Qu'est-ce que la dématérialisation ?

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Dématérialisation, une définition

Dématérialiser un document, c’est le produire directement au format numérique à partir d’un système d’information. Par exemple une facture PDF est générée automatiquement par un ERP, un bulletin de paye par un SIRH (système d’information ressources humaines), un contrat client par un applicatif métier…

Il est plus juste de parler de dématérialisation des processus plutôt que de dématérialisation des documents. En effet, dématérialiser implique de réorganiser en profondeur le processus de traitement d’un flux de documents : tâches à réaliser, intervenants, outils mis en oeuvre, procédures…

La dématérialisation n’est qu’un maillon dans la chaîne globale de gestion et de conservation des documents. Une fois les documents numériques générés, se posent plusieurs questions : qui pourra accéder aux documents, à l’information ? Comment ? Pour quoi faire : consultation, modifications, transfert, validation ? Comment seront conservés les documents numériques ? Pendant combien de temps ? C’est pourquoi parler dématérialisation implique également de parler Gestion Electronique des Documents (GED) et archivage.

Prenons l’exemple du processus de traitement des factures fournisseurs. Une entreprise reçoit des factures via plusieurs canaux : email, EDI (Echange de Données Informatisées), courrier… Ces factures sont vérifiées, transmises au bon interlocuteur pour validation, ce qui déclenche leur paiement. Les données comptables sont intégrées dans l’ERP de l’entreprise, et enfin les factures sont archivées pendant leur durée légale de conservation. Mettre en œuvre la dématérialisation des factures implique la mise en place d’outil de GED afin d’automatiser la plupart des traitements à réaliser (transmission, validation…) grâce notamment à un dispositif de workflow.

Si les moyens techniques sont globalement les mêmes, on ne dématérialise pas de la même manière une facture fournisseur, une facture client, un bulletin de paye… car les traitements et la gestion de ces documents sont différents.

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Dématérialisation des documents et numérisation, quelles différences ?

Dématérialiser suppose de s’affranchir totalement du papier… ou presque. En effet, un client peut refuser de recevoir une facture numérique, tout comme un salarié peut exiger de conserver le format papier pour ses bulletins de paye… Un client peut envoyer à son fournisseur une demande par mail mais aussi par courrier. On le voit, le tout numérique n’est pas encore à l’ordre du jour, ce qui implique d’être capable de gérer les deux formats !

Le mot « dématérialisation » est souvent employé dans le sens de « numérisation ». Numériser des documents signifie créer un fichier numérique à partir d’un document original au format papier, en passant celui-ci dans un scanner et en utilisant un logiciel de reconnaissance des caractères. Numériser, c’est donc créer une version numérique d’un document, une copie, qui dans certaines conditions pourra être considérée comme une copie fiable ayant la même vocation probatoire que le document original. Cela implique notamment que la numérisation soit réalisée selon un process spécifique et que le document numérique soit préservé dans un Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire certifié NF Z 42-013.

Dans les faits, dématérialisation des flux documentaires et numérisation des documents sont complémentaires. Elles permettent de prendre en charge tous les flux de documents gérées par l’entreprise : numériques et physiques, entrants et sortants. Ainsi, mettre en œuvre la dématérialisation dans votre entreprise pour les nouveaux flux de documents n’exclut pas de numériser tout ou partie de votre historique de dossiers papier pour constituer une base complète de documents facilement consultables et exploitables.

Dans tous les cas, réfléchissez-bien aux objectifs de votre projet afin de choisir une solution adaptée. La dématérialisation des documents induit de profonds changements dans les tâches quotidiennes et les méthodes de travail des équipes concernées. Il est indispensable de bien intégrer le facteur humain, qui est un facteur clé dans la réussite de votre projet.

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