Connaître et appliquer les durées légales de conservation des documents sont les premières étapes d’une gestion documentaire rationnelle et efficace. En effet, le respect de ces contraintes vous permet de :
Encore faut-il connaître la durée d’archivage applicable à chaque type de document. Qu’il s’agisse de documents comptables (factures fournisseurs/clients), des statuts de société ou des comptes annuels, des contrats d’acquisition de biens immobiliers, des documents liés aux ressources humaines (dossiers du personnel, bulletins de paye…), de l’archivage des dossiers médicaux… combien de temps devez-vous conserver les documents de votre entreprise ? 3, 5, 6, 10, 20, 30 ans ou de façon illimitée ? Comment vous conformer à vos obligations et appliquer cette durée légale de conservation des documents d’entreprise tout en limitant vos risques ?
Pour connaître la durée légale de conservation des documents dématérialisés ou des originaux papier de votre entreprise :
Téléchargez notre guide pratique sur les durées de conservation des documents
Vous y trouverez les durées légales d’archivage des principaux documents gérés par votre entreprise, les textes de référence applicables ainsi que nos préconisations.
A noter que plusieurs délais peuvent coexister pour une même typologie de documents. Les entreprises doivent apprécier les durées de conservation de leurs archives au regard d’éventuels évènements interruptifs ou suspensifs des délais de prescription applicables, d’éventuels délais de forclusion et d’autres prescriptions civiles et/ou pénales indirectement liées.
Il faut également tenir compte de :
3 outils permettent de formaliser ces règles et facilitent leur application :
Quelques règles simples permettent d’optimiser la gestion de vos destructions :
L’archivage physique est ancré dans le quotidien des entreprises qui doivent conserver, entre 1 à 30 ans, une multitude de documents nécessaires au bon fonctionnement de leurs activités. Toutefois, leur gestion de l’archivage physique est loin d’être optimum : manque de m2 pour stocker des archives papier dont la quantité augmente d’année en année, conservation […]
Le SAE XAM certifié ! Notre nouveau système d’archivage électronique Xelians AM a été certifié conforme aux normes du secteur ISO 14641, en qualité de tiers archiveur, (version de juin 2018) et NF Z 42-013 (version de mars 2009) par l’AFNOR (Association française de normalisation) le 20/07/2020. Cette certification garantit la fidélité, l’intégrité, la pérennité et […]
Le programme VITAM (Valeurs immatérielles transmises aux archives pour mémoire) est issu d’une collaboration étroite entre les ministères des Affaires étrangères et européennes, des Armées et de la Culture dans l’objectif de répondre à l’enjeu de l’archivage numérique. Ce programme vise à développer une solution logicielle d’archivage numérique. Conçue pour les services de l’administration afin […]
Le 16 juillet 2019, l’Assemblée Nationale a adopté un nouveau projet de loi, Ma Santé 2022, porté par le Ministère des Solidarités et de la Santé visant à transformer en profondeur le système de santé. Hop’En (pour Hôpital Numérique Ouvert sur son Environnement) constitue le volet numérique de Ma Santé 2022. Son objectif est d’accélérer […]