Optimisez l'indexation et le classement de vos documents grâce aux outils de capture

29.11.2017 > avis-dexperts

Vous avez certainement déjà classé des documents papier dans un dossier ou une boîte d’archives, et inscrit un court descriptif permettant d’identifier rapidement son contenu. Vous êtes- vous déjà demandé comment ces opérations sont réalisées dans le monde numérique ?

Qu’il s’agisse de documents papier numérisés ou de flux numériques entrants, vous avez besoin de les indexer et de les classer pour faciliter leur exploitation et leur accessibilité par vos collaborateurs. Cela passe notamment par la mise en œuvre des technologies d’extraction de données telles que LAD, RAD, OCR… et le déploiement d’un outil de Gestion Electronique des Documents (GED). Vous pouvez par exemple associer automatiquement une facture entrante à son compte fournisseur, à son bon de commande…, et faire le lien entre une GED et vos logiciels métier : ERP, SIRH, CRM…

Découvrez comment utiliser tout le potentiel de vos documents afin d’optimiser vos processus et de gagner en performance dans la gestion de votre activité.

LAD, RAD, OCR, ICR, vidéocodage… : qui fait quoi ?

Focus sur la Lecture Automatique de Documents (LAD) et la Reconnaissance Automatique de Documents (RAD)

La LAD / RAD est adaptée aux documents structurés et présente un double objectif. Elle permet tout d’abord d’identifier la typologie d’un document : facture, devis, bon de livraison, contrat…, en analysant sa mise en page (logo, encadré, image…) et en le comparant à des modèles prédéfinis. Elle permet également d’en extraire les informations qui serviront de métadonnées descriptives.

Ces index vous permettront de classer automatiquement les documents dans une GED ou vos systèmes d’information métier, puis de les retrouver facilement en cas de besoin. Quelques exemples par métier : rechercher toutes les factures d’un fournisseur donné sur une période définie (comptabilité), accéder au contrat de travail et aux avenants d’un salarié (Ressources Humaines), identifier les devis envoyés à un client (commerce)…

Focus sur la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) et la Reconnaissance Intelligente de Caractères (ICR)

Adaptée aux documents non structurés, l’OCR permet de reconnaître les lettres ou caractères composant un texte, afin de transformer un fichier image en fichier texte modifiable. Elle permet de s’affranchir de la saisie manuelle des données, qui est souvent une source d’erreurs et de perte de temps. L’ICR fonctionne sur le même principe pour les documents manuscrits, en intégrant la reconnaissance de l’écriture cursive, des styles calligraphiques… Ces outils sont utilisés pour les courriers entrants, les chèques…

Vous pouvez ainsi réaliser des recherches en mode full text directement sur le contenu du document, et pas seulement sur ses index.

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Tous ces outils permettent d’automatiser la capture des données, pour plus d’efficacité et de fiabilité. Toutefois, aucun outil n’offre une fiabilité à 100 %. C’est pourquoi l’étape de vidéocodage reste indispensable : elle vise à repérer les informations mal reconnues et de les corriger manuellement.

Capture et gestion électronique des documents

Selon votre organisation et la nature des flux à prendre en charge, la capture peut être réalisée lors de la numérisation des documents papier, ou intégrée directement à la GED. C’est le cas par exemple avec le module d’Intelligent Indexing de DocuWare. Il détecte les principaux champs d’un document et les propose à l’utilisateur comme index de classement selon sa typologie. De plus, grâce au système d’auto-apprentissage permanent, l’indexation est très vite totalement automatisée, pour un réel gain d’efficacité. Ainsi, vous pouvez traiter très simplement vos documents entrants non standardisés : factures fournisseurs, documents logistiques…

capture des documents

La capture est donc un maillon indispensable dans la chaîne globale de traitement de vos documents numériques. Etape essentielle de votre projet, elle doit être bien réfléchie en amont car elle impacte l’exploitation ultérieure de vos documents… et donc le mode de travail de vos collaborateurs. C’est pourquoi vous avez tout à gagner à choisir une solution totalement intégrée pour plus de fluidité et de fiabilité.

LOCARCHIVES vous propose une plateforme de services totalement intégrés, afin de maîtriser l’ensemble de la chaine documentaire : numérisation, dématérialisation, gestion électronique, archivage numérique et physique. Nous distribuons et intègrons les solutions de GED Docuware, OnBase… En fonction de vos besoins, nous vous accompagnons dans le choix, la mise en œuvre, l’interconnexion avec vos outils métiers et le déploiement de la solution la plus adaptée.

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