Records Management : Pourquoi et comment ?

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De nos jours, les entreprises sont confrontées à l’explosion des volumes de documents à gérer, phénomène amplifié par la coexistence de supports papiers et numériques. Cette inflation documentaire, combinée avec le poids croissant des lois et normes françaises et internationales, fait de la maîtrise de l’information un enjeu majeur et permet au Records Management de prendre toute sa dimension.

Records Management : une définition

Le Records Management (RM) est un concept né aux Etats-Unis juste après la seconde guerre mondiale. Régi depuis 2002 par la norme internationale ISO 15489, il est généralement défini comme une fonction d’organisation et de gestion de l’ensemble des documents d’un organisme, quels que soient leur forme et leur support, dans l’optique de les protéger et les rendre accessibles dans le temps.

Au-delà des pratiques traditionnelles d’archivage, souvent réduites à des problématiques de conservation, une approche RM se révélera plus créatrice de valeur ajoutée, contribuera à la performance de l’entreprise, à la maîtrise de ses risques, et à l’optimisation de son organisation.

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Exemple : le Records Management au service de votre patrimoine immobilier

La plupart des entreprises possèdent ou louent plusieurs sites immobiliers : bureaux, entrepôts, sites de production ou de distribution, qui génère un grand nombre et une grande variété de documents importants. Certains sont liés à la construction, l’acquisition ou la location du bien immobilier, d’autres à sa gestion, son entretien ou sa réhabilitation.

Les enjeux d’une bonne gestion de ces documents sont considérables :

  • Enjeux juridiques : la réglementation impose aux entreprises de disposer de documents engageants tels que permis de construire et autorisations d’exploiter.
  • Enjeux financiers : la non maîtrise des dossiers techniques étroitement liés à la gestion courante de l’entreprise peut engendrer des frais supplémentaires.

Dans tous les cas, l’absence d’identification de ces documents, d’une bonne politique de préservation et d’accès à l’information, sont autant de facteurs de risques et de coûts pour l’entreprise.

Le Records Management permet d’adresser ces divers enjeux. Au-delà de l’archivage au sens commun du terme, une politique RM implique d’identifier très tôt les documents clés et les risques associés, puis de les gérer tout au long de leur cycle de vie. C’est pourquoi il est important de mener cette réflexion en amont, sans attendre qu’un sinistre ou un contentieux ne rende cette démarche obligatoire.

Prenons l’exemple d’une société de logistique dont les dossiers immobiliers sont éparpillés sur différents sites. Certains documents manquants la contraignent à refaire des études techniques avant une rénovation. Le Directeur Général décide alors de lancer une politique RM. Au terme d’un état des lieux de l’organisation existante, il met en place les outils documentaires indispensables à une bonne gestion de son système d’archivage. A partir d’un plan de classement détaillé et du référentiel de conservation, les documents sont vérifiés, triés, et indexés dans une base de données centrale. Certains originaux sensibles sont numérisés puis mis en sécurité. Au terme de cette opération, l’entreprise dispose de dossiers fiables car complets, tracés et disponibles.

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Cas client : mise en oeuvre d’une stratégie de Records Management

Comment construire une stratégie de Records Management ?

Une stratégie de gouvernance documentaire peut s’avérer complexe à mettre en place car elle intègre plusieurs facteurs, humains, techniques, économiques et organisationnels, et nécessite l’implication des décideurs et de tous les métiers concernés par le traitement des documents de l’entreprise (Responsables Opérationnels, Qualité, Archives, DSI..).

Une bonne approche peut se construire autour de trois grandes étapes :

  • Auditer l’existant, c’est-à-dire établir un état des lieux détaillé intégrant l’identification et la cartographie des documents sensibles et des risques qui y sont liés.
  • Définir un véritable référentiel, réunissant la politique d’archivage et sa stratégie de mise en œuvre, dans le but de répondre aux objectifs de conformité et d’efficacité préalablement définis.
  • Traiter les documents et archives, phase opérationnelle intégrant notamment les étapes d’identification, de tri, de numérisation, et de conditionnement de l’information.

A l’issue de cette démarche, l’organisme devrait disposer des outils nécessaires à la mise en œuvre d’une infrastructure centralisée et réellement pilotée: cartographie des documents importants régissant ses activités, procédures d’accès, organisation, classement et systèmes d’informations…

Repositionnée non plus dans une approche centre de coûts mais dans une approche préventive de maîtrise des risques et de gain d’efficacité, la politique Records Management prend alors tout son sens et se révèle créatrice de valeur ajoutée pour l’entreprise qui la met en place.