GED : le workflow au service de l'automatisation de vos processus

29.11.2017 > avis-dexperts

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Finance, Ressources Humaines, commerce, relations clients, DSI… toutes les directions de l’entreprise recherchent des leviers de performance dans leur fonctionnement au quotidien.
L’optimisation des processus métier passe le plus souvent par la mise en œuvre d’une solution de Gestion Electronique des Documentset la mise en œuvre de workflows permettant d’automatiser une grande partie des tâches.
Passage en revue de cette fonctionnalité, ses possibilités et son déploiement.

Workflow : qu’est-ce que c’est ?

  • d’identifier chacune des actions et leur enchainement, de l’évènement déclencheur jusqu’à la finalisation du processus : réception d’un document / d’une information, transfert à un autre interlocuteur, recueil d’éléments complémentaires, renseignement de métadonnées, mise à jour du système métier (ERP, SIRH…), évolution du statut du document, validation, signature, classement, archivage automatique… d’identifier la ou les personnes concernées tout au long du processus, les opérations leur revenant, ainsi que les personnes en back up en cas d’absence de fixer le délai de réalisation de chacune des actions
  • d’identifier la ou les personnes concernées tout au long du processus, les opérations leur revenant, ainsi que les personnes en back up en cas d’absence de fixer le délai de réalisation de chacune des actions
  • de fixer le délai de réalisation de chacune des actions

En résumé, mettre en place un workflow, c’est répondre à ces 3 questions : qui ? quoi ? quand ?

Quelques exemples de tâches courantes qui peuvent être automatisées :

     

Validation d’un document ou d’une demande

  • Paiement d’une facture, d’une note de frais, demande de congés…
     

Recueil d’informations via un formulaire

  • Informations lors d’une embauche, mise à jour des données personnelles…
     

Diffusion en masse de documents et d’informations

  • Note d’informations à l’ensemble du personnel, notification de mise à disposition de documents…

Workflow et automatisation des tâches : quels bénéfices en attendre ?

Mettre en place de workflows permet évidemment de gagner en productivité et d’être plus efficace. Les échanges sont plus fluides et votre organisation est plus réactive. De plus vous pouvez décharger vos collaborateurs des tâches répétitives et sans valeur ajoutée et leur confier des dossiers plus valorisants. Tout le monde y gagne donc !

Automatiser un processus permet également de gagner en fiabilité. Oubli, retard, perte de documents, envoi à la mauvaise personne… les erreurs humaines ne sont plus qu’un mauvais souvenir ! Les tâches sont assignées automatiquement en fonction du scénario que vous avez défini en amont. Vous pouvez ainsi prévoir un email de relance lorsqu’une tâche n’est pas réalisée dans le délai imparti, transférer la tâche à un autre collaborateur en cas d’absence… afin d’assurer la continuité du processus en toute circonstance. De plus tous vos collaborateurs se conforment à la même méthode de travail, participant ainsi à l’harmonisation des pratiques au sein de votre service. Un vrai plus dans le cadre de votre système de gestion de la qualité !

Enfin, vous disposez d’indicateurs vous permettant de suivre le déroulement d’un processus, de savoir à tout instant où vous en êtes et de prendre des mesures adaptées en cas de besoin pour entrer dans une démarche d’amélioration continue.

Comment mettre en oeuvre un workflow ?

Pas besoin d’être un expert de la programmation ! Le plus important est d’analyser l’existant et de trouver des pistes d’amélioration avant de modéliser les workflows.

Locarchives vous accompagne dans votre démarche, de la conception jusqu’aux tests et au déploiement de vos workflows, sans oublier la formation et l’accompagnement des utilisateurs aux nouvelles pratiques. Nous vous recommandons de travailler par service en intégrant vos collaborateurs afin de bénéficier de leur expérience et d’en faire des acteurs de votre transformation digitale.

1. Ciblez les processus à travailler en priorité

Quels sont vos processus métiers les plus répétitfs et chronophages ? Ceux qui vous posent le plus de problème au quotidien ? Délais de traitement allongés, retards répétés, erreurs récurrentes, impacts sur votre conformité… tous ces facteurs génèrent des coûts supplémentaires qu’un workflow peut supprimer.

Vous avez tout intérêt à démarrer par les processus les plus « lourds » afin d’en tirer un retour sur investissement immédiat. En vous reposant sur des experts du document, vous bénéficiez de leur expérience et de leur maîtrise des spécificités de chaque métier de l’entreprise, voire de votre secteur d’activité.

2. Formalisez votre workflow

Définissez tout d’abord l’objectif de votre workflow, puis les différentes étapes à réaliser, ainsi que les acteurs concernés.

L’automatisation et la gestion électronique changent vos modes de travail en profondeur. Profitez de cette opportunité pour remettre en question votre fonctionnement actuel et réinventer votre processus ! Vous bénéficierez ainsi de tout le potentiel des outils numériques.

3. Testez votre workflow

N’oubliez pas cette phase de test afin de valider le workflow mis en œuvre, de l’adapter si besoin pour coller aux besoins de vos collaborateurs et de détecter les éventuels oublis.

4. Formalisez le nouveau mode de travail et accompagnez le changement

Afin de favoriser la bonne prise en main de l’outil, rédigez la procédure associée à votre nouveau processus et formez tous les utilisateurs concernés afin qu’ils disposent de consignes claires.

Prévoyez une assistance lors du lancement afin de pouvoir répondre aux questions et de lever les éventuelles résistances face à ce changement.

A chaque métier ses workflows ! Quelques exemples

Service Ressources Humaines

La validation des notes de frais, des demandes de congés… font partie des processus clés qui gagnent à être automatisés : songez au temps passé sur une année par vos collaborateurs RH et tous les responsables de service pour traiter toutes ces demandes ! L’intégration d’un nouveau collaborateur nécessite également de coordonner plusieurs actions sur différents services : mise à disposition des procédures internes, collecte de documents et de données personnelles, demande de matériel informatique…

Vous pouvez programmer le déclenchement des différentes demandes dès la confirmation d’embauche, afin d’être prêt le jour J ! Le nouvel entrant pourra compléter les informations demandées directement en ligne à partir d’un formulaire structuré qui seront dispatchées automatiquement vers les personnes concernées.

Service comptabilité

Réception, intégration dans le système comptable, validation, mise en paiement … l’automatisation du processus de traitement des factures entrantes offre de vrais gains de performance et permet de respecter les délais de paiement… voir même de les anticiper pour bénéficier d’une remise.

Capture des documents, centralisation dans un dossier accessible par toute l’équipe comptable, contrôle de la facture, affectation à un responsable pour validation en fonction du montant de la facture, validation ou rejet par simple apposition d’un tampon électronique, archivage automatique dans le respect des durées légales de conservation… gérer et valider les factures fournisseurs n’aura jamais été aussi simple et rapide !

Service achats

Traitement des appels d’offre, suivi des contrats, gestion des commandes depuis la demande d’achat jusqu’à la réception et la facturation… En automatisant ces processus, vous fiabilisez l’ensemble de la chaîne de traitement purchase to pay et optimisez votre fonctionnement : temps, efficacité, traçabilité et qualité…

Grâce aux alertes automatiques, vous êtes informés de l’approche d’une fin de contrat : fini les réengagements non souhaités avec un fournisseur parce que le délai de dénonciation est dépassé ! Vous pouvez également automatiser la validation des demandes d’achat, de la vérification des factures et de la mise en paiement, en choisissant plusieurs niveaux de délégation en fonction des montants engagés.

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