Automatisation des processus comptables

Votre service Comptabilité-Finance cherche à optimiser ses processus récurrents et à maîtriser ses risques? Gagnez en productivité en automatisant l’ensemble de vos processus manuels répétitifs, à volume élevé et sujets aux erreurs via une solution de Gestion électronique des Documents ! Nos experts vous accompagnent durant toutes les étapes du projet d’automatisation  au sein de votre service comptabilité. L’objectif ? Améliorer la rapidité, la précision et la fiabilité de vos processus en automatisant les opérations courantes de vos équipes avec une GED et des workflows personnalisés !

comment mettre en place un projet de numerisation

Optimisez l’efficacité de votre service comptabilité-finance !

Paramétrez vos propres workflows, formulaires, alertes… : Automatisez les tâches courantes qui peuvent être facilement propices aux erreurs et qui monopolisent un grand nombre de vos collaborateurs.

Exploitez le potentiel de vos documents au sein de la GED : Quels que soient le format ou la source, les documents liés à vos dossiers comptables sont centralisés et accessibles à tout moment dans un seul et même endroit.

Gagnez du temps sur l’ensemble de la chaîne de traitement de vos opérations : Processus de vérification internes plus rapides et sécurisés, retards de transmission éliminés, durées d’approbation réduites de manière significatives…

Réduisez vos risques grâce à la traçabilité et les pistes d’audit fiable à chaque étape du processus : Une réponse sécurisante en cas de litige ou contrôle juridique mais aussi une conformité avec la législation en vigueur.

Un projet digitalisation comptable ? Demandez votre devis

3 cas d’usage d’automatisation pour les services financiers

La gestion simple et efficace de vos comptes clients :

  • Stockage automatique de tous les documents clés et données pertinentes de vos comptes clients dans une base centralisée : La gestion des documents originaux et des copies n’est plus une préoccupation.
  • Recherche plus rapide des informations (contrats, avenants, factures…) grâce à une grande variété de métadonnées pour chaque document.
  • Programmation des relances clients automatisées dans le but d’éviter au maximum les obstacles de régularisation des paiements et de rendre plus efficace les règlements.

Les délais de traitement optimisés avec vos fournisseurs :

  • Des processus plus efficaces grâce à une base et un système bien structuré : Comme pour vos clients, vous retrouvez toutes les informations et documents de vos comptes fournisseurs dans un seul et même endroit.
  • Paramétrage de workflow : Création de scénarios (approbation, vérification, relecture, validation…) dans le but d’écourter les délais de règlement au fournisseur, de limiter les dépenses inutiles telles que les frais de retard ou encore les règlements en double.
  • Relance automatique de vos collaborateurs pour les remises de paiement et les traitements des factures fournisseurs anticipés.

Une planification budgétaire et une analyse des coûts améliorées :

  • Paramétrage rapide de planification, des projets à venir et des calendriers budgétaires de chaque direction de l’entreprise : Possibilité de suivre en quelques clics les évolutions de la planification budgétaire.
  • Gestion des autorisations et des habilitations des collaborateurs ou intervenants externes pour les accès aux informations budgétaires des dernières années, aux factures, aux analyses, aux rapports comptables internes…
  • Paramétrage de workflow impliquant les actions de votre service comptabilité et d’autres services : Confirmation de la prise en compte de la facture et validation du paiement par le directeur du service concerné.
  • Automatisation des alertes à destination des différentes directions de l’entreprise en fonction de règles prédéfinies concernant leurs données comptables : Anticipation accrue des variations budgétaires et des dépassements des dépenses.

visuel projet dematerialisation paye

Accélérez les processus de validation des factures !

Les équipes de LOCARCHIVES vous accompagne dans la mise en place des processus de validation fiable et transparent au sein de votre entreprise. Les fonctions de timbrage de notre système de Gestion électronique de Documents (GED) de Docuware et OnBase dont nous sommes intégrateurs permettent à votre service comptable d’effectuer de façon rapide, efficace et économique des vérifications et validations de factures. La réalisation des diverses étapes de traitement et de prise de décision sont automatisées et ajoutées à la liste de tâches de chaque personne concernée.

Exemple : Dès réception, les factures sont automatiquement ajoutées à la liste des tâches d’un collaborateur du service comptabilité-finance. Celui-ci transmet chaque facture aux services concernés tout en apposant un timbre électronique. Les directeurs de chaque service ont accès à une base spécifique avec l’ensemble de leurs factures. Après vérification des factures, celles-ci sont approuvées ou rejetées à l’aide d’un tampon électronique. Cette étape permet aux factures d’être placées automatiquement dans la liste du service comptable pour le traitement final.

Vos bénéfices immédiats

     

Gagnez en efficacité en interne

  • Création d’un système de gestion documentaire structuré et permettant d’optimiser les temps de recherche d’informations.
  • Moins sollicité pour les tâches récurrentes, vos collaborateurs disposent de plus de temps pour se consacrer à leur fonction principale.
  • Une plus grande motivation et une meilleure satisfaction pour vos équipes.
     

Optimisez les flux de trésorerie

  • Centralisation de toutes vos factures fournisseurs et clients, aussi bien papier que dématérialisées.
  • Programmation des relances clients pour les régularisations des paiements ou en interne pour les règlements fournisseurs.
  • Paramétrage de workflow impliquant les actions de votre service comptabilité et d’autres services.
     

Renforcez la conformité et la fiabilité

  • Réduction des erreurs et des litiges grâce à l’automatisation des processus comptables.
  • Gestion simplifiée des habilitations pour les accès aux informations budgétaires (factures, contrats, analyses, rapports…)
  • Meilleure anticipation des variations budgétaires et des dépassements des dépenses.
  • Pistes d’audit pour une meilleure maîtrise des risques.

Pour aller plus loin sur nos solutions Comptabilité-Finance

Dématérialisation de vos factures fournisseurs

Une solution dédiée pour toutes vos factures entrantes, qu’il s’agisse de fournisseurs occasionnels ou récurrents.

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Dématérialisation des factures clients

Une solution conçue pour toutes vos factures sortantes, avec ou sans signature.

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Les    Locarchives

  • Une solution globale pour dématérialiser, diffuser et archiver vos bulletins de paie
  • L’accompagnement d’experts documentaires : pilotage de projet par une équipe dédiée, audit, recueil des besoins et préconisations
  • La confiance en une solution d’archivage électronique certifiée NF Z 42-013
  • La dématérialisation de vos autres processus RH : contrat de travail avec signature électronique, transfert sécurisé de documents, automatisation des processus, workflow de validation…
  • Une solution intégrée à vos SIRH pour plus de convivialité