Retour d'expérience - dématérialisation des bulletins de paie : pari réussi pour ERGALIS

A partir du 1er janvier 2017, en application de la loi El Khomri, les entreprises bénéficieront d’un cadre favorable à la dématérialisation des processus RH. Elles pourront en effet éditer les bulletins de paie sous forme électronique par défaut, sauf opposition expresse du salarié.

Certaines n’ont pas attendu ce coup de pouce pour sauter le pas. C’est le cas d’Ergalis, acteur majeur de l’intérim et des services RH en France. Hervé BILLOUD, Directeur Administratif et Financier, revient sur ce projet mené en 2 mois et demi avec les équipes DPii et LOCARCHIVES.

Pourquoi ERGALIS a dématerialisé sa paie ?

Pour Hervé BILLOUD, les motivations du projet sont avant tout économiques.

« Avec 4000 intérimaires employés chaque jour, nous générons en moyenne 17 000 fiches de paie par mois, avec des coûts associés conséquents : impression, mise sous pli, affranchissement… Passer au bulletin dématérialisé constitue donc un gisement d’économies important pour Ergalis ».

Passer à la dématérialisation, c’est aussi faire le choix d’une solution moderne et souple, tant pour l’entreprise que pour ses salariés. « Il faut vivre avec son temps » ! confirme Hervé BILLOUD.

Quelle solution de dématérialisation a été choisie ?

« Nous avons privilégié une solution complète et disponible en mode SaaS, permettant une mise en œuvre rapide sans investissement ni maintenance. »

Après avoir recensé les différentes solutions du marché, Ergalis a retenu la proposition commune de DPii et LOCARCHIVES, qui associe leurs expertises en matière de dématérialisation, de traitement et d’archivage des documents électroniques. La solution choisie s’intègre totalement au Système d’information d’Ergalis.

Concretement, comment ça marche ?

Les bulletins de paie sont générés nativement au format électronique par l’application RH d’Ergalis, puis transmis automatiquement vers la plateforme de traitement et de transmission EDC. Ils sont enfin archivés automatiquement dans le Système d’archivage électronique à vocation probatoire de Locarchives.

Le salarié est prévenu par mail en temps réel dès que son bulletin est disponible dans son coffre-fort personnel. Il peut le consulter en ligne de façon sécurisée en se connectant avec son identifiant personnel et son mot de passe. La confidentialité des fiches de paie et de leurs informations est donc préservée.

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Quels sont les avantages de cette solution pour ERGALIS ?

« Le recours à un tiers de confiance nous apporte des garanties en termes de sécurité et de pérennité. C’est un gage de confiance tant pour Ergalis que pour ses salariés ».

La certification NF Z 42-013 de Locarchives atteste que la conservation des fiches de paie sous format électronique s’effectue de façon à en garantir la disponibilité, la confidentialité, l’intégrité, et la traçabilité.
Ergalis est ainsi assurée de respecter ses obligations légales de conservation… et elle peut, si nécessaire, en apporter la preuve devant un tribunal.

Quels bénéfices pour les salariés d’ERGALIS ?

« Un intérimaire effectue souvent plusieurs missions durant le même mois, et reçoit autant de fiches de paie. Cela représente beaucoup de papier, à conserver pendant au moins 10 ans ».

Grâce à la dématérialisation, le salarié n’encombre plus son domicile en stockant avec ses fiches de paye au format papier. Autre avantage : si son logement subit un sinistre, ses bulletins de paie sont sains et saufs.
Enfin, il gagne en mobilité, car il peut accéder à ses anciens bulletins en ligne à tout moment et à partir de n’importe quel terminal (ordinateur, téléphone, tablette), même s’il ne travaille plus pour Ergalis.

Quels sont, selon vous, les facteurs ayant contribués à la réussite de votre projet ?

« Nous avons choisi de déployer le projet en 2 temps. Dans la première phase de test, les bulletins électroniques ont été proposés à près de 300 salariés permanents, et ensuite seulement au réseau des 4 000 intérimaires ».

De nombreuses opérations de communication ont été menées en amont afin d’accompagner le changement et de lever les craintes liées au passage à l’électronique. Pendant plusieurs mois, les salariés ont continué à recevoir leur bulletin papier en parallèle pour les rassurer sur le bon fonctionnement du dispositif.

« En parallèle, nous avons offert à tous nos collaborateurs un espace de stockage dédié pour leurs documents personnels, ce qui leur permet de disposer d’une solution unique et sécurisée pour tous leurs documents. »

Bilan de la dématérialisation des bulletins de paie et perspectives pour ERGALIS

« Le passage du bulletin de paye électronique est un sujet sensible qui a été globalement bien accepté par l’ensemble de nos collaborateurs. 6 mois après le lancement, 99 % des salariés du groupe et 80% des intérimaires ont accepté le dispositif, ce qui est très satisfaisant ».

Et l’optimisation est bien au rendez-vous… la dématérialisation de la paye permet à Ergalis d’économiser environ 100 K€ en année pleine.

Devant le succès de ce 1er projet , Ergalis a décidé de dématérialiser ses autres processus métier : contrats de travail salariés, contrats de travail clients et relevés d’heures, qui sera opérationnelle courant octobre.

Ergalis

• 65 agences en France
• 260 collaborateurs permanents
• 1.300 recrutements en CDI ou CDD chaque année
• 4.000 intérimaires en poste chaque jour
• 4.500 entreprises clientes
• 17.000 fiches de paie chaque mois
• 90.000 missions par an
• 170M€ de chiffre d’affaires

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