Retour d’expérience RGPD : traitement et mise en conformité des dossiers de crédit

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08.03.2018 > temoignages-clients

Cet acteur majeur du crédit sollicite Locarchives afin de procéder à une mise en conformité de son stock d’archives papier dans le cadre de l’entrée en vigueur du règlement RGPD le 25 mai prochain.

Notre client, issu du regroupement récent de plusieurs entreprises, a repris la gestion de la totalité des dossiers de crédit il y a un an. Les nouveaux fonds n’ont pas encore été traités et mis à niveau par rapport aux pratiques de gestion en place. De ce fait, notre client n’est pas en mesure d’appliquer de façon fiable les durées légales de conservation, et donc de déterminer simplement la date à partir de laquelle la destruction des documents est envisageable.

Cette situation est une source potentielle d’un risque majeur en terme de sécurité, tant dans le cadre de son activité courante que dans la perspective du RGPD, puisque la gestion rigoureuse des destructions n’est pas possible. En effet, l’exploitation des dossiers de crédit implique la collecte et le traitement de nombreuses données à caractère personnel : état civil, adresse, bulletins de paie, avis d’imposition, relevés de comptes bancaires et de placements financiers… La mise en conformité avec les exigences RGPD est donc jugée stratégique par le groupe qui lance une consultation sur le dernier trimestre 2017 pour démarrage de la mission début 2018.

RGPD protection données personnelles

La mission menée par Locarchives s’articule autour de 3 objectifs.

  • Il s’agit d’abord d’avoir une parfaite connaissance des 230 000 dossiers les plus récents, soit l’équivalent de 2 500 mètres linéaires.
  • Les dossiers sont ensuite intégrés à la politique d’archivage existante, adaptée pour l’application du RGPD, puis externalisés chez Locarchives.
  • Enfin, l’entreprise souhaite se donner les moyens de maintenir cette conformité dans le temps.

Il a été décidé conjointement avec le client de mettre en place un test sur un fond représentatif, soit environ 15% du total, avant de déployer la démarche sur l’ensemble des dossiers à mettre en conformité

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Phase 1 : analyse et traitement des dossiers de crédit

Chaque dossier est trié et analysé par nos archivistes, qui le structure selon les règles établies par le client. Un contrôle de complétude est également réalisé pour s’assurer de la présence des documents clés (contrat et avenants notamment). Tous les documents inutiles (copies, doublons…) ou ceux dont la durée de conservation est dépassée sont mis de côté pour être détruits. Enfin, la liste des documents à détruire est soumise à validation pour chaque responsable de service avant la destruction effective selon un processus sécurisé. Les dossiers devant être conservés sont conditionnés en conteneurs et transférés sur un site d’archivage Locarchives.

visuel projet dematerialisation paye

Phase 2 : indexation et constitution d’une base de données informatisée

Un inventaire exhaustif est ensuite réalisé dans DEXTO, l’outil de gestion en ligne d’archives, avec un niveau de finesse adapté selon les besoins :

  • tous les dossiers créés sur les 2 dernières années font l’objet d’un inventaire exhaustif par n° de dossier et n° de contrat
  • les dossiers datant de 2 à 5 ans sont indexés à la boîte d’archives car ils sont encore fréquemment consultés et font l’objet de mises à jour régulières
  • les dossiers de plus de 5 ans sont indexés au conteneur d’archives car ils ne sont pratiquement jamais mouvementés.

L’inventaire est réalisé selon le plan de classement du client, qui intègre les durées de conservation adaptées à chaque typologie de document. Dans le cadre de la mise en conformité avec le RGPD, le plan de classement est paramétré afin de pouvoir identifier simplement les dossiers contenant des données à caractère personnel. L’information est ainsi facilement exploitable.

Phase 3 : application des durées légales de conservation

Grâce à DEXTO, le client gère très simplement et de façon fiable la destruction de ses documents. Il peut éditer quand il le souhaite la liste des archives dont la date de destruction est arrivée à échéance, et valider ou non l’opération. La destruction des documents et des données conservées dans DEXTO est tracée dans le journal des évènements, et un certificat de destruction est mis à disposition.

Phase 4 : rédaction des procédures RGDP et formation des collaborateurs

Une fois la phase de test validée, le consultant Locarchives rédige les procédures d’application afin de décrire toutes les étapes du traitement des documents : constitution et structure des dossiers, mode d’indexation, fréquence de gestion des destructions… L’ensemble des collaborateurs du back-office sont formés afin que les bonnes pratiques soient partagées et appliquées uniformément sur le long terme.

Quels résultats concrets à l’issue de la mission dans le contexte RGDP ?

  • Notre client dispose d’un fonds de dossiers assainis, clairement identifiés et ne contenant que les documents devant être conservés
  • Il gère facilement les durées légales de conservation et peut ainsi détruire les documents arrivés à échéance, dans le respect du droit à l’oubli.
  • Enfin, il peut facilement identifier les dossiers contenant des données à caractère personnel et est prêt à répondre aux demandes d’effacement émanant de ses clients.
Accédez aux autres articles de la lettre d’information n° 15 – mars 2017

RGPD : Locarchives vous accompagne dans votre démarche de mise en conformité

Focus : Le règlement RGPD et la protection des données à caractère personnel

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