Dématérialisation des dossiers du personnel

Dématérialisation des dossiers RH et automatisation de vos tâches administratives : + de temps pour gérer vos ressources humaines

Du recrutement à la formation, gagnez du temps et soyez plus efficace ! Grâce à la dématérialisation des dossiers RH et la mise en œuvre de workflows, vous traitez automatiquement la plupart de vos processus RH et gagnez en fiabilité :
– vos alertes sont programmées : fin de période d’essai, visite médicale…
– les workflows de validation sont automatisés : paiement de notes de frais, autorisation d’absences, demande d’acompte, demandes de congés, formation…
– la diffusion en masse à l’ensemble des salariés est simplifiée jusqu’au suivi : notes de service…
– la collecte d’informations est fluidifiée : formulaire à l’entrée d’un nouveau collaborateur (onboarding)

Numérisation des documents RH et destruction : pouvez-vous détruire
les originaux papier après  numérisation ?

Original ou copie ? Rappelons qu’est considéré comme original le document nativement produit sur son support papier ou numérique. Jusqu’à récemment, dans le droit français, seul l’original d’un document avait une valeur probante. Désormais sa copie numérique peut avoir une valeur probante mais sous réserve :

– qu’il s’agisse d’une copie fidèle produite via des procédés spécifiques de numérisation fidèle préservant la vocation probatoire du document,
– qu’elle soit conservée dans un système d’archivage électronique (SAE) à vocation probatoire, tel que défini par la norme NF Z 42-013.

Depuis la réforme du Code Civil entrée en vigueur le 1er octobre 2016, toutes les causes de disparition de l’original, perte ou destruction, sont recevables. Attention, si l’original subsiste, sa présentation peut néanmoins être exigée. La destruction des originaux papiers doit donc faire l’objet d’une réflexion globale intégrant l’analyse des risques et le coût réel de l’archivage.