Foire aux questions
Le volume de données ne cesse de croître depuis plusieurs années, tiré par la multiplication des documents électroniques et leur coexistence avec les supports papier. Pourtant, il ne suffit pas de stocker ces données, c’est-à-dire les empiler dans des armoires ou des baies de stockage plus ou moins sécurisées, pour permettre à une organisation de faire face à ses obligations légales.
Comment mettre en œuvre l’archivage des documents ? Cela débute le plus souvent par un audit documentaire et la définition d’une politique d’archivage, qui précise les types de documents (papier et électroniques) à conserver, leur cycle de vie (durées de conservation, conditions de destruction…) et les modalités d’accès.
La mise en pratique de la politique d’archivage nécessite ensuite d’orchestrer plusieurs dispositifs
- L’archivage des documents physiques dans des entrepôts sécurisés,
- L’archivage des documents numériques sur des serveurs sécurisés,
- Le transport des documents papier dans des véhicules sécurisés,
- Le transfert des archives électroniques via des réseaux suffisamment bien dimensionnés
- La mise à disposition de solutions de gestion unifiées des archives hybrides, physiques et numériques,