Connaître et appliquer les durées légales de conservation des documents sont les premières étapes d’une gestion documentaire rationnelle et efficace. En effet, le respect de ces contraintes vous permet de :
Encore faut-il connaître la durée d’archivage applicable à chaque type de document. Qu’il s’agisse de documents comptables (factures fournisseurs/clients), des statuts de société ou des comptes annuels, des contrats d’acquisition de biens immobiliers, des documents liés aux ressources humaines (dossiers du personnel, bulletins de paye…), de l’archivage des dossiers médicaux… combien de temps devez-vous conserver les documents de votre entreprise ? 3, 5, 6, 10, 20, 30 ans ou de façon illimitée ? Comment vous conformer à vos obligations et appliquer cette durée légale de conservation des documents d’entreprise tout en limitant vos risques ?
Pour connaître la durée légale de conservation des documents dématérialisés ou des originaux papier de votre entreprise :
Téléchargez notre guide pratique sur les durées de conservation des documents
Vous y trouverez les durées légales d’archivage des principaux documents gérés par votre entreprise, les textes de référence applicables ainsi que nos préconisations.
A noter que plusieurs délais peuvent coexister pour une même typologie de documents. Les entreprises doivent apprécier les durées de conservation de leurs archives au regard d’éventuels évènements interruptifs ou suspensifs des délais de prescription applicables, d’éventuels délais de forclusion et d’autres prescriptions civiles et/ou pénales indirectement liées.
Il faut également tenir compte de :
3 outils permettent de formaliser ces règles et facilitent leur application :
Quelques règles simples permettent d’optimiser la gestion de vos destructions :
Le SAE XAM certifié ! Notre nouveau système d’archivage électronique Xelians AM a été certifié conforme aux normes du secteur ISO…
Le programme VITAM (Valeurs immatérielles transmises aux archives pour mémoire) est issu d’une collaboration étroite entre les ministères des Affaires…
Le 16 juillet 2019, l’Assemblée Nationale a adopté un nouveau projet de loi, Ma Santé 2022, porté par le Ministère…
Les SAE sont souvent confondus avec la GED. Retrouvez ci-dessous les différences et surtout les complémentarités de ces deux solutions…