Les différences entre la GED et le SAE

SAE et GED
02.05.2019 > avis-dexperts

Les SAE sont souvent confondus avec la GED. Retrouvez ci-dessous les différences et surtout les complémentarités de ces deux solutions offertes par le groupe Archiveco.

Pourquoi un combo GED-SAE ?

La gestion électronique des documents centralise l’ensemble des documents d’entreprise dans un référentiel unique, quels que soient leur source ou leurs formats. Les documents nativement numériques sont capturés et indexés automatiquement, puis intégrés dans la GED selon un plan de classement défini en amont. Quant aux originaux papier, ils sont numérisés selon les usages (capture, reconnaissance automatique, indexation par surlignage, stockage). Enrichie de fonctions de workflows (circuits de validation, listes de diffusion…), la GED vous aide à optimiser vos processus métiers (gestion de factures fournisseurs par exemple), et s’intègre parfaitement dans vos systèmes d’information pour plus de productivité et d’efficacité. Vous l’aurez compris, la GED est un service producteur d’archives et de documents engageants*. Elle adresse vos besoins métiers et tous les utilisateurs de votre organisation.

Le système d’archivage numérique quant à lui a pour vocation de préserver la valeur juridique de vos documents engageants au-delà de la durée de vie des systèmes producteurs, qu’ils proviennent de la GED ou d’autres applications. Adressant les archivistes et une partie des utilisateurs métiers, le SAE est plus « transverse » que la GED, mais ne conserve pas tout.

La « force probatoire » d’un document dépend de la capacité à démontrer que son intégrité est préservée durant sa conservation. A la différence d’une GED, le SAE assure la préservation de l’intégrité selon les spécifications de la norme NF Z42-013. Un calcul d’empreinte numérique et une date fiable sont associés à chaque document. Ces informations ainsi que chaque transaction réalisée sont tracées (dépôt, migration, élimination, …). Les blocks de traces constituent des journaux, eux-mêmes déposés dans le SAE et chaînés entre eux. C’est la robustesse de cette Block Chain interne au SAE qui garantit l’intégrité des documents et données.

La GED & le SAE : Deux solutions complémentaires !

En effet, la GED associée au SAE permet d’adresser tous les besoins :

  • Ajouter à une GED la fonction COFFRE en toute transparence pour les utilisateurs. Ils continuent à utiliser les interfaces GED.
  • Les archivistes collectent les documents engageants et gèrent le cycle de vie avec un outil adapté
  • Selon la GED utilisée, le stockage peut être mutualisé entre les deux systèmes

Gestion électronique des documents

Comment interfacer une GED et un SAE ?

Il existe deux niveaux d’interfaçage sont réalisables, soit en mode « coffre » soit en mode « SAE »:

Niveau 1 : le mode coffre

Le mode est utilisé utilise le SAE comme un CFN (Coffre Fort Numérique) 42-020 . La GED verse les références des archives, avec un minimum de description et sans les règles de gestion du cycle de vie :

  • Un seul connecteur de dépôt, très simple et unique pour toutes les typologies de documents
  • Le connecteur de consultation est limité à une requête sur la référence d’objet

Niveau 2 : le mode SAE

La GED verse les documents et les métadonnées. Le SAE assure les règles de gestion associée aux documents : Le SAE reste indépendant du système producteur. Ce mode est adapté pour les documents à durée de vie longue et permet de centraliser le référentiel de conservation pour tout type de services versants (GED, ERP, …)

Comment exploiter ces deux outils ?

On distingue trois modes d’exploitation pour ces deux solutions:

  • SaaS: Un opérateur de service exploite une instance du produit cloisonné pour exploiter plusieurs clients. Le mode SaaS n’induit pas de projet d’intégration technique ni d’achat de licences
  • Hébergé: Le client achète une licence pour une solution hébergée chez un opérateur d’infrastructure. Les niveaux de prestations sont variables, de la mise à disposition de ressources à l’infogérance applicative
  • On premise:  Le client achète une licence de la solution et opère lui-même cette solution

Une GED est généralement opérée en mode hébergé ou on-premise car le client souhaite disposer de droits d’administration et de paramétrages spécifiques liés à son métier. Le SAE est généralement opéré en mode SaaS, car nativement de conception multi-tenant, complexe à intégrer et exploiter. Le SAE nécessite un cadre de conformité contraignant à mettre en oeuvre (certification,agréments, …) ainsi qu’une forte expertise d’administration et de paramétrage. L’architecture la plus usuelle et économique, pour un client ayant une volumétrie moyenne est une GED on-premise ou hébergée interfacé avec les SAE d’un Tiers Archiveur numérique pour disposer de la conformité

Pourquoi le SAE est-il un investissement d’avenir ?

  • Le SAE permet de réduire la dépendance avec un éditeur GED. La stratégie digitale peut consister à intégrer des solutions GED simples, pour adresser un besoin précis (service RH par exemple) sur le moyen terme. En cas d’arrêt de la solution GED, les actifs engageants n’auront pas à être migrés. Le SAE lui-même est nativement intéropérable (modèle OAIS, SEDA).
  • La numérisation fiable nécessite un SAE pour préserver l’intégrité des copies numériques, notamment si l’original papier est détruit. Copie fiable (code civil) = Numérisation fidèle (NFZ 42-026) et Archivage (NFZ 42-013)
  • La signature électronique nécessite un SAE pour conserver l’intégrité des signatures, des documents et des contextes de consentement car ces derniers risquent d’être perdus si la plateforme de consentement ou le parapheur disparaît.
  • Le RGPD induit de d’outiller pour gérer professionnellement les données personnelles: Limitation des risques de diffusion des données, obligation d’effacement. Le système d’archivage électronique est conçu nativement pour opérer ces fonctions via le module de gestion du cycle de vie d’habilitation.
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