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La numérisation des documents offre de nombreux avantages aux entreprises qui souhaitent optimiser la gestion de leurs documents et gagner en efficacité. Petit tour des principaux bénéfices pour votre organisation…
Facilitez l’accès à l’information pour vos collaborateurs
Qui n’a pas perdu du temps à rechercher un document ou un dossier ? Grâce à la numérisation, vos documents sont accessibles directement en ligne, et vous pouvez les consulter, les transmettre à un collègue… De plus cet accès peut être partagé à tous les collaborateurs d’un même service par exemple, à condition qu’ils en aient le droit. Ainsi plusieurs personnes peuvent travailler simultanément en même temps sur les mêmes documents.
Attention toutefois ! Pouvoir accéder aux documents numérisés implique qu’ils soient correctement indexés et classés… comme pour des documents papier !
Facilitez l’exploitation de vos documents
La numérisation ne consiste pas seulement à créer une copie numérique d’un document, mais aussi à en extraire les métadonnées qui seront utilisées plus tard pour sa recherche, via des outils de capture tels que LAD, RAD, OCR…
Ces métadonnées descriptives facilitent l’identification d’un document ou d’un groupe de documents. Par exemple un collaborateur peut rechercher le bulletin de paie d’un salarié déterminé, ou tous les bulletins de paie d’une période donnée… De la qualité de la capture dépend la facilité de recherche, qui est un élément essentiel dans le cadre de l’activité quotidienne d’un service.
Favorisez la mobilité
Avec la numérisation des documents, accéder à l’information nécessite un simple accès à internet ! Portable, téléphone, tablette… vos collaborateurs peuvent se connecter à n’importe quel moment et où qu’ils soient pour consulter un document, et cela en toute sécurité.
Sécurisez vos documents en toute confidentialité
Avec la numérisation de documents, vos originaux papier n’ont plus besoin d’être consultés. Plus besoin de chercher dans les dossiers physiques ou de demander une livraison si vous avez choisi la gestion externalisée de vos archives. Vous gagnez du temps, évitez les risques de perte de documents ou leur classement dans un mauvais dossier…
De plus, vous définissez très précisément les droits d’accès à vos documents en ligne. Par exemple vous pouvez restreindre l’accès aux dossiers des cadres dirigeants à une partie de votre service RH.
Pour aller plus loin :
Livre Blanc « Numérisation fidèle et destruction des originaux papier »
Ce livre blanc signé LOCARCHIVES aborde les thèmes de la copie fiable (Définition, enjeux et évolution), de la numérisation fidèle et destruction des originaux, l’expertise et accompagnement de vos projets de numérisation fidèle selon la norme NF Z42-026….
Qu’est-ce que la numérisation de documents ?
Comment mener votre projet de dématérialisation de documents ?
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