Archivage électronique à vocation probatoire

Comme vos originaux papiers, certains documents numériques répondent à des exigences règlementaires spécifiques et ont une vocation probatoire : factures, contrats commerciaux, contrats de travail, bulletins de paie, brevets, baux… Ils doivent pouvoir être présentés comme preuves en cas de litige ou de contrôle de l’administration. Préserver leur intégrité est donc un enjeu majeur ! Notre système d’archivage électronique (SAE) à vocation probatoire répond à tous vos besoins : il associe l’ensemble des moyens requis (technologies, process, ressources…) pour prouver et préserver leur intégrité !

Archivage à vocation probatoire

Notre expertise à chaque étape

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Quels que soient les formats et sources des documents que vous nous confiez, ils sont capturés et intégrés dans notre système d’archivage électronique à vocation probatoire. Ils sont identifiés par une empreinte unique et horodatés pour permettre leur traçabilité. Pour chaque document, un journal de preuves est également constitué.

Accessibles à tout moment, vous les consultez quand vous le souhaitez via notre plateforme DEXTO. En gérant leur cycle de vie jusqu’au sort final, vous gardez ainsi la main sur l’exploitation de votre fonds documentaire.

Notre système est certifié NF Z 42-013 et permet une réversibilité des données, pour encore plus de fiabilité et de souplesse !

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Votre solution archivage électronique haute sécurité

Notre système d’archivage électronique à vocation probatoire intègre l’ensemble des infrastructures matérielles et logicielles indispensables au maintien de l’intégrité et de la pérennité de vos documents numériques. La confidentialité et la disponibilité en plus ! A tout moment, vous gérez vos documents en ligne avec le portail DEXTO : recherche, consultation, versement… Et ce, de façon entièrement sécurisée ! Explications en images…

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Des bénéfices immédiats

Une conformité maintenue dans le temps

  • Maintien de l’intégrité de vos documents
  • Respect des durées de conservation légales pour une maitrise de vos obligations
  • Recevabilité de vos documents comme preuves opposables en cas de litiges ou de contrôles

L’exploitation de vos documents facilitée en toute sécurité

  • Gestion unifiée pour l’ensemble de vos documents électroniques
  • Accès instantané et partagé à l’information
  • Conditions optimales de sécurité et de confidentialité
  • Paramétrage personnalisé (Plan de classement, durée de conservation, habilitation des utilisateurs…)

L’optimisation de votre organisation et de vos coûts

  • Efficacité et rentabilité renforcées : organisation plus performante de votre entreprise
  • Pas de frais d’infrastructures et de maintenance internes
  • Budget ajusté selon les volumes confiés

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Une sécurisation
maximale des accès

Vos utilisateurs sont de plus en plus mobiles, ce qui augmente les risques d’intrusion.
Les moyens d’identification traditionnels peuvent alors se révéler insuffisants.

Pour renforcer la protection de vos documents et données, nous avons mis en œuvre une solution innovante sécurisant encore plus l’accès à DEXTO : l’authentification forte par OTP (One Time Password). Elle est efficace, facile à déployer et à utiliser : lors de sa connexion avec son login et son mot de passe habituels, l’utilisateur doit saisir un code complémentaire, à usage unique et à durée de vie limitée.

En savoir plus sur DEXTO et l’authentification OTP

Cas clients

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Numérisation fidèle des dossiers de lots de fabrication

Mise en œuvre d’une stratégie de diversification des risques pour des documents à fort enjeu réglementaire

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Mise en œuvre d’un système d’archivage électronique mondial

Proposer aux filiales une solution d’archivage électronique sécurisée, mutualisée et facile d’utilisation.

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Dématérialisation et archivage électronique probatoire des bulletins de paye

Passage au bulletin de paye électronique pour les 4 000 intérimaires

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Métiers & Activités

Santé

Pour vous, établissement de santé, le dossier patient est au cœur de votre activité quotidienne. Indispensable à la qualité des soins délivrés aux patients, il représente des enjeux considérables : sécurité et disponibilité des données, partage entre professionnels de santé…
Comptes rendus de consultation, radios, protocoles et prescriptions thérapeutiques, données administratives… vous souhaitez trouver un remède à la gestion lourde et complexe de ces nombreux documents aux formats divers ?

LOCARCHIVES vous recommande sa solution dédiée Santé ! Elle vous apporte des conditions de confidentialité optimales pour un secret médical préservé, tout en réduisant vos coûts de gestion !

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Comptabilité / Finance

Votre service Comptabilité-Finance cherche à gagner en productivité. Songez au temps passé pour le traitement manuel de vos factures entrantes/sortantes, aux risques liés à leur faible traçabilité et aux conséquences possibles sur votre trésorerie… Nos solutions dédiées factures clients/fournisseurs vous permettent d’optimiser toute votre chaîne de traitement ! Comment ? Grâce à la dématérialisation de vos processus comptables. Avec LOCARCHIVES, vous bénéficiez d’une meilleure maîtrise du process Purchase-to-pay tout en respectant les enjeux réglementaires. Vous gagnez en productivité et vous offrez à votre entreprise la sécurité, la conformité et la pérennité dont elle a besoin !

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Ressources humaines

Votre service RH gère de nombreux documents qui obéissent à des enjeux et obligations règlementaires forts : disponibilité, confidentialité, durée de conservation… La dématérialisation de vos flux et processus RH est une belle opportunité pour y répondre ! Elle permet à vos collaborateurs d’accéder rapidement aux informations, de les mettre à jour facilement et de les sécuriser durablement. Chez LOCARCHIVES, nous connaissons bien vos problématiques RH. Nous avons donc conçu des solutions de dématérialisation pour vous faciliter le quotidien et maitriser vos risques. Optimisez votre gestion documentaire pour mieux vous consacrer à la gestion du capital humain de votre entreprise !

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Secteur public

En tant qu’acteur du secteur public (administration, collectivité territoriale, entreprise, hôpital…), vous faites face à de nouveaux enjeux en termes de modernisation, de maîtrise des coûts et d’optimisation de performance. L’évolution de la règlementation favorise la dématérialisation dans le secteur public : loi Macron, PESV2… C’est donc le moment opportun pour prendre le virage numérique et saisir les opportunités ! Avec LOCARCHIVES, faites le choix de la performance et de la sécurité en dématérialisant vos flux et en externalisant la conservation de vos documents numériques et physiques. Agréées par le SIAF, nos solutions sont parfaitement adaptées aux pratiques archivistiques spécifiques au secteur public !

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Les    Locarchives

  • 1er tiers archiveur certifié NF Z 42-013 (Numérisation et archivage électronique)
  • Hébergeur agréé de données de santé (HDS)
  • Made in France : société nationale, données localisées en France conformes à la loi française
  • Pionnier de l’archivage électronique : 15 ans d’expérience
  • Accompagnement de votre projet pour une solution personnalisée
  • Prise en charge de toute votre chaine documentaire (Numérisation, Dématérialisation, Gestion électronique des documents, archivage numérique…)