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L’archivage physique se digitalise !

20.09.2021 > avis-dexperts

L’archivage physique est ancré dans le quotidien des entreprises qui doivent conserver, entre 1 à 30 ans, une multitude de documents nécessaires au bon fonctionnement de leurs activités. Toutefois, leur gestion de l’archivage physique est loin d’être optimum : manque de m2 pour stocker des archives papier dont la quantité augmente d’année en année, conservation non adaptée en cas de sinistre, difficultés à retrouver des archives, problèmes de conformité au RGPD… Comment peuvent-elles alléger la gestion quotidienne des archives physiques ?

Repenser l’archivage physique

Bien que la législation autorise la destruction des originaux pour réduire les volumes d’archivage physique, détruire toutes ses archives papier est déconseillé. Conserver au format papier les documents engageants pour l’entreprise est même recommandé.

D’ailleurs, dans les faits, 72% des entreprises gardent l’original papier*. Cela a son importance en cas de cyberattaque entraînant la suppression de tous les documents numériques ou en cas de contrôle, car la présentation d’un original papier peut toujours être exigée par un juge.

C’est pourquoi, il est essentiel de mettre en place une politique d’archivage afin de :

  • Conserver l’ensemble des documents stratégiques
  • Produire la preuve nécessaire en cas de contrôle, de litige ou d’audit
  • Centraliser les archives physiques dans un espace de stockage dédié et sécurisé
  • Répondre aux obligations légales de conservation des documents
  • Préserver le patrimoine documentaire et la mémoire de l’entreprise

Confier l’archivage physique à un prestataire spécialisé

Faut-il toutefois immobiliser en interne des surfaces de bureaux pour y stocker des archives ? Externaliser l’archivage physique se veut être une meilleure option.

D’une part, l’entreprise récupère des m2 pour ses espaces de travail, et d’autre part, elle réduit les coûts d’archivage en économisant sur les charges immobilières.

En outre, un prestataire spécialisé, tel que Xelians, est capable d’aider l’entreprise à construire sa politique d’archivage, à définir un plan de classement et à accéder rapidement à ses archives. Il sait aussi gérer l’ensemble du cycle de vie des archives physiques : prise en charge, logistique, indexation, conservation, consultation et restitution, destruction éventuelle.

Pour plus d’autonomie, les entreprises peuvent désormais gérer leur archivage physique grâce au digital.

Automatiser l’archivage physique avec la commande de prestations en ligne

Xelians propose le premier service 100% digital d’archivage physique clé en mai, n et facile à utiliser pour les PME, TPE et professions libérales.

Elles peuvent gérer facilement en ligne leurs archives physiques à travers différentes prestations :

  • Prise en charge et externalisation des archives sur un site de conservation
  • Demande de consultation
  • Remise en archiveLa nouvelle offre Archivage Facile de Xelians comprend la conservation des archives papier pendant 1, 5, 10 ou 30 ans dans l’un de ses 35 sites d’archivage physique en France.*Etude Expensya – Archivage : Les pratiques des entreprises françaises (2018)

La nouvelle offre Archivage Facile de Xelians comprend la conservation des archives papier pendant 1, 5, 10 ou 30 ans dans l’un de ses 35 sites d’archivage physique en France.

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*Etude Expensya – Archivage : Les pratiques des entreprises françaises (2018)

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