Le coffre-fort numérique au cœur de la dématérialisation du bulletin de paie

Un contexte légal favorable

La loi El Khomri du 1er janvier 2017, permet aux employeurs de remettre à leurs salariés un bulletin de paie dématérialisé, sauf opposition expresse. L’employeur doit informer par tous moyens le salarié de son droit d’opposition un mois avant la mise en place effective du dispositif. Le salarié peut s’opposer à la dématérialisation de ses bulletins de paie dès le départ ou après la mise en place du dispositif, ce qui signifie qu’il pourra à tout moment demander à recevoir de nouveau ses bulletins de paie sous format papier. La mise en place du bulletin de paie électronique doit s’effectuer dans des conditions de nature à garantir l’intégrité et la disponibilité et la confidentialité des données. Les bulletins seront ensuite accessibles à partir du compte personnel d’activité.

Les durées de conservation applicables

Le décret n° 2016–1762 indique les modalités de conservation qui doivent être respectées par les employeurs :

• Soit pendant une durée de 50 ans
• Soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge maximal de départ à la retraite, augmenté de 6 ans, c’est-à-dire 75 ans.

Dans le cas où le service de mise à disposition du bulletin de paie ferme en raison de la cessation d’activité du prestataire qui assure la conservation des bulletins de paie numériques, les salariés doivent être informés au moins 3 mois avant la date de fermeture du service afin de leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés

Qu’est-ce que le coffre-fort numérique ?

Un coffre-fort numérique est un espace sécurisé de stockage permettant de restituer ce qui a été déposé sans altération. Il s’agit d’un service offert au salarié, permettant de regrouper dans un espace en ligne tous les documents RH de chaque salarié, tels que le bulletin de paie ou contrat de travail. Le salarié a également la possibilité de déposer et consulter ses documents personnels. Ce dispositif permet de bénéficier de plusieurs avantages :

• Pour le salarié, il permet d’accéder à ses propres documents de manière illimitée et en toute confidentialité, à travers le compte personnel d’activité (CPA) et ce même s’il change de société. Les documents sont sauvegardés pour une durée de 50 ans.
• Pour l’employeur, la dématérialisation des bulletins de paie évite la distribution par voie postale ou en main propre, ce qui permet de réaliser des économies d’envoi et d’archivage papier. De plus, cela permet de garantir une traçabilité optimale, un envoi sécurisé des bulletins de paie et le respect des obligations légales en matière d’archivage probatoire.

Les modalités d’accès aux bulletins de paie depuis le coffre-fort numérique

Le salarié aura la possibilité de consulter tous ses bulletins de paie émis sous format électronique par le biais d’un coffre-fort numérique intégré au compte personnel d’activité (CPA). L’employeur ou le prestataire agissant pour son compte devra garantir l’accessibilité des bulletins de paie émis sous cette forme via ce service en ligne. L’exemplaire entreprise des bulletins de paie sera quant à lui archivé dans un système d’archivage électronique selon les durées de conservation en vigueur.