et d’autres prescriptions civiles et/ou pénales indirectement liées.
Il faut également tenir compte de :

  • la durée maximale de conservation (données à caractère personnel)
  • la durée d’effet d’un document
  • la durée de vie du support et la pérennité de ses conditions de conservation (maintenir la lisibilité des formats informatiques dans le temps).

Comment mettre en œuvre ces durées de conservation des documents dans votre entreprise ? 3 outils permettent de formaliser ces règles et facilitent leur application :

  • le plan de classement par activité recense l’ensemble des documents à archiver
  • la référentiel de conservation identifie, pour chaque document : la durée de conservation légale à appliquer, le support de conservation concerné (papier ou électronique…), les métadonnées utilisées pour indexer le document et les règles de gestion du cycle de vie (notamment pour la consultation et l’application du sort final)
  • les procédures d’archivage

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