Numérisation de documents

La numérisation de vos archives est un moyen de gagner en efficacité. A ce titre, elle s’intègre dans un projet plus large d’optimisation documentaire de votre entreprise. Pour être pertinente, elle doit être bien ciblée et dimensionnée. Sa mise en œuvre demande donc une véritable réflexion préalable et une bonne connaissance des besoins et des habitudes des utilisateurs. La numérisation fidèle permet, par exemple, de constituer des copies numériques conformes à l’original. Nos équipes d’experts sont dotées de compétences solides et riches de multiples expériences tous secteurs confondus. Opérationnelles, elles vous accompagnent tout au long de votre projet pour un service sur mesure !

La numérisation en vue de la dématérialisation

Une démarche globale

La numérisation s’inscrit dans un processus complet personnalisé selon vos besoins : préparation, numérisation, extraction automatique des données, restitution des originaux papiers, mise à disposition des copies numériques et/ou versement dans vos SI…

Numérisation :
se poser les bonnes questions !

Vous aussi vous pensez que la numérisation est la solution miracle à tous vos problèmes de documents ? Qu’il faut numériser tous vos documents papiers pour faire des économies ? Savez-vous pourtant que vous consultez seulement
10 à 20% de tous vos documents papier ? Il est essentiel de se poser les bonnes questions au regard des priorités de votre entreprise !

Quels documents numériser ? Dans quel but ? Dans quelles limites ? Comment ?

Faisons le point en infographie sur 4 idées reçues.

Vos besoins fondamentaux

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Optimiser votre organisation

  • Accéder et partager plus facilement vos informations pour plus d’efficacité au quotidien
  • Valoriser votre fonds documentaire en simplifiant sa diffusion
  • Automatiser et fiabiliser vos processus
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Protéger vos documents

  • Préserver vos documents originaux en faisant des copies numériques
  • Renforcer votre conformité grâce à la numérisation probatoire

Copie fidèle, régime de la preuve et destruction des originaux

Jusqu’à récemment, dans le droit français, seul l’original d’un document avait une valeur probante. Rappelons qu’est considéré comme original le document nativement produit sur son support papier ou numérique. En cas de perte de l’original papier, la copie numérique peut désormais avoir une valeur probatoire, à deux conditions :

• qu’il s’agisse d’une copie fidèle produite via des procédés spécifiques de numérisation préservant la vocation probatoire du document,

• qu’elle soit conservée dans un système d’archivage pérenne, c’est-à-dire un SAE à vocation probatoire tel que défini par la norme NF Z 42-013. Si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée.

Pour aller plus loin : Lire l’avis d’expert sur la numérisation fidèle

Pour aller plus loin : « Qu’est-ce que la numérisation fidèle? »

Le communiqué de l’AFNOR sur la norme NF Z 42-026

Nos solutions de numérisation de documents

Numérisation à vocation probatoire / numérisation fidèle

Nous réalisons des copies numériques fidèles et conformes à vos originaux. Votre atout confiance ? Toutes nos prestations à vocation probatoire, numérisation et archivage électronique sont certifiées NF Z 42-013 et
labellisées FNTC-TA.

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Numérisation sur site

Certains de vos dossiers présentent un caractère particulier de confidentialité ? La numérisation sur site de vos documents par nos équipes est alors particulièrement adaptée. Vous bénéficiez de compétences documentaires
et métier fortes, tout en préservant la sécurité de vos documents et données. Un processus très fluide.

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Numérisation de livres et de plans

Nous vous proposons une expertise spécifique en matière de numérisation de livres et autres ouvrages reliés, de plans… Cette solution vous apporte une prestation de qualité et le respect de vos fonds documentaires qui
sont manipulés avec grand soin.

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Vos bénéfices immédiats

     

Une solution clé en main et complète

  • Véritable solution ciblée et personnalisée
  • Chaine complète de traitement (traitement documentaire, numérisation, contrôle…) intégrée aux moyens informatiques (GED et archivage électronique)
     

Une flexibilité et une optimisation maximales

  • Disponibilité de vos originaux durant la numérisation
  • Accès facile aux documents numérisés : gain en temps et en efficacité
  • Prise en charge des documents papiers (remise en état des dossiers, archivage, destruction…)
     

Une sécurité et une confidentialité renforcées

  • Capacité à faire de la numérisation confidentielle : mise en place d’une procédure spécifique au sein de vos locaux ou dans l’un de nos centres
  • Traçabilité et contrôle qualité de tous vos documents numérisés

Les       Locarchives

  • 40 ans d’expérience auprès de 6 000 clients
  • Des solutions adaptées à tous les métiers / secteurs d’activité (santé, RH, juridique, comptabilité…)
  • Des équipes de consultants et de chefs de projet expérimentés pour un accompagnement sur mesure
  • Prise en charge de toute votre chaîne documentaire : numérisation, dématérialisation, gestion électronique des documents, archivage numérique…
  • Des partenariats technologiques pour couvrir tous vos besoins