Nos solutions de numérisation de documents

La numérisation des archives est une véritable démarche qui doit être réfléchie et structurée selon la nature de vos documents, votre organisation, les contraintes de votre entreprise, vos objectifs… Qu'il s'agisse d'opérations ponctuelles ou récurrentes, nos prestations LOCARCHIVES prennent en compte tous ces paramètres pour vous proposer la solution adaptée. Vos documents sont ensuite pris en charge et numérisés sur place ou dans l'un de nos centres.

La numérisation en vue de la dématérialisation

3 étapes incontournables

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Une préparation pointue, une numérisation adaptée et une restitution personnalisée sont la clé d’une numérisation réussie :

  • la préparation : analyse de vos risques, vos contraintes budgétaires, organisation de votre fonds documentaire, sélection des documents à numériser…
  • la numérisation : scan, reconnaissance et indexation automatique, contrôle qualité…

Téléchargez la documentation numérisation

Nos solutions de numérisation de documents

Numérisation à vocation probatoire – Numérisation fidèle

Contrats de travail, bulletins de paie, contrats de crédit, factures, dossiers de fabrication…vos documents à caractère particulièrement sensible méritent un très haut niveau de sécurité. La numérisation fidèle, conforme à la norme NF Z 42-013, apporte les meilleures conditions d’intégrité avec la copie fidèle du document original.

Qu’est-ce qui différencie un processus de numérisation fidèle d’une numérisation non probatoire ?

Parmi les principales différences : optimisation de la qualité de l’image plutôt que de son poids, compression faible ou sans perte, contrôle et qualification des suppressions de pages blanches, traitement d’image sans perte, calcul d’échantillonnage normé…

Téléchargez la présentation « Numérisation fidèle et destruction des originaux »

Les atouts +

  • Maîtrise optimale des risques liés à vos documents clés
  • Versement automatique des copies fidèles dans un système d’archivage électronique à vocation probatoire
  • Préservation des originaux grâce à la disponibilité en ligne des copies numériques : limitation des consultations physiques sauf demande express d’une autorité judiciaire
  • Recevabilité des copies numériques fidèles comme élément de preuve en cas de perte ou de dégradation des documents originaux

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Numérisation sur site

Les documents concernés sont très variés et souvent propres à votre secteur d’activité : contrats, brevets, documents anciens, dossiers RH des cadres dirigeants, dossiers techniques (industrie, pharmacie, cosmétiques…).

Pourquoi ?

Parce qu’ils présentent un très haut niveau de confidentialité. La numérisation sur site par nos équipes est alors idéale : nos experts interviennent chez vous avec le matériel adéquat pour réaliser le traitement et la numérisation de vos documents. Cela permet de préserver leur confidentialité en évitant de les sortir de votre entreprise.

Les atouts +

  • Aucune circulation de vos documents originaux hors de vos locaux : réduction des opérations logistiques et du nombre d’intervenants (transport, manutention…)
  • Confidentialité et sécurité maximales : manipulation des documents limitée et contrôlée
  • Maintien de la continuité de votre activité : processus flexible, disponibilité de vos informations pendant l’étape de numérisation
  • Apport des compétences documentaires et métier de nos équipes

Demandez votre devis

Numérisation de livres et de plans

Vos fonds historiques et patrimoniaux peuvent eux aussi faire l’objet d’une numérisation : registres d’état civil, cadastres, reliures notariales, livres, collections de presse, revues de presse, documentation technique, droits d’auteur, ouvrages anciens…

Les objectifs ?

Notre solution concilie deux objectifs essentiels : produire une version numérique de haute qualité de vos ouvrages tout en respectant l’intégrité physique de vos originaux.

Les atouts +

  • Préservation de votre fonds documentaire fragile et périssable ou à caractère patrimonial
  • Diffusion d’un fonds auprès du grand public (bibliothèques…) ou en entreprise (documentation…)
  • Réédition d’un document en produisant un master d’imprimerie
  • Meilleure lisibilité des documents dégradés en assurant leur restauration numérique
  • Traitement de tous vos formats jusqu’au A0

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Des bénéfices immédiats

Une sécurité et une traçabilité maximales

  • Préservation des originaux
  • Traçabilité et contrôle qualité de tous vos documents numérisés
  • Mise à disposition de vos documents numérisés depuis un serveur sécurisé

L’exploitation de vos documents facilitée en continu

  • Solution personnalisée en fonction des documents traités et des objectifs de votre projet
  • Accès facile à l’ensemble de vos documents
  • Disponibilité 24/24h et 7j/7

Cas clients

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Valorisation et numérisation des dossiers techniques

Fiabiliser les données techniques des constructions dans le cadre d’une évolution de la réglementation

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Numérisation fidèle des dossiers de lots de fabrication

Mise en œuvre d’une stratégie de diversification des risques pour des documents à fort enjeu réglementaire

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Numérisation et archivage des contrats d’auteurs

Transfert, sécurisation des contrats originaux et mise en place d’une solution de gestion en ligne

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Métiers & Activités

Comptabilité / Finance

Votre service Comptabilité-Finance cherche à gagner en productivité. Songez au temps passé pour le traitement manuel de vos factures entrantes/sortantes, aux risques liés à leur faible traçabilité et aux conséquences possibles sur votre trésorerie… Nos solutions dédiées factures clients/fournisseurs vous permettent d’optimiser toute votre chaîne de traitement ! Comment ? Grâce à la dématérialisation de vos processus comptables. Avec LOCARCHIVES, vous bénéficiez d’une meilleure maîtrise du process Purchase-to-pay tout en respectant les enjeux réglementaires. Vous gagnez en productivité et vous offrez à votre entreprise la sécurité, la conformité et la pérennité dont elle a besoin !

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Ressources humaines

Votre service RH gère de nombreux documents qui obéissent à des enjeux et obligations règlementaires forts : disponibilité, confidentialité, durée de conservation… La dématérialisation de vos flux et processus RH est une belle opportunité pour y répondre ! Elle permet à vos collaborateurs d’accéder rapidement aux informations, de les mettre à jour facilement et de les sécuriser durablement. Chez LOCARCHIVES, nous connaissons bien vos problématiques RH. Nous avons donc conçu des solutions de dématérialisation pour vous faciliter le quotidien et maitriser vos risques. Optimisez votre gestion documentaire pour mieux vous consacrer à la gestion du capital humain de votre entreprise !

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Les    Locarchives

  • 40 ans d’expérience auprès de 6000 clients
  • Des solutions adaptées à tous les métiers/secteurs d’activité (santé, RH, juridique, comptabilité…)
  • Des équipes de consultants et de chefs de projet expérimentés pour un accompagnement sur mesure2 niveaux de sécurisation adaptés à la nature de vos documents
  • Prise en charge de toute votre chaine documentaire (Numérisation, Dématérialisation, Gestion électronique des documents, archivage numérique…)
  • Des partenariats technologiques pour couvrir tous vos besoins