Dématérialisation des factures fournisseurs

Toutes entreprises confondues, vous êtes 79 %* à vous orienter en priorité vers la dématérialisation des factures entrantes. Leur numérisation est souvent l’action privilégiée. Pourquoi ne pas aller plus loin en dématérialisant intégralement vos flux entrants ? En automatisant votre processus métier, vous gagnez sur toute la ligne : réduction de vos temps de traitement, optimisation des coûts associés et maîtrise de vos risques ! Nos équipes LOCARCHIVES ont élaboré pour vous une solution complète de dématérialisation idéalement adaptée à vos besoins ! (*) source livre blanc Ey et Dimo Gestion - janvier 2014

bandeau comptabilite finance

Une somme d’actions pour une gestion simplifiée !

Locarchives : dématérialisation factures fournissseurs

Nous prenons en charge l’ensemble de vos factures fournisseurs, quel qu’en soit le format : papier, PDF, EDI…
Elles sont collectées et traitées par nos soins. Un workflow vous permet de les valider avant intégration automatique dans votre ERP. Elles sont ensuite versées dans un système d’archivage sécurisé. En somme, un maximum de fluidité, d’efficacité et d’économies !

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Vos bénéfices immédiats

Des coûts de facturation divisés par deux

  • ROI estimé entre 50 et 75% sur la base d’un coût de traitement moyen d’une facture de 13,80 € (source Arthur D. Little pour Deskmond/Post@xess)
  • Traitement rentabilisé de vos factures dès la 1ère année

Une simplification et une fiabilisation de vos processus comptables

  • Centralisation de vos factures via une interface unique
  • Automatisation de vos tâches : validation, suivi de vos paiements, relances…

La maîtrise de vos risques juridiques et financiers

  • Respect des contraintes réglementaires : formats de facture, vocation probatoire…
  • Accessibilité en ligne permanente de vos factures dématérialisées : sécurité et réactivité en cas de litige ou de contrôle fiscal

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Le passage
à la dématérialisation de factures :
ce qu’il faut retenir

Pour être conforme, votre solution de dématérialisation des factures doit respecter 3 points clés :
1. l’authenticité : identification de l’émetteur
2. l’intégrité : non modification du contenu de la facture
3. la lisibilité : le contenu de la facture doit être lisible en clair par l’administration en cas de contrôle. Lancer un projet de dématérialisation n’entraîne pas la suppression de 100% des factures papier à court terme. La bascule vers le numérique se fait par étapes, au fur et à mesure de l’adhésion de chacun des partenaires. Cela implique de pouvoir traiter l’ensemble des flux, papier et numériques, afin de répondre aux besoins de tous les partenaires.

Le  saviez-vous ? Numériser une facture entrante au format papier vous permet d’optimiser son traitement. Toutefois, d’un point de vue fiscal, vous devez conserver l’original papier de la facture pendant toute la durée légale d’archivage, c’est-à-dire 10 ans.

Les       Locarchives

  • Une solution complète pour traiter votre processus de facturation fournisseurs
  • Un dispositif totalement intégré à vos SI pour une parfaite transparence utilisateurs
  • Un système d’archivage électronique à vocation probatoire totalement intégré
  • Un dispositif 100 % conforme aux exigences réglementaires
  • Un accompagnement de A à Z par des experts du document : pilotage du projet, conception de votre solution sur mesure, déploiement, conduite du changement, formation…