Dématérialisation des dossiers du personnel

Contrats de travail, avenants, arrêts maladie, congés, documents justificatifs… Votre service RH produit, collecte et diffuse de nombreux documents aux enjeux variés. Etes-vous certain que vos dossiers sont complets et à jour ? Comment simplifier vos processus RH tout en les sécurisant ? Optez pour notre solution de dématérialisation et de gestion électronique des dossiers du personnel ! Totalement intégrée à vos SI métier, elle vous permet d’automatiser le traitement de certaines tâches et favorise le travail collaboratif. Avec LOCARCHIVES, donnez à votre service RH plus de souplesse, de sérénité et de performance !

rh dematerialisation

Dématérialisation des documents RH : votre nouveau levier de performance !

Locarchives - Dématérialisation des dossiers du personnel

Nous centralisons l’ensemble de vos documents papier et numériques dans une base de données structurée selon votre propre classement.
Vos collaborateurs RH accèdent alors instantanément à l’information en fonction des autorisations
que vous leur attribuez. Leurs tâches administratives récurrentes et chronophages sont traitées automatiquement : vos processus sont fluidifiés !
Valeur ajoutée supplémentaire : vos documents originaux sont préservés dans
un système d’archivage électronique à vocation probatoire qui sécurise parfaitement votre activité.

Téléchargez la documentation Dématérialisation des  dossiers RH

Automatisation de vos tâches administratives : + de temps pour gérer vos ressources humaines

Du recrutement à la formation, gagnez du temps et soyez plus efficace ! Grâce à la dématérialisation des dossiers RH et la mise en œuvre de workflows, vous traitez automatiquement la plupart de vos processus RH et gagnez en fiabilité :
– vos alertes sont programmées : fin de période d’essai, visite médicale…
– les workflows de validation sont automatisés : paiement de notes de frais, autorisation d’absences, demande d’acompte, demandes de congés, formation…
– la diffusion en masse à l’ensemble des salariés est simplifiée jusqu’au suivi : notes de service…
– la collecte d’informations est fluidifiée : formulaire à l’entrée d’un nouveau collaborateur (onboarding)

Demandez votre devis

Vos bénéfices immédiats

 
 
 

Une optimisation de vos processus RH

  • Dossiers complets et à jour
  • Accès facilité à une information toujours fiable
  • Automatisation des tâches administratives (onboarding…)
 
 
 

La maîtrise de vos risques

  • Sécurisation de vos documents numériques et physiques
  • Préservation de la confidentialité de vos informations et de celles de vos salariés
  • Contrôle du partage des documents
 
 
 

Une valorisation de votre entreprise

  • Travail collaboratif favorisé entre salariés
  • Outils conviviaux et simples d’utilisation
  • Satisfaction de vos collaborateurs

Pour aller plus loin : pourquoi dématérialiser vos processus RH ?

Numérisation des documents RH et destruction : pouvez-vous détruire
les originaux papier après  numérisation ?

Original ou copie ? Rappelons qu’est considéré comme original le document nativement produit sur son support papier ou numérique. Jusqu’à récemment, dans le droit français, seul l’original d’un document avait une valeur probante. Désormais sa copie numérique peut avoir une valeur probante mais sous réserve :

– qu’il s’agisse d’une copie fidèle produite via des procédés spécifiques de numérisation préservant la vocation probatoire du document,
– qu’elle soit conservée dans un système d’archivage électronique (SAE) à vocation probatoire, tel que défini par la norme NF Z 42-013.

Depuis la réforme du Code Civil entrée en vigueur le 1er octobre 2016, toutes les causes de disparition de l’original, perte ou destruction, sont recevables. Attention, si l’original subsiste, sa présentation peut néanmoins être exigée. La destruction des originaux papiers doit donc faire l’objet d’une réflexion globale intégrant l’analyse des risques et le coût réel de l’archivage.

Les   Locarchives

  • Un accompagnement personnalisé par des experts du document et des processus RH, gage de réussite de votre projet de dématérialisation
  • Une solution intégrée à vos SIRH pour plus de convivialité
  • Une approche globale pour intégrer l’ensemble de la chaîne documentaire
  • Une prise en charge de l’ensemble de vos documents : papier numérisés – natifs électroniques