Archivage de documents papiers

Archivage de documents papier

Contrats, bons de commande, factures, bilans comptables, documents administratifs, relevés bancaires… nombreux sont les documents papier que la loi vous oblige à conserver plusieurs années. Et vous devez pouvoir y accéder rapidement afin de fournir des pièces justificatives en cas d’audit, de contrôles ou encore de contentieux. Sans oublier ces autres documents qui ont une valeur patrimoniale ou qui peuvent se révéler indispensables à la conduite de votre activité : dessins, schémas techniques, plans … Nous confier votre archivage de documents, c’est sécuriser votre activité tout en gagnant du temps et de l’espace ! Nos infrastructures sont adaptées et sécurisées pour conserver tous vos documents, quels que soient leur nature et leur volume. Et nos solutions vous apportent une gestion complète dédiée à vos besoins métiers !

Archivage de documents : un process complet et adapté

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Notre process est rigoureux tout au long du traitement et de la gestion de vos documents archivés : préparation, transport, indexation, conservation dans un environnement dédié, consultation et restitution physique ou électronique…

A chaque étape, vous disposez de notre logiciel d’archivage sécurisé DEXTO pour gérer facilement en ligne toutes vos commandes, recherches de documents et ordres de traitement. Nous vous proposons également des solutions de numérisation de documents afin de faciliter la consultation et la gestion de vos dossiers au quotidien.

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Nos solutions d’archivage de documents papier

Selon vos types de documents et vos contraintes métier, nous vous proposons 3 gammes spécifiques d’archivage de documents.

Conservation des Archives Intermédiaires

Ces solutions sont adaptées pour l’archivage physique des documents que vous ne consultez pas souvent : pièces comptables, documents commerciaux…
Vous sécurisez ainsi tous ces documents pendant leur durée légale de conservation tout en y accédant rapidement en cas de besoin.

Les atouts +

  • Constitution de votre inventaire informatisé
  • Pérennisation de vos documents
  • Disponibilité physique ou dématérialisée
  • Optimisation de votre budget archives

Gestion des Dossiers Vivants

Ces solutions sont adaptées aux dossiers que vous consultez fréquemment, voire quotidiennement, pour votre activité : dossiers clients, dossiers patients, dossiers de contentieux, dossiers RH… Elles vous permettent d’y accéder facilement.
Le but ? Les maintenir à jour en y intégrant rapidement de nouveaux documents afin qu’ils soient toujours complets.

Les atouts +

  • Documents physiques disponibles sous 3 heures
  • Dossiers complets et à jour grâce aux intégrations régulières
  • Dossiers pérennisés en toute confidentialité
  • Gestion personnalisée selon votre fonctionnement

Préservation des Archives Sensibles et confidentielles

Ces solutions d’archivage fortement sécurisées sont dédiées aux documents papiers à caractère sensible ou même critique pour la continuité de votre activité : documents juridiques, archives patrimoniales
Elles vous permettent de renforcer efficacement la pérennité et la confidentialité de ces documents.

Les atouts +

  • Conception d’une solution sur mesure adaptée à votre organisation (salle de conservation dédiée, transfert adapté…)
  • Très haut niveau de sécurité et de confidentialité pour vos documents
  • Équipes LOCARCHIVES dédiées et spécialement habilitées

Téléchargez notre guide pratique

Construction, équipements, maintenance… Depuis 40 ans, LOCARCHIVES investit en continu dans ses infrastructures pour vous offrir le meilleur pour votre archivage de documents. Nos 10 sites de conservation et Data Centers dans toute la France concentrent ainsi le meilleur des technologies actuelles au service de la protection de vos documents d’entreprise.

Archivage de documents : des bénéfices immédiats

La tranquillité apportée par un partenaire expert

  • Analyse pointue pour concevoir une solution adaptée à vos besoins métiers
  • Service très qualitatif d’archivistes professionnels
  • Prise en charge de vos archives tout au long

Le pilotage de vos archives en toute autonomie

  • Espace en ligne sécurisé et personnalisé
  • Gestion autonome des habilitations
  • Accès unique et facile à tous vos documents physiques et numériques
  • Gestion d’archivage de vos documents optimisée

Des conditions idéales de conservation pour vos documents

  • Préservation de vos archives dans des entrepôts dédiés selon la nature de vos documents
  • Sites de conservation conçus et protégés contre les risques majeurs (intrusion, incendie…)
  • Conditions optimales de confidentialité et de traçabilité

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Cas clients

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Archivage externalisé des dossiers médicaux

Transfert, conservation sécurisée et gestion en ligne des dossiers patients

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Les    Locarchives

  • Tiers archiveur certifié NF Z 40-350 (Conservation et gestion de documents papiers)
  • Agrée par l’ASIP (Hébergeur de Données de Santé) et le SIAF – Service Interministériel des Archives de France (Conservation des archives publiques)
  • Made in France : société nationale, données localisées en France conformes à la loi française
  • Pionnier de la gestion d’archives : 40 ans d’expérience auprès de 6000 clients
  • Accompagnement de votre projet pour une solution personnalisée
  • Expériences sur des grands projets dans un délai court (déménagement, fermeture de site…)