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Connaître et appliquer les durées légales de conservation des documents sont les premières étapes d’une gestion documentaire rationnelle et efficace. En effet, le respect de ces contraintes vous permet de :
- Respecter les obligations légales de votre entreprise
- vous conformer au régime légal de la preuve
- faciliter la gestion de votre activité au quotidien
- optimiser vos coûts en détruisant les documents dont la durée de conservation est écoulée
Encore faut-il connaître la durée d’archivage applicable à chaque type de document. Qu’il s’agisse de documents comptables, des statuts de société ou des comptes annuels, des contrats d’acquisition de biens immobiliers, des documents liés aux ressources humaines (dossiers du personnel, bulletins de paye…), de l’archivage des dossiers médicaux… combien de temps devez-vous conserver les documents de votre entreprise ? 3, 5, 6, 10, 20, 30 ans ou de façon illimitée ? Comment vous conformer à vos obligations et appliquer cette durée légale de conservation des documents d’entreprise tout en limitant vos risques ?
Pour connaître la durée légale de conservation des documents dématérialisés ou des originaux papier de votre entreprise :
Téléchargez notre guide pratique sur les durées de conservation des documents
Vous y trouverez les durées légales d’archivage des principaux documents gérés par votre entreprise, les textes de référence applicables ainsi que nos préconisations.
A noter que plusieurs délais peuvent coexister pour une même typologie de documents. Les entreprises doivent apprécier les durées de conservation de leurs archives au regard d’éventuels évènements interruptifs ou suspensifs des délais de prescription applicables, d’éventuels délais de forclusion et d’autres prescriptions civiles et/ou pénales indirectement liées.
Il faut également tenir compte de :
- la durée maximale de conservation (données à caractère personnel)
- la durée d’effet d’un document
- la durée de vie du support et la pérennité de ses conditions de conservation (maintenir la lisibilité des formats informatiques dans le temps).
Comment mettre en œuvre ces durées de conservation des documents au sein de votre entreprise ?
3 outils permettent de formaliser ces règles et facilitent leur application :
- le plan de classement par activité recense l’ensemble des documents à archiver
- le référentiel de conservation identifie, pour chaque document : la durée de conservation légale à appliquer, le support de conservation concerné (support papier ou électronique…), les métadonnées utilisées pour indexer le document et les règles de gestion du cycle de vie (notamment pour la consultation et l’application du sort final)
- les procédures d’archivage électronique ou physique
Et concernant la gestion des destructions de document ?
Quelques règles simples permettent d’optimiser la gestion de vos destructions :
- Organisation de l’archivage : Regroupez les archives ayant la même date de destruction lors de leur constitution. Vous éviterez un tri fastidieux et coûteux lors de la destruction.
- Gestion des habilitations : Définissez clairement les personnes habilitées à ordonner les destructions.
- Planification des destructions : Organisez régulièrement une campagne de destruction, par exemple une fois par an.
- Choix de l’externalisation : Faites appel à un prestataire spécialisé à partir d’un certain volume ou lors de documents de nature très confidentielle.