Automatisation des processus RH

Votre service Ressources Humaines cherche à optimiser son organisation et ses méthodes de travail ? Véritable levier de performance, l’automatisation des processus RH, via une solution de Gestion électronique des Documents et la mise en place de workflows, répond à vos problématiques ! Les équipes de Locarchives vous accompagnent pour l’optimisation des processus au sein de votre entreprise. L’objectif ? Simplifier le quotidien des RH en les déchargeant de tâches à faibles valeurs ajoutées, en rationalisant les processus, en fluidifiant la communication et la collaboration…

comment mettre en place un projet de numerisation

Simplifiez-vous la vie avec l’automatisation de vos processus RH

Identifiez avec votre équipe les processus RH classiques que vous souhaitez digitaliser et automatiser : processus de recrutement, gestion des contrats, plans d’intégration (process onboarding), mise à jour des dossiers individuels, planification des entretiens d’évaluations et de compétences, propositions de formations, gestion des demandes de congés, enregistrement du temps de travail, notes de frais ou encore la révision salariale…
Créez vos propres formulaires et workflows dans le but d’automatiser les processus administratifs, de limiter les erreurs humaines et de suivre en temps réel les échéances…

Centralisez l’ensemble des données du personnel dans un seul et même endroit : réduction des tâches administratives pour les membres de votre service RH, gestion et consultation facilitée…

Générez automatiquement vos tâches et vos alertes grâce aux workflows : création automatique de tâches définies et assignées par le Responsable RH aux membres de son équipe, aux managers des services concernés… et rappels automatiques sur les différentes demandes à traiter.

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3 exemples concrets d’automatisation de process RH

Un recrutement optimisé de toute part :

  • Identification des besoins en recrutement auprès des managers et gestion des demandes de recrutement pour un poste défini.
  • Pilotage des offres d’emploi : recherche facile des postes à pourvoir, suivi du statut de l’offre…
  • Réception des candidatures et classement automatique en fonction de l’offre d’emploi : données personnelles (CV, diplômes, lettre de motivation…), origine de la candidature, disponibilité pour un entretien ou pour le poste, rémunération attendue… Toutes les candidatures sont centralisées sur une plateforme unique et gérées dans le respect de la réglementation.
  • Suivi de toutes les actions faites pour un candidat : entretiens téléphoniques, échanges d’emails, avis des RH et du manager…
  • Génération automatique des tâches : email de convocation à un entretien, de confirmation de rendez-vous, de refus à un candidat…
  • Automatisation de contractualisation par le RRH et le candidat avec des signatures électroniques

Un process onboarding de A à Z :

  • Génération de workflow avec les différentes actions du processus d’entrée et les étapes précises à respecter : L’intégration du nouveau collaborateur est alors facilitée et toutes les étapes doivent être respectées.
  • Répartition automatique des actions du service RH, du manager et des autres services concernés (informatique, médecine du travail, services généraux…) et envoi de relances automatisées à la date d’échéance.
  • Gestion du matériel à fournir au nouvel arrivant et autres informations techniques : Installation et paramétrage du poste de travail, accès informatiques (e-mail, logins ou niveau de droits pour les logiciels…), attribution du véhicule…
  • Formulaire de recueil d’informations : Le salarié ne saisit ses informations personnelles qu’une seule et unique fois afin que les différents services de l’entreprise reçoivent automatiquement les informations qui les concernent.
  • Création automatique d’un dossier personnel du salarié et contrôle automatique de complétude : Tous les documents nécessaires sont en ligne et disponibles en fonction des droits d’accès de tous vos collaborateurs habilités.

Une gestion des demandes de congés simple et efficace :

  • Attribution automatique du droit aux congés des salariés en fonction de règles prédéfinies : Calcul automatique du solde de congés en fonction des crédits de l’année en cours (jours de congés payés et/ou RTT déjà pris, solde restant…)
  • Génération de workflow : Création d’un processus de validation par le manager et/ou par les RH ainsi qu’un processus de confirmation au collaborateur.
  • Visionnage rapide et simplifié par un manager et/ou les RH du planning des absences avec la connexion au SIRH soit pour un collaborateur, soit pour un groupe de collaborateurs.

questions dématérialisation fiscale

Comment mettre en œuvre un workflow et des automatisations ?

Comme tous les services de votre entreprise, votre service Ressources Humaines recherche de l’agilité dans son fonctionnement et son organisation au quotidien. La mise en œuvre d’une solution de Gestion électronique des Documents avec des workflows vous offre l’opportunité d’optimiser vos processus métier en automatisant une grande partie de vos tâches récurrentes. Les experts Locarchives vous accompagnent dans la mise en place de votre projet de transformation digitale RH.

A lire « GED : Le workflow au service de l’automatisation de vos processus »

Vos bénéfices immédiats

     

Gagnez en productivité et en efficacité

  • Entretiens individuels, arrêts maladie, bulletins de paie… Fluidifiez les échanges d’informations au sein de votre service RH et bénéficiez d’une organisation plus réactive.
  • Evitez les tâches répétitives et sans valeur ajoutée pour passer plus de temps sur des dossiers plus valorisants pour vos équipes.
  • Centralisez tout au même endroit et accédez facilement aux informations de votre service.
     

Fiabilisez et sécurisez vos processus métiers

  • Oubli, perte de documents, mauvais envoi… Avec l’automatisation des tâches, évitez les erreurs grâce à des scénarios pensés en amont.
  • Assurez la continuité de vos processus en toute circonstance.
  • Harmonisez les pratiques de vos collaborateurs au sein de votre service pour une gestion de haute qualité.
  • Sécurisez les échanges et accès aux données sensibles.
  • Réduisez les risques de non-conformité (droit à l’oubli, confidentialité…).
     

Optimisez le suivi des dossiers en cours

  • Disposez d’indicateurs vous permettant de suivre en temps réels le déroulement de vos processus et de prendre les mesures adaptées en cas de besoin.
  • Entrez dans une démarche d’amélioration continue.

Pour aller plus loin sur nos solutions RH

Dématérialisation des dossiers du personnel

Découvrez notre solution spécialement conçue pour vous faciliter la gestion des dossiers du personnel et des documents au centre de votre activité RH : dématérialisation des contrats de travail et avenants, arrêts de travail, demandes de congés…

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Dématérialisation du bulletin de paie

Une solution clé en mains pour dématérialiser vos bulletins, les mettre à disposition de vos salariés et les archiver durablement de façon sécurisée.

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Dématérialisation et archivage électronique probatoire des bulletins de paye

Passage au bulletin de paye électronique pour les 4 000 intérimaires

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Les    Locarchives

  • Une solution globale pour dématérialiser, diffuser et archiver vos bulletins de paie
  • L’accompagnement d’experts documentaires : pilotage de projet par une équipe dédiée, audit, recueil des besoins et préconisations
  • La confiance en une solution d’archivage électronique certifiée NF Z 42-013
  • La dématérialisation de vos autres processus RH : contrat de travail avec signature électronique, transfert sécurisé de documents, automatisation des processus, workflow de validation…
  • Une solution intégrée à vos SIRH pour plus de convivialité