11.09.2017
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BNP Paribas Leasing Solutions accompagne les entreprises en leur proposant des solutions locatives et de financement.
Dans le cadre du déménagement de l’entreprise, le service Ressources Humaines souhaite dématérialiser les dossiers du personnel et mettre en place le Dossier Electronique du Collaborateur.
Le service Ressources Humaines a tout d’abord besoin de pérenniser le stockage des dossiers du personnel et réduire le volume des documents papier conservés dans les bureaux. D’autre part, la numérisation doit permettre aux équipes Ressources Humaines d’accéder plus facilement aux documents dont elles ont besoin, et d’être plus efficaces dans leur gestion du personnel au quotidien.
Locarchives, un accompagnement global tout au long du projet
La numérisation des documents en tant que telle ne représente qu’une partie de ce projet beaucoup plus large. Locarchives accompagne BNP Paribas Lease Solutions sur toutes les étapes : de la réflexion et l’organisation en amont, jusqu’à la numérisation des documents elle-même, et la prise en charge des flux récurrents à venir.
Lire le livre blanc « RH 3.0 : dématérialiser pour gagner en performance »
Etape 1 : organisation et formalisation des procédures de traitement des dossiers
Les équipes Locarchives et le client travaillent ensemble pour cibler les documents à numériser et définir les règles de tri parmi plus de 90 typologies documentaires. Ces dernières représentent tout le process de gestion des ressources humaines : recrutement, contractualisation, congés et absences, paye, formation, évaluation professionnelle, mobilité, sortie…
Ce ciblage préalable permet de numériser les documents les plus pertinents, tant pour les dossiers existants que pour les nouveaux dossiers à venir. Il s’agit de ceux étant très fréquemment consultés ou présentant un intérêt particulier : contrat de travail… Ainsi, environ 60 % seulement des documents, soit 100 000 pages, sont numérisés, ce qui permet de réduire les coûts représentés par ce poste.
Les règles d’archivage numérique et physique sont ensuite définies conjointement : plan de classement, métadonnées descriptives, durées de conservation par typologies documentaires, droits d’accès personnalisés à l’information en fonction des collaborateurs…
Enfin, les équipes se mettent d’accord sur les conditions du test avant la mise en production, et l’ensemble de l’équipe RH est formée.
Etape 2 : préparation et numérisation des dossiers du personnel
Les archivistes Locarchives préparent les 1 400 dossiers collaborateurs avant la numérisation en fonction des règles définies au préalable : sélection des documents à numériser, intégration des patchs d’indexation, dépollution des documents (agrafes, trombones, pochettes plastique…), copie en cas de recto/verso… Toutes ces opérations sont indispensables pour le bon déroulement de la phase de numérisation elle-même.
Les dossiers sont ensuite conditionnés en mallettes sécurisées pour plus de confidentialité avant d’être transférés vers un centre de numérisation Locarchives. Dès réception sur le site, les équipes réalisent un contrôle afin de détecter d’éventuelles anomalies entre les dossiers reçus et annoncés. Les dossiers sont ensuite numérisés et indexés, un contrôle qualité est effectué sur les images et les métadonnées puis les dossiers sont archivés :
- Archivage numérique des fichiers dans DEXTO, le système d’archivage électronique de Locarchives. Les documents de chaque collaborateur sont regroupés dans un dossier électronique structuré selon l’arborescence personnalisée du client. La recherche d’un document et sa consultation en ligne par les collaborateurs RH est largement facilitée, et la confidentialité est préservée grâce aux respects des habilitations accordées.
- Archivage physique des dossiers papier originaux : ces derniers sont reconstitués, conditionnés et archivés dans les entrepôts de conservation Locarchives. Ils restent disponibles sur simple demande et peuvent être restitués par mail ou livrés chez le client si besoin.
Etape 3 : prise en charge des nouveaux flux de dossiers du personnel
Les nouveaux dossiers et documents sont préparés par les collaborateurs BNP Paribas Leasing Solutions selon les procédures définies, puis transférés chez Locarchives chaque mois pour numérisation et archivage. Cela représente environ 7 000 nouvelles pages par an.
Les équipes RH peuvent également déposer en quelques clics des documents directement dans DEXTO, selon un descriptif normalisé.
Un bilan très positif pour le service du personnel grâce à la numérisation RH
La solution de numérisation et d’archivage numérique et physique mise en œuvre par Locarchives répond à l’ensemble des enjeux du projet et contribue à la transformation digitale du service RH.
Les dossiers des collaborateurs sont identifiés et classés dans une base de données unique et homogène, accessible facilement en ligne. Cette organisation permet aux collaborateurs RH d’être plus efficace dans leur gestion de l’ensemble des processus RH, contribuant ainsi à la satisfaction de l’ensemble des salariés. Les collaborateurs apprécient de ne plus avoir à aller chercher un dossier papier dans une armoire parfois éloignée.
L’externalisation des dossiers du personnel originaux offre des conditions de conservation sécurisées, dans le respect des obligations légales de conservation, tout en réduisant la surface de bureau allouée au stockage des dossiers.
Enfin, les processus de gestion interne et d’externalisation des documents sont formalisés, afin de garantir une uniformité des pratiques et leur pérennisation dans le temps.
En savoir plus sur notre solution de Dématérialisation des dossiers du personnel
A propos de BNP PARIBAS Leasing Solutions
Au sein du groupe BNP Paribas, BNP Paribas Leasing Solutions est l’un des leaders européens en matière de leasing. BNP Paribas Leasing Solutions aide les entreprises à développer durablement leur activité en leur proposant des solutions locatives et de financement adaptées. Nos équipes d’experts accompagnent les professionnels qui souhaitent financer un investissement, développer leurs ventes d’équipements professionnels ou financer leur parc et en externaliser la gestion.
Lire les autres articles de la lettre d’information n° 13 – septembre 2017
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