Qu'est-ce que la dématérialisation ?

Dématérialiser suppose de s’affranchir totalement du papier… ou presque. En effet, un client peut refuser de recevoir une facture numérique, tout comme un salarié peut exiger de conserver le format papier pour ses bulletins de paye… Un client peut envoyer à son fournisseur une demande par mail mais aussi par courrier. On le voit, le tout numérique n’est pas encore à l’ordre du jour, ce qui implique d’être capable de gérer les deux formats !

Le mot « dématérialisation » est souvent employé dans le sens de « numérisation ». Numériser des documents signifie créer un fichier numérique à partir d’un document original au format papier, en passant celui-ci dans un scanner et en utilisant un logiciel de reconnaissance des caractères. Numériser, c’est donc créer une version numérique d’un document, une copie, qui dans certaines conditions pourra être considérée comme une copie fiable ayant la même vocation probatoire que le document original. Cela implique notamment que la numérisation soit réalisée selon un process spécifique et que le document numérique soit préservé dans un Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire certifié NF Z 42-013.

Dans les faits, dématérialisation des flux documentaires et numérisation des documents sont complémentaires. Elles permettent de prendre en charge tous les flux de documents gérées par l’entreprise : numériques et physiques, entrants et sortants. Ainsi, mettre en œuvre la dématérialisation dans votre entreprise pour les nouveaux flux de documents n’exclut pas de numériser tout ou partie de votre historique de dossiers papier pour constituer une base complète de documents facilement consultables et exploitables.

Dans tous les cas, réfléchissez-bien aux objectifs de votre projet afin de choisir une solution adaptée. La dématérialisation des documents induit de profonds changements dans les tâches quotidiennes et les méthodes de travail des équipes concernées. Il est indispensable de bien intégrer le facteur humain, qui est un facteur clé dans la réussite de votre projet.

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