Dématérialisation et archivage électronique probatoire des bulletins de paye

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Besoins et enjeux

Ergalis, société spécialisée dans le domaine de l’intérim et des services RH, n’a pas attendu le passage de la loi El Khomri le 1er janvier 2017 pour dématérialiser ses bulletins de paie.
Ergalis souhaite optimiser et sécuriser le traitement de la paye des 4 000 intérimaires employés chaque jour. Edition, mise sous pli, affranchissement, archivage… les coûts de traitement des 17 000 bulletins mensuels représentent une charge importante pour Ergalis.

Pour Monsieur BILLOUD, Directeur Administratif et Financier, « passer au bulletin dématérialisé constitue un gisement d’économies important. Un intérimaire effectue souvent plusieurs missions durant le même mois, et reçoit autant de fiches de paie. Cela représente beaucoup de papier, à conserver pendant au moins 10 ans ».

4 000intérimaires

chaque jour

17 000 bulletins de paye

édités par mois

95 %des salariés

utilisent le dispositif 6 mois après son lancement

100 K€ d’économies

en année pleine

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Solutions

Ergalis a choisi une solution complète en mode SaaS afin de déployer rapidement le projet sans investissement ni maintenance supplémentaire. LOCARCHIVES et DPii ont déployé la solution en 3 mois avec Ergalis, couvrant toute la chaîne de traitement des bulletins : dématérialisation, archivage probatoire, envoi sécurisé et mise à disposition d’un coffre-fort individuel pour chaque salarié.

Les bulletins de paie sont générés nativement au format électronique par l’application RH d’Ergalis, puis transmis automatiquement vers la plateforme de traitement et de transmission EDC. Ils sont enfin archivés automatiquement dans le Système d’archivage électronique à vocation probatoire de Locarchives.

Le salarié est prévenu par mail en temps réel dès que son bulletin est disponible dans son coffre-fort personnel. Il peut y accéder très simplement à partir de n’importe quel terminal : pc, smartphone, tablette… La consultation est totalement sécurisée et les données protégées. Chaque salarié dispose désormais d’un espace de stockage dédié pour tous ses documents personnels.

Téléchargez notre livre blanc : Dématérialisation des bulletins de paie

Communiquer et rassurer :
les clés du succès

Le projet a été déployé en 2 temps. La première phase de test a permis de valider le fonctionnement auprès des salariés permanents, avant un lancement pour l’ensemble des intérimaires. Locarchives et DPii ont apporté leurs expertises pour accompagner les équipes RH et les collaborateurs d’Ergalis dans cette démarche.

Deux autres points ont fortement contribué au succès du projet. Tout d’abord l’implication forte des parties prenantes. Ensuite, une stratégie soutenue de communication interne en amont et au lancement de la solution. Les informations liées à la paye sont sensibles pour la plupart des salariés, il s’agissait notamment de rassurer sur le fonctionnement et, surtout, sur la préservation de la confidentialité des bulletins.

Ergalis engage la dématérialisation de ses autres processus RH : contrats de travail salariés, contrats de travail clients et relevés d’heures.

Bénéfices

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100 K€ économisés en année pleine

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Plus de 95 % : taux d’adhésion

des salariés 6 mois après le lancement

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Dynamisation de l’image d’Ergalis

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Fédération des collaborateurs

autour d’un projet innovant

A propos de

Expert sur le secteur du recrutement et de l’intérim sur des métiers de niche qui possède 65 agences en France pour un chiffre d’affaire de 170M€

Cas clients

Mise en œuvre d’un système d’archivage électronique mondial

Proposer aux filiales une solution d’archivage électronique sécurisée, mutualisée et facile d’utilisation.

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Numérisation fidèle des dossiers de lots de fabrication

Mise en œuvre d’une stratégie de diversification des risques pour des documents à fort enjeu réglementaire

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Numérisation et rationalisation de l’organisation documentaire dans le cadre d’une fusion

Optimiser la gestion des dossiers clients et maîtriser les risques liés aux archives

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Numérisation et archivage des contrats d’auteurs

Transfert, sécurisation des contrats originaux et mise en place d’une solution de gestion en ligne

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