Gouvernance documentaire - Records Management

La gestion documentaire touche tous les services de votre entreprise et contribue directement à votre efficacité globale et à la maîtrise de vos risques. LOCARCHIVES vous apporte toute son expertise documentaire. Notre démarche est basée sur les principes du Records Management, véritable politique d’optimisation et de sécurisation pour votre entreprise !

Locarchives : Gouvernance documentaire

Gouvernance documentaire,
de quoi parle-t-on ?

Par gouvernance documentaire, on entend la stratégie et l’organisation que vous avez définies afin de gérer, partager, conserver, sécuriser et valoriser vos fonds documentaires !

Elle doit être élaborée selon la méthodologie éprouvée du Records Management ! Cette méthodologie normée ISO 15-489 permet d’identifier les documents engageants pour votre entreprise et de les gérer tout au long de leur cycle de vie : organisation, indexation, conservation. L’objectif ? Les protéger tout en les rendant accessibles dans le temps !

Le cycle de vie du document selon le Records Management

Locarchives Record Management

Vos besoins fondamentaux

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Identifier et préserver vos documents importants

  • Repérer les documents vitaux pour votre entreprise
  • Sécuriser tous vos documents importants
  • Savoir quel document détruire et à quel moment
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Optimiser votre activité
et votre espace

  • Faciliter l’accès et la gestion de vos documents à vos différents collaborateurs
  • Optimiser l’espace disponible en interne

Nos solutions de gouvernance documentaire

Locarchives : Gouvernance documentaire

Être contacté

Etape 1 : Audit de votre organisation documentaire

Il est réalisé par nos consultants. Son but ? Etablir un état des lieux complet de votre organisation documentaire et archivistique actuelle.

Entretiens individuels

  • Processus métier par activité
  • Recensement des typologies documentaires
  • Identification des durées de conservation, des degrés de sécurisation, des responsables des documents…
  • Relevé des supports et des volumétries…

Relevés des outils existants

Analyse des modes de conservation

  • Conditions de sécurité
  • Volumétrie
  • Modalités d’accès à l’information

Livrables finaux

  • Bilan
  • Préconisation
  • Plan d’action
Les atouts +

Vision exhaustive et objective de votre organisation documentaire

Recommandation d’amélioration de l’existant basé sur les points forts et les points faibles identifiés

Présentation d’un plan d’actions concret à mettre en œuvre

Etape 2 : Conception de votre politique d’archivage

Sur la base des préconisations de l’audit documentaire, nos consultants conçoivent votre politique d’archivage : votre outil de gouvernance par excellence ! Elle identifie les documents physiques et électroniques engageants, qualifie les besoins de conservation/destruction et définit le périmètre d’activité des différents acteurs.
L’objectif : disposer de l’ensemble des indicateurs de pilotage pour harmoniser votre organisation documentaire.

Contraintes et risques associés

  • Respect de vos obligations légales, réglementaires, normatives…
  • Reprise et continuité d’activité en cas de sinistre
  • Disposer des informations nécessaires à votre activité quotidienne

Exigences archivistiques requises

  • Authenticité, fiabilité, intégrité, exploitabilité…

Acteurs du système d’archivage et responsabilités

  • Utilisateur final, archiviste, services généraux, systèmes d’information, qualité…
  • Relevés des outils existants
  • Description, versement, conservation, consultation, sort final…
Les atouts +

Formalisation de vos objectifs en matière d’archivage

Maîtrise de l’ensemble des risques pour votre entreprise

Sensibilisation de votre personnel sur les rôles et responsabilités de chacun

Etape 3 : Elaboration de vos outils de gestion

Ces outils vous permettent de mettre en œuvre votre politique d’archivage de façon opérationnelle.

Plan de classement métiers

  • Préalable indispensable à la création du référentiel de conservation et de gestion d’archives électroniques et physiques.

Référentiel de conservation et de gestion de documents

  • Identifie, pour chaque activité, l’ensemble des documents d’entreprise à archiver et les caractéristiques permettant de gérer leur cycle de vie (ex. : durée légale de conservation, règles de gestion…)

Procédures d’application documentaire et archivistique

  • Décrivent, étape par étape, le traitement et l’accès à vos informations et documents : rôles, outils (logiciel archives…), niveau de criticité et de risque, niveau de confidentialité.
Les atouts +

Formalisation de vos modalités d’archivage

Traçabilité du cycle de vie de vos documents

Pilotage du risque

Pratiques durables et structurées

Être contacté

Des bénéfices immédiats

     

Une optimisation de votre activité

  • Gestion documentaire outillée
  • Gain de temps dans la recherche de vos documents et dans le partage de l’information facilité
     

Une sécurité accrue

  • Réponse aux exigences légales et réglementaires
  • Préservation de vos documents engageants
  • Destruction des documents et respect du droit à l’oubli

Les    Locarchives

  • Une équipe de chefs de projet et consultants spécialisés en gestion documentaire, archivistique, logistique et informatique
  • Plus de 700 projets menés ces 10 dernières années
  • Un accompagnement professionnel de A à Z dans votre projet
  • Une excellente maîtrise des spécificités métiers et secteurs d’activité
  • Un savoir-faire global : archivage, services documentaires & conseil
  • Organisme de formation agréé*

*N° d’enregistrement auprès de la Direction Régionale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle 11 75 455 65 75. Cet enregistrement ne vaut pas engagement de l’Etat