Records Management : Pourquoi et comment ?

De nos jours, les entreprises sont confrontées à l’explosion des volumes de documents à gérer, phénomène amplifié par la coexistence de supports papiers et numériques. Cette inflation documentaire, combinée avec le poids croissant des lois et normes françaises et internationales, fait de la maîtrise de l’information un enjeu majeur et permet au Records Management de prendre toute sa dimension.

Le Records Management (RM) est un concept né aux Etats-Unis juste après la seconde guerre mondiale. Régi depuis 2002 par la norme internationale ISO 15489, il est généralement défini comme une fonction d’organisation et de gestion de l’ensemble des documents d’un organisme, quels que soient leur forme et leur support, dans l’optique de les protéger et les rendre accessibles dans le temps.

Au-delà des pratiques traditionnelles d’archivage, souvent réduites à des problématiques de conservation, une approche RM se révélera plus créatrice de valeur ajoutée, contribuera à la performance de l’entreprise, à la maîtrise de ses risques, et à l’optimisation de son organisation.

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Une stratégie de gouvernance documentaire peut s’avérer complexe à mettre en place car elle intègre plusieurs facteurs, humains, techniques, économiques et organisationnels, et nécessite l’implication des décideurs et de tous les métiers concernés par le traitement des documents de l’entreprise (Responsables Opérationnels, Qualité, Archives, DSI..).

Une bonne approche peut se construire autour de trois grandes étapes :

• Auditer l’existant, c’est-à-dire établir un état des lieux détaillé intégrant l’identification et la cartographie des documents sensibles et des risques qui y sont liés.
• Définir un véritable référentiel, réunissant la politique d’archivage et sa stratégie de mise en œuvre, dans le but de répondre aux objectifs de conformité et d’efficacité préalablement définis.
• Traiter les documents et archives, phase opérationnelle intégrant notamment les étapes d’identification, de tri, de numérisation, et de conditionnement de l’information.

A l’issue de cette démarche, l’organisme devrait disposer des outils nécessaires à la mise en œuvre d’une infrastructure centralisée et réellement pilotée: cartographie des documents importants régissant ses activités, procédures d’accès, organisation, classement et systèmes d’informations…

Repositionnée non plus dans une approche centre de coûts mais dans une approche préventive de maîtrise des risques et de gain d’efficacité, la politique Records Management prend alors tout son sens et se révèle créatrice de valeur ajoutée pour l’entreprise qui la met en place.