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La Gestion Électronique des Documents (GED) et le Système d’Archivage Électronique (SAE) sont des outils que beaucoup d’entre nous confondent et pour cause ils présentent plusieurs ressemblances. Néanmoins leurs définitions, leurs finalités, leurs usages et surtout leurs fonctionnalités sont fondamentalement différentes.
Observons donc dans un premier temps leurs différences et faisons le point sur les idées reçues. Une analyse utile qui vous fera également très vite comprendre, qu’au-delà de leurs oppositions, ce sont surtout deux outils complémentaires. Leur objectif commun : une gestion efficace de l’information dans l’entreprise dans le cadre d’une démarche de dématérialisation des processus métiers.
GED ou SAE, qui fait quoi ?
Pour l’utilisateur l’usage qui est fait pour ces deux outils est souvent très proche : Il se connecte via une interface qui lui donne ensuite accès à un outil de recherche afin de trouver des documents numériques. Pourtant les objectifs d’une GED n’ont rien à voir avec ceux d’un SAE… En effet, la Gestion Electronique de documents est un système de gestion des flux documentaires permettant de décrire et classer des documents. Le SAE est quant à lui un système de conservation de l’information permettant de garantir la disponibilité, la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des documents.
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Un SAE pour conserver mes documents importants ?
La finalité d’un Système d’Archivage Electronique est de garantir la confiance dans les documents tout en respectant des normes (NF Z 42-013, ISO 461). C’est-à-dire que cet outil est à même de fournir aux utilisateurs accrédités un environnement physique et informatique sécurisé garantissant une confidentialité, une intégrité et une pérennité pour l’ensemble des documents électroniques probants de l’entreprise. A contrario, la GED ne pourra en aucun cas remplir cette mission. Or, une entreprise doit pouvoir à tout moment apporter la preuve en cas de litige ou de contrôle de l’administration.
Une GED pour faciliter ma recherche d’informations ?
La finalité d’une Gestion Electronique des Documents est de simplifier le partage de l’information et de permettre d’accéder rapidement au document recherché. C’est un outil parfait pour la gestion quotidienne des documents et données pour la conduite des affaires (factures fournisseurs ou clients, dossiers patients, dossiers du personnel…) mais également le travail collaboratif. Un logiciel GED bien conçue apportera de vrais bénéfices à votre société. Elle facilitera les recherches ainsi que les partages pour les collaborateurs de votre entreprise sans pour autant accroître la complexité de la procédure d’accès aux documents.
Des fonctionnalités différentes, une complémentarité bien réelle !
| Fonctionnalités autorisées | Gestion Electronique des Documents | Système d’Archivage Electronique |
|---|---|---|
| Modifier un document | Oui | Non |
| FAIRE COEXISTER PLUSIEURS VERSIONS | Oui | Non |
| DÉTRUIRE UN DOCUMENT | Oui | Non (sauf gestion du sort final) |
| GÉRER DES RÈGLES DE CONSERVATION | Parfois | Oui |
| DEFINIR UNE STRUCTURE DE CLASSEMENT | Parfois (gérée par les utilisateurs) | Oui (centralisée par l’Administrateur) |
Certes, la Gestion Électronique des Documents et le Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire sont des outils ayant une définition, des finalités, des usages et des fonctionnalités bien différentes. L’objectif principal de la GED étant de faciliter l’activité de l’entreprise et celui du SAE de la sécuriser. Plutôt que de les opposer, votre entreprise ressortira gagnante si elle décide d’intégrer ces deux briques dans sa stratégie d’organisation documentaire, en abordant bien entendu de façon globale ses besoins.
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