Notre solution Numérisation fidèle

Dans la continuité des récentes évolutions réglementaires de 2016, nouvel article 1379 du Code Civil précisant que "la copie fiable dispose de la même force probante que l’original" et décret relatif aux "conditions à respecter pour une copie numérique fiable", la norme NF Z42-026 sur la numérisation fidèle a récemment fait son apparition ! Préserver un très haut niveau de sécurité pour vos documents à caractère particulièrement sensible est un enjeu majeur ! Notre solution numérisation fidèle conforme à la norme AFNOR vous apporte les meilleures conditions d’intégrité.

La numérisation en vue de la dématérialisation

Assurez la traçabilité de chaque opération
du processus de numérisation

schéma numérisation fidele

La norme NF Z42-026 détaille les 4 critères qui viennent s’ajouter à la chaîne de numérisation classique. Ces critères sont nécessaires à la mise en œuvre d’une chaîne de numérisation fiable :

  • Qualification et paramétrage de la chaîne de numérisation : tests des capacités et limites des outils de production sur chaque typologie de documents afin d’identifier les risques en termes de fidélité (résolution, colorimétrie…)
  • Justification de la fiabilité de la numérisation : Création d’un PV de conformité de la chaîne de numérisation dans lequel sont formalisés les résultats de la qualification (définition du lot, profil retenu, livrables numériques, contrôles réalisés…)
  • Mise en place d’un système complet de traçabilité sur l’ensemble des opérations de numérisation (préparation, numérisation, post-numérisation et justification) dans le but de constituer des pistes d’audit et également de démontrer la conformité de la numérisation fidèle.
  • Mise en œuvre des moyens cryptographiques afin d’assurer l’intégrité des copies numériques (empreinte, horodatage et cachet électronique). Pour une sécurité optimale, la norme conseille de produire une attestation de numérisation récapitulant tous les éléments de preuve et de conserver celle-ci dans un Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire. L’ensemble des livrables (copies numériques, métadonnées, éléments de preuve…) doivent également être préservés dans un SAE à vocation probatoire (NF Z42-013).

Simplifiez-vous la vie avec les certifications

afnor NF

Numérisation fidèle :

  • NF Z 42-026 (Référentiel de certification sur la numérisation)

Les prestataires certifiés NF Z 42-013 avec option numérisation sont de fait qualifiés pour procéder à la numérisation fiable, tant que le certificat reste encore valable. LOCARCHIVES est certifié depuis 2013.

Conservation de l’intégrité :

  • NF Z 42-013 (Référentiel de certification sur le Système d’Archivage Electronique)

Quid de la destruction des originaux ?

Il convient de prendre en considération plusieurs critères pour arbitrer cette grande problématique.

D’une part, la nature des originaux papiers, leur délai de conservation et l’analyse du risque doivent impérativement être pris en compte. Il est également nécessaire de déterminer s’il s’agit bien d’originaux. Détruire, oui pourquoi pas, puisque désormais le droit l’autorise mais cette stratégie doit être contrôlée et ainsi faire l’objet d’une solide analyse associée à une évaluation des coûts intégrés sur toute la durée de conservation.

D’autre part, selon la récente norme NF Z42-026, mettre en place un dispositif de numérisation fidèle intégrant la préservation de l’intégrité après la numérisation, implique obligatoirement de définir les paramètres optimums de numérisation, d’établir les conditions techniques de la fiabilité, de veiller à la traçabilité complète de chacune des opérations lors du processus de numérisation et enfin de pérenniser les copies numériques dans un véritable Système d’Archivage Électronique à vocation probatoire.

Pour aller plus loin

Téléchargez le livre blanc "numérisation fidèle et destruction des originaux"

Livre Blanc : Numérisation fidèle et destruction des originaux

Ce livre blanc signé LOCARCHIVES aborde les points suivants :

  • Copie fiable : Définition, enjeux et évolution
  • Numérisation fidèle et destruction des originaux : Peut-on réellement détruire les originaux ? Quelles stratégies adopter ? Comment déployer une numérisation fiable ?
  • Expertise et accompagnement de vos projets

Mais aussi :

Avis d’expert : Numérisation fiable et destruction des originaux : la fin du papier ?

Numérisation des documents : réussir votre projet pour gagner en performance

Des bénéfices immédiats

     

Disposez d’une solution opérationnelle

  • Prise en charge de tous les besoins en numérisation : Supports (documents, dossiers…) et prestations (numérisation de flux ou de stock, sur site client au guichet…)
  • 1er opérateur certifié NF Z42-013, depuis 2013, sur l’ensemble de la chaîne documentaire (De la numérisation à l’archivage)
     

Concentrez-vous sur votre cœur de métier

  • Conseil et accompagnement « sur mesure » en fonction de la typologie de vos documents et des besoins de votre société
  • Mise à disposition d’une équipe dédiée et du matériel  avec reporting en continu
  • Solution 100 % made in France avec notre SAE certifié.
  • Données localisées en France et soumises à la loi française
     

Reposez-vous sur l’expertise d’un professionnel

  • Maîtrise optimale des risques liés à vos documents clés
  • Versement automatique des copies fidèles dans un système d’archivage électronique à vocation probatoire
  • Préservation des originaux grâce à la disponibilité en ligne des copies numériques : limitation des consultations physiques sauf demande express d’une autorité judiciaire
  • Recevabilité des copies numériques fidèles comme élément de preuve en cas de perte ou de dégradation des documents originaux

Cas clients

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Numérisation fidèle des dossiers de lots de fabrication

Mise en œuvre d’une stratégie de diversification des risques pour des documents à fort enjeu réglementaire

Voir le cas client

Les    Locarchives

  • 40 ans d’expérience auprès de 6000 clients
  • Des solutions adaptées à tous les métiers/secteurs d’activité (santé, RH, juridique, comptabilité…)
  • Des équipes de consultants et de chefs de projet expérimentés pour un accompagnement sur mesure niveaux de sécurisation adaptés à la nature de vos documents
  • Niveaux de sécurisation adaptés à la nature de vos documents
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