> archivage-numerique
> archivage-physique
Votre entreprise doit archiver, c’est une nécessité et une obligation légale. Mais comment « bien archiver »?
Devant la complexité du contexte actuel, il est important d’appliquer certaines règles fondamentales pour assurer la mise en œuvre d’un système d’archivage performant.
Gestion d’archives : de nombreuses interrogations
L’efficacité d’une solution d’archivage repose notamment sur la prise en compte des questions suivantes :
- Archiver des documents, certes, mais lesquels ?
- Sur quel support (papier ou électronique) ? Pendant combien de temps ?
- Comment archiver pour assurer la sécurité et la pérennité des documents ?
- Quelle politique adopter en matière de numérisation de documents ? Contrairement à une idée reçue il est inutile de procéder à la numérisation de l’ensemble des documents.
- En images : la numérisation de documents
- Comment faciliter leur exploitation ? Pour quels utilisateurs ?
- Quelles sont les spécificités par service ou secteur d’activité ? Comment mettre en oeuvre la dématérialisation de vos processus ?
Attention ! Archiver des documents n’est pas stocker
Le volume de données ne cesse de croître depuis plusieurs années, tiré par la multiplication des documents électroniques et leur coexistence avec les supports papier. Pourtant, il ne suffit pas de stocker ces données, c’est-à-dire les empiler dans des armoires ou des baies de stockage plus ou moins sécurisées, pour permettre à une organisation de faire face à ses obligations légales et de se protéger juridiquement.
Comment mettre en oeuvre l’archivage des documents ? Cela débute le plus souvent par un audit documentaire et la définition d’une politique d’archivage, qui précise les types de documents (papier et électroniques) à conserver, leur cycle de vie (durées de conservation, conditions de destruction…) et les modalités d’accès.
Téléchargez le guide des durées de conservation
La mise en pratique de la politique d’archivage nécessite ensuite d’orchestrer plusieurs dispositifs : l’archivage des documents physiques dans des entrepôts sécurisés, l’archivage des documents numériques sur des serveurs sécurisés, le transport des documents papier dans des véhicules sécurisés, le transfert des archives électroniques via des réseaux suffisamment bien dimensionnés, et la mise à disposition de solutions de gestion unifiée des archives hybrides, physiques et numériques.
Vous avez un projet ? Demandez votre devis
Le tiers archiveur : missions et valeur ajoutée
Le tiers archiveur se charge d’archiver les documents dans les règles de l’art et de les indexer afin qu’ils soient facilement retrouvés. Il gère aussi la numérisation des archives afin de les transmettre aux services habilités qui en font la demande et effectue les éventuelles migrations de supports et formats des archives électroniques pour qu’elles restent accessibles sur de très longues durées.
Sa valeur ajoutée réside dans ses compétences en organisation et archivistique : préparation des documents, indexation, gestion et maintien de l’intégrité… Avec l’essor du numérique, elle tient de plus en plus à sa capacité à jeter des ponts avec les différents services qui reçoivent et transmettent des documents « engageants ».
Les consultants archivistes sollicitent régulièrement les chefs de projets et juristes afin de déterminer la date de destruction légale des documents archivés. Ils sont en lien avec les informaticiens pour interfacer le système d’archivage électronique aux applications métiers générant des données à archiver.
Qu’est-ce que le Records Management ?
Selon la méthodologie Records Management, une bonne gestion d’archives permet de répondre aux objectifs suivants :
- Identifier les documents clés pour l’entrepriseLes pérenniser de façon adaptée en fonction du niveau de risque encouru
- Les pérenniser de façon adaptée en fonction du niveau de risque encouru
- Les pérenniser de façon adaptée en fonction du niveau de risque encouru
- Assurer leur gestion / exploitation tout au long de leur cycle de vie
Cette méthodologie repose sur une phase d’analyse préalable à la construction du futur système d’archivage :
- Etat des lieux de l’organisation documentaire en place : typologies de documents, supports, volumes, producteurs, utilisateurs, systèmes informatiques en place, logiciel archivage…
- Définition des fonctions attendues : identification, indexation, conservation, communication, numérisation, destruction…
- Prise en compte du contexte légal et normatif : normes métier, durées d’archivage des documents
Téléchargez le guide pratique
Records Management
Découvrez nos actualités thématiques
20.09.2021
L’archivage physique se digitalise !
Voir plus
L’archivage physique se digitalise !
L’archivage physique est ancré dans le quotidien des entreprises qui doivent conserver, entre 1 à 30 ans, une multitude de documents nécessaires au bon fonctionnement de leurs activités. Toutefois, leur gestion de l’archivage physique est loin d’être optimum : manque de m2 pour stocker des archives papier dont la quantité augmente d’année en année, conservation […]
27.07.2020
Le nouveau Système d’Archivage Electronique Xelians AM certifié par l'AFNOR !
Voir plus
Le nouveau Système d’Archivage Electronique Xelians AM certifié par l'AFNOR !
Le SAE XAM certifié ! Notre nouveau système d’archivage électronique Xelians AM a été certifié conforme aux normes du secteur ISO 14641, en qualité de tiers archiveur, (version de juin 2018) et NF Z 42-013 (version de mars 2009) par l’AFNOR (Association française de normalisation) le 20/07/2020. Cette certification garantit la fidélité, l’intégrité, la pérennité et […]
26.06.2019
Qu'est-ce que le programme VITAM ?
Voir plus
Qu'est-ce que le programme VITAM ?
Le programme VITAM (Valeurs immatérielles transmises aux archives pour mémoire) est issu d’une collaboration étroite entre les ministères des Affaires étrangères et européennes, des Armées et de la Culture dans l’objectif de répondre à l’enjeu de l’archivage numérique. Ce programme vise à développer une solution logicielle d’archivage numérique. Conçue pour les services de l’administration afin […]
26.06.2019
Ma Santé 2022 & Hop’En : le virage numérique du système de santé français
Voir plus
Ma Santé 2022 & Hop’En : le virage numérique du système de santé français
Le 16 juillet 2019, l’Assemblée Nationale a adopté un nouveau projet de loi, Ma Santé 2022, porté par le Ministère des Solidarités et de la Santé visant à transformer en profondeur le système de santé. Hop’En (pour Hôpital Numérique Ouvert sur son Environnement) constitue le volet numérique de Ma Santé 2022. Son objectif est d’accélérer […]