Notre solution Numérisation fidèle

La norme NF Z42-026 détaille les 4 critères qui viennent s’ajouter à la chaîne de numérisation classique. Ces critères sont nécessaires à la mise en œuvre d’une chaîne de numérisation fiable :

• Qualification et paramétrage de la chaîne de numérisation probante : tests des capacités et limites des outils de production sur chaque typologie de documents afin d’identifier les risques en termes de fidélité (résolution, colorimétrie…)
• Justification de la fiabilité de la numérisation probante : Création d’un PV de conformité de la chaîne de numérisation dans lequel sont formalisés les résultats de la qualification (définition du lot, profil retenu, livrables numériques, contrôles réalisés…)
• Mise en place d’un système complet de traçabilité sur l’ensemble des opérations de numérisation probante (préparation, numérisation, post-numérisation et justification) dans le but de constituer des pistes d’audit et également de démontrer la conformité de la numérisation fidèle.
• Mise en œuvre des moyens cryptographiques afin d’assurer l’intégrité des copies numériques (empreinte, horodatage et cachet électronique). Pour une sécurité optimale, la norme conseille de produire une attestation de numérisation récapitulant tous les éléments de preuve et de conserver celle-ci dans un Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire. L’ensemble des livrables (copies numériques, métadonnées, éléments de preuve…) doivent également être préservés dans un système d’archivage électronique à vocation probatoire (NF Z42-013).

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Il convient de prendre en considération plusieurs critères pour arbitrer cette problématique.

D’une part, la nature des originaux papiers, leur délai de conservation et l’analyse du risque doivent impérativement être pris en compte. Il est également nécessaire de déterminer s’il s’agit bien d’originaux. Détruire, oui pourquoi pas, puisque désormais le droit l’autorise mais cette stratégie doit être contrôlée et ainsi faire l’objet d’une solide analyse associée à une évaluation des coûts intégrés sur toute la durée de conservation.

D’autre part, selon la récente norme NF Z42-026, mettre en place un dispositif de numérisation fidèle intégrant la préservation de l’intégrité après la numérisation, implique obligatoirement de définir les paramètres optimums de numérisation, d’établir les conditions techniques de la fiabilité, de veiller à la traçabilité complète de chacune des opérations lors du processus de numérisation et enfin de pérenniser les copies numériques dans un véritable Système d’Archivage Électronique à vocation probatoire.