comment mettre en place un projet de numerisation

Pourquoi mettre en œuvre la numérisation de documents ?

> conseil > numerisation

La numérisation des documents offre de nombreux avantages aux entreprises qui souhaitent optimiser la gestion de leurs documents et gagner en efficacité. Petit tour des principaux bénéfices pour votre organisation…

Facilitez l’accès à l’information pour vos collaborateurs

Qui n’a pas perdu du temps à rechercher un document ou un dossier ? Grâce à la numérisation, vos documents sont accessibles directement en ligne, et vous pouvez les consulter, les transmettre à un collègue… De plus cet accès peut être partagé à tous les collaborateurs d’un même service par exemple, à condition qu’ils en aient le droit. Ainsi plusieurs personnes peuvent travailler simultanément en même temps sur les mêmes documents.

Attention toutefois ! Pouvoir accéder aux documents numérisés implique qu’ils soient correctement indexés et classés… comme pour des documents papier !

analyse de l'organisation documentaire

Facilitez l’exploitation de vos documents

La numérisation ne consiste pas seulement à créer une copie numérique d’un document, mais aussi à en extraire les métadonnées qui seront utilisées plus tard pour sa recherche, via des outils de capture tels que LAD, RAD, OCR

Ces métadonnées descriptives facilitent l’identification d’un document ou d’un groupe de documents. Par exemple un collaborateur peut rechercher le bulletin de paie d’un salarié déterminé, ou tous les bulletins de paie d’une période donnée… De la qualité de la capture dépend la facilité de recherche, qui est un élément essentiel dans le cadre de l’activité quotidienne d’un service.

Vous avez un projet ? Demandez votre devis

Favorisez la mobilité

Avec la numérisation des documents, accéder à l’information nécessite un simple accès à internet ! Portable, téléphone, tablette… vos collaborateurs peuvent se connecter à n’importe quel moment et où qu’ils soient pour consulter un document, et cela en toute sécurité.

Sécurisez vos documents en toute confidentialité

Avec la numérisation de documents, vos originaux papier n’ont plus besoin d’être consultés. Plus besoin de chercher dans les dossiers physiques ou de demander une livraison si vous avez choisi la gestion externalisée de vos archives. Vous gagnez du temps, évitez les risques de perte de documents ou leur classement dans un mauvais dossier…

De plus, vous définissez très précisément les droits d’accès à vos documents en ligne. Par exemple vous pouvez restreindre l’accès aux dossiers des cadres dirigeants à une partie de votre service RH.

Pour aller plus loin :

Livre Blanc « Numérisation fidèle et destruction des originaux papier »

Ce livre blanc signé LOCARCHIVES aborde les thèmes de la copie fiable (Définition, enjeux et évolution), de la numérisation fidèle et destruction des originaux, l’expertise et accompagnement de vos projets de numérisation fidèle selon la norme NF Z42-026….

Lire le livre blanc

Qu’est-ce que la numérisation de documents ?

Comment mener votre projet de dématérialisation de documents ?

Découvrez nos actualités thématiques
Article-Archivage-Facile-Locarchives
20.09.2021

L’archivage physique se digitalise !

L’archivage physique est ancré dans le quotidien des entreprises qui doivent conserver, entre 1 à 30 ans, une multitude de documents nécessaires au bon fonctionnement de leurs activités. Toutefois, leur gestion de l’archivage physique est loin d’être optimum : manque de m2 pour stocker des archives papier dont la quantité augmente d’année en année, conservation […]

Voir plus
Certification XAM
27.07.2020

Le nouveau Système d’Archivage Electronique Xelians AM certifié par l'AFNOR !

Le SAE XAM certifié ! Notre nouveau système d’archivage électronique Xelians AM a été certifié conforme aux normes du secteur ISO 14641, en qualité de tiers archiveur, (version de juin 2018) et NF Z 42-013 (version de mars 2009) par l’AFNOR (Association française de normalisation) le 20/07/2020. Cette certification garantit la fidélité, l’intégrité, la pérennité et […]

Voir plus
transformation digitale
26.06.2019

Qu'est-ce que le programme VITAM ?

Le programme VITAM (Valeurs immatérielles transmises aux archives pour mémoire) est issu d’une collaboration étroite entre les ministères des Affaires étrangères et européennes, des Armées et de la Culture dans l’objectif de répondre à l’enjeu de l’archivage numérique. Ce programme vise à développer une solution logicielle d’archivage numérique. Conçue pour les services de l’administration afin […]

Voir plus
ma santé 2022 hop en numerique
26.06.2019

Ma Santé 2022 & Hop’En : le virage numérique du système de santé français

Le 16 juillet 2019, l’Assemblée Nationale a adopté un nouveau projet de loi, Ma Santé 2022, porté par le Ministère des Solidarités et de la Santé visant à transformer en profondeur le système de santé. Hop’En (pour Hôpital Numérique Ouvert sur son Environnement) constitue le volet numérique de Ma Santé 2022. Son objectif est d’accélérer […]

Voir plus