Gouvernance documentaire - Records Management

La gestion documentaire touche tous les services de votre entreprise et contribue directement à votre efficacité globale et à la maîtrise de vos risques. LOCARCHIVES vous apporte toute son expertise documentaire. Notre démarche est basée sur les principes du Records Management, véritable politique d’optimisation et de sécurisation pour votre entreprise !

Locarchives : Gouvernance documentaire

Gouvernance documentaire,
de quoi parle-t-on ?

Par gouvernance documentaire, on entend la stratégie et l’organisation que vous avez définies afin de gérer, partager, conserver, sécuriser et valoriser vos fonds documentaires !

Elle doit être élaborée selon la méthodologie éprouvée du Records Management ! Cette méthodologienormée ISO 15-489 permet d’identifier les documents engageants pour votre entreprise et de les gérer tout au long de leur cycle de vie : organisation, indexation, conservation. L’objectif ? Les protéger tout en les rendant accessibles dans le temps !

Le cycle de vie du document selon le Records Management

Locarchives Record Management

Un projet ? Demandez votre devis

Vos besoins fondamentaux

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Identifier et préserver vos documents importants

  • Repérer les documents vitaux pour votre entreprise
  • Sécuriser tous vos documents importants
  • Savoir quel document détruire et à quel moment
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Optimiser votre activité
et votre espace

  • Faciliter l’accès et la gestion de vos documents à vos différents collaborateurs
  • Optimiser l’espace disponible en interne

Nos solutions de gouvernance documentaire

Locarchives : Gouvernance documentaire

Etape 1 : Audit de votre organisation documentaire

Il est réalisé par nos consultants. Son but ? Etablir un état des lieux complet de votre organisation documentaire et archivistique actuelle.

Entretiens individuels

  • Processus métier par activité
  • Recensement des typologies documentaires
  • Identification des durées de conservation, des degrés de sécurisation, des responsables des documents…
  • Relevé des supports et des volumétries…

Relevés des outils existants

Analyse des modes de conservation

  • Conditions de sécurité
  • Volumétrie
  • Modalités d’accès à l’information

Livrables finaux

  • Bilan
  • Préconisation
  • Plan d’action
Les atouts +

Vision exhaustive et objective de votre organisation documentaire

Recommandation d’améliorations de l’existant basé sur les points forts et les points faibles identifiés

Présentation d’un plan d’actions concret à mettre en œuvre

Etape 2 : Conception de votre politique d’archivage

Sur la base des préconisations de l’audit documentaire, nos consultants conçoivent votre politique d’archivage : votre outil de gouvernance par excellence ! Elle identifie les documents physiques et électroniques engageants, qualifie les besoins de conservation/destruction et définit le périmètre d’activité des différents acteurs.
L’objectif : disposer de l’ensemble des indicateurs de pilotage pour harmoniser votre organisation documentaire.

Contraintes et risques associés

Exigences archivistiques requises

  • Authenticité, fiabilité, intégrité, exploitabilité…

Acteurs du système d’archivage et responsabilités

  • Utilisateur final, archiviste, services généraux, systèmes d’information, qualité…
  • Relevés des outils existants
  • Description, versement, conservation, consultation, sort final…
Les atouts +

Formalisation de vos objectifs en matière d’archivage

Maîtrise de l’ensemble des risques pour votre entreprise

Sensibilisation de votre personnel sur les rôles et responsabilités de chacun

Etape 3 : Elaboration de vos outils de gestion

Ces outils vous permettent de mettre en œuvre votre politique d’archivage de façon opérationnelle.

Plan de classement métiers

  • Préalable indispensable à la création du référentiel de conservation et de gestion d’archives électroniques et physiques.

Référentiel de conservation et de gestion de documents

  • Identifie, pour chaque activité, l’ensemble des documents d’entreprise à archiver et les caractéristiques permettant de gérer leur cycle de vie (ex. : durée légale de conservation, règles de gestion…)

Procédures d’application documentaire et archivistique

  • Décrivent, étape par étape, le traitement et l’accès à vos informations et documents : rôles, outils (logiciel archives…), niveau de criticité et de risque, niveau de confidentialité.
Les atouts +

Formalisation de vos modalités d’archivage

Traçabilité du cycle de vie de vos documents

Pilotage du risque

Pratiques durables et structurées

Téléchargez notre guide pratique

Des bénéfices immédiats

     

Une optimisation de votre activité

  • Gestion documentaire outillée
  • Gain de temps dans la recherche de vos documents et dans le partage de l’information facilité
     

Une sécurité accrue

  • Réponse aux exigences légales et réglementaires
  • Préservation de vos documents engageants
  • Destruction des documents et respect du droit à l’oubli

Les    Locarchives

  • Une équipe de chefs de projet et consultants spécialisés en gestion documentaire, archivistique, logistique et informatique
  • Plus de 700 projets menés ces 10 dernières années
  • Un accompagnement professionnel de A à Z dans votre projet
  • Une excellente maîtrise des spécificités métiers et secteurs d’activité
  • Un savoir-faire global : archivage, services documentaires & conseil
  • Organisme de formation agréé*

*N° d’enregistrement auprès de la Direction Régionale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle 11 75 455 65 75. Cet enregistrement ne vaut pas engagement de l’Etat