23.01.2017
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Ergalis, société spécialisée dans le domaine de l’intérim et des services RH, n’a pas attendu le passage de la loi El Khomri le 1er janvier 2017 pour dématérialiser ses bulletins de paie. Hervé BILLOUD, Directeur Administratif et Financier, a travaillé avec les équipes LOCARCHIVES et DPii pour mener à bien ce projet.
Le projet de dématérialisation de la paye
Comment optimiser et sécuriser le traitement de la paye des 4 000 intérimaires employés chaque jour, soit 17 000 bulletins par mois ? Edition, mise sous pli, affranchissement, archivage… les coûts de traitement représentent une charge importante pour Ergalis.
Pour Monsieur BILLOUD « passer à la dématérialisation des bulletins de paye constitue un gisement d’économies important. Un intérimaire effectue souvent plusieurs missions durant le même mois, et reçoit autant de fiches de paie. Cela représente beaucoup de papier, à conserver pendant au moins 10 ans ».
Outre une économie substantielle de 100 K€ en année pleine, cette transition vers le numérique permet de dynamiser l’image d’Ergalis, et de fédérer ses collaborateurs autour d’un projet innovant en leur proposant un dispositif totalement sécurisé. 6 mois après le lancement, le taux d’adhésion parle de lui-même. Plus de 95 % des salariés ont accepté le dispositif.
Une solution de dématérialisation globale et sécurisée opérationnelle en 3 mois !
Ergalis a choisi une solution complète en mode SaaS afin de déployer rapidement le projet sans investissement ni maintenance supplémentaire.
Ergalis, LOCARCHIVES et DPii ont déployé la solution en 3 mois, couvrant toute la chaîne de traitement des bulletins : dématérialisation, archivage probatoire, envoi sécurisé et mise à disposition d’un coffre-fort individuel pour chaque salarié.
Les bulletins de paye sont générés nativement au format électronique par l’application RH d’Ergalis, puis transmis automatiquement vers la plateforme de traitement et de transmission EDC. Ils sont enfin archivés automatiquement dans le Système d’archivage électronique à vocation probatoire de Locarchives.
Le salarié est prévenu par mail en temps réel dès que son bulletin est disponible dans son coffre-fort personnel. Il peut y accéder très simplement à partir de n’importe quel terminal : pc, smartphone, tablette… La consultation est totalement sécurisée et les données protégées. Chaque salarié dispose désormais d’un espace de stockage dédié pour tous ses documents personnels.
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Communiquer et rassurer : les clés du succès d’un projet de dématérialisation
Le projet a été déployé en 2 temps. La première phase de test a permis de valider le fonctionnement de la solution de dématérialisation auprès des salariés permanents, avant un lancement pour l’ensemble des intérimaires. Locarchives et DPii ont apporté leurs expertises pour accompagner les équipes RH et les collaborateurs d’Ergalis dans cette démarche.
Deux autres points ont fortement contribué au succès du projet de dématérialisation.
Tout d’abord l’implication forte des parties prenantes. Ensuite, une stratégie soutenue de communication interne en amont et au lancement de la solution. Les informations liées à la paye sont sensibles pour la plupart des salariés, il s’agissait notamment de rassurer sur le fonctionnement et, surtout, sur la préservation de la confidentialité des bulletins.
La paye, première étape de la dématérialisation chez Ergalis
Cette première phase du projet ayant remportée une forte adhésion, Ergalis a poursuivi avec la dématérialisation de ses autres processus RH: contrats de travail salariés, contrats de travail clients et relevés d’heures.
Livre blanc LOCARCHIVES : trouver des réponses aux
4 questions suivantes :
- Coffre-fort, cloud, GED, archivage électronique : de quoi parle-t-on ?
- Quelles exigences prendre en compte pour bien archiver vos documents numériques ?
- Pourquoi choisir d’externaliser l’archivage électronique de vos documents ?
- Quels sont les critères à prendre en compte pour bien choisir votre solution ?
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