Dématérialisation et archivage électronique probatoire des bulletins de paye

Ergalis, société spécialisée dans le domaine de l’intérim et des services RH, n’a pas attendu le passage de la loi El Khomri le 1er janvier 2017 pour dématérialiser ses bulletins de paie.
Ergalis souhaite optimiser et sécuriser le traitement de la paye des 4 000 intérimaires employés chaque jour. Edition, mise sous pli, affranchissement, archivage… les coûts de traitement des 17 000 bulletins mensuels représentent une charge importante pour Ergalis.

Pour Monsieur BILLOUD, Directeur Administratif et Financier, « passer au bulletin dématérialisé constitue un gisement d’économies important. Un intérimaire effectue souvent plusieurs missions durant le même mois, et reçoit autant de fiches de paie. Cela représente beaucoup de papier, à conserver pendant au moins 10 ans ».

Ergalis a choisi une solution complète en mode SaaS afin de déployer rapidement le projet sans investissement ni maintenance supplémentaire. LOCARCHIVES et DPii ont déployé la solution en 3 mois avec Ergalis, couvrant toute la chaîne de traitement des bulletins : dématérialisation, archivage probatoire, envoi sécurisé et mise à disposition d’un coffre-fort individuel pour chaque salarié.

Les bulletins de paie sont générés nativement au format électronique par l’application RH d’Ergalis, puis transmis automatiquement vers la plateforme de traitement et de transmission EDC. Ils sont enfin archivés automatiquement dans le Système d’archivage électronique à vocation probatoire de Locarchives.

Le salarié est prévenu par mail en temps réel dès que son bulletin est disponible dans son coffre-fort personnel. Il peut y accéder très simplement à partir de n’importe quel terminal : pc, smartphone, tablette… La consultation est totalement sécurisée et les données protégées. Chaque salarié dispose désormais d’un espace de stockage dédié pour tous ses documents personnels.

Téléchargez notre livre-blanc

Le projet a été déployé en 2 temps. La première phase de test a permis de valider le fonctionnement auprès des salariés permanents, avant un lancement pour l’ensemble des intérimaires. Locarchives et DPii ont apporté leurs expertises pour accompagner les équipes RH et les collaborateurs d’Ergalis dans cette démarche.

Deux autres points ont fortement contribué au succès du projet. Tout d’abord l’implication forte des parties prenantes. Ensuite, une stratégie soutenue de communication interne en amont et au lancement de la solution. Les informations liées à la paye sont sensibles pour la plupart des salariés, il s’agissait notamment de rassurer sur le fonctionnement et, surtout, sur la préservation de la confidentialité des bulletins.